Что такое анализ текущего состояния? Преимущества и шаги

25 октября 2021 г.

Предприятия часто ищут наиболее эффективный способ производства продукта или услуги. Анализ текущего состояния — популярный метод оценки процессов, определения их сильных сторон и понимания того, как они могут быть более эффективными. Использование этого процесса может помочь предприятиям увеличить прибыль и сохранить конкурентоспособность. В этой статье мы определяем анализ текущего состояния, объясняем, почему эта оценка важна, и даем инструкции по ее проведению.

Что такое анализ текущего состояния?

Анализ текущего состояния — это оценка бизнес-процессов для определения их эффективности. Выявляя сильные и слабые стороны различных процедур, эти оценки помогают предприятиям улучшать процессы для увеличения прибыли и общей эффективности. Некоторые профессионалы называют эту практику анализом состояния «как есть», потому что он фокусируется на текущих операциях, а не на будущих целях. Вы можете использовать анализ текущего состояния для оценки эффективности одного или нескольких процессов в рамках одной команды или отдела или всей организации.

Преимущества анализа текущего состояния

Есть несколько причин, по которым анализ текущего состояния полезен, в том числе:

• Оптимизирует процедуры. Анализ текущего состояния может помочь повысить эффективность и снизить затраты на процедуры, что позволит компании увеличить свою прибыль.

• Он готовит компании к внедрению новых программ. Когда компания хочет внедрить новую программу, ей может потребоваться руководство по организации работы. Он может просмотреть свои текущие процессы, чтобы определить, какие методы могут сделать новую программу успешной.

• Это приводит компанию в соответствие с ее бизнес-стратегией. Если компания отказывается от своей первоначальной бизнес-стратегии, ей может потребоваться больше времени для достижения своих целей. Анализ текущего состояния может обеспечить соответствие процедур общим целям компании.

• Это помогает компаниям учиться на ситуациях. Если в компании возникает ситуация, которая влияет на моральный дух сотрудников или прибыль, анализ текущего состояния может помочь определить причину и эффективно решить ситуацию.

• Он обращается к заинтересованным сторонам. После проведения анализа текущего состояния компании могут представить результаты заинтересованным сторонам. Затем эти инвесторы могут использовать отчет, чтобы оценить финансовое состояние компании и решить, следует ли предоставлять больше финансирования.

• Он готовит компании к проверкам. Прохождение аудитов — хороший способ показать, насколько эффективна команда. Оценивая процессы перед аудитом, команды могут внести необходимые коррективы и повысить свои шансы на получение хорошей оценки.

• Это гарантирует, что компании останутся конкурентоспособными. Компании, которые совершенствуют свои процессы, могут предлагать оптимальные продукты и услуги, что позволяет им повысить удовлетворенность клиентов и превзойти конкурентов.

Семь шагов для проведения анализа текущего состояния

Чтобы выполнить анализ текущего состояния, выполните следующие семь шагов:

1. Сосредоточьтесь на одном продукте или услуге

Перечислите все продукты и услуги компании. Затем выберите основной продукт или услугу. Выберите то, что относительно легко производить и требует меньше процессов. Начав с простого продукта, вы сможете ознакомиться с процессом анализа текущего состояния, чтобы успешно проводить его для более сложных продуктов.

2. Определите процессы для продукта или услуги

Определите каждый процесс, который бизнес использует для производства продукта или услуги. Старайтесь быть как можно более полным и перечисляйте шаги в хронологическом порядке. Вы можете проконсультироваться с руководителем или использовать свои собственные рассуждения, чтобы определить процессы продукта. Например, если вы хотите определить процессы, которые производитель использует для производства игрушек, ваш список может выглядеть так:

• Исследования и разработки

• Дизайн продукта

• Источники материалов

• Производство

• Тестирование

• Выпуск продукта

3. Провести дополнительные исследования

Чтобы убедиться, что вы определили каждый процесс, рассмотрите возможность проведения дополнительных исследований. Общение с сотрудниками, непосредственно участвующими в производстве, может помочь вам составить список всех шагов. Вот несколько способов собрать дополнительную информацию:

• Непосредственное наблюдение: личное наблюдение за производством может помочь вам определить процессы, которые вы могли проигнорировать. Например, вид сырья на заводе-изготовителе может напомнить вам о том, что поиск поставщиков следует рассматривать как процесс.

• Опросы: создайте опрос, в котором сотрудников спрашивали, что они делают для создания продукта и какие части производственного процесса могут быть неочевидны.

• Личные интервью. В ходе личных интервью вы можете получить обратную связь от человека, имеющего непосредственный производственный опыт. Подумайте о том, чтобы взять интервью у нескольких человек, чтобы получить разные точки зрения.

Вы также можете проводить групповые встречи с заинтересованными сторонами для определения процессов и подтверждения результатов предыдущих методов. На групповых встречах часто используется общий подход, позволяющий выявить процессы, которые многие люди не учитывали. Например, заинтересованные стороны могут подчеркнуть важность привлечения и обучения талантов, что позволит вам сделать список процессов более полным.

4. Создайте модель для каждого процесса

После того, как вы перечислите все процессы продукта, оцените каждый из них в отдельности. Начните анализировать первый процесс, записав все его компоненты. Можно рассмотреть процедуры планирования и фактическую реализацию процесса. Описание процесса исследования и разработки игрушки может выглядеть так:

• Создание бюджета на исследования и разработки

• Проведение маркетинговых исследований

• Поиск авторитетных источников данных о продажах

• Анализ данных о продажах, актуальных для аудитории компании

• Анализ продуктов конкурентов

• Разработка эскизов для потенциальных продуктов

Вы также можете отметить детали, например, сколько времени занимает каждый процесс и какое оборудование и команды он включает. Чтобы упростить визуализацию процедур, рассмотрите возможность их описания в модели бизнес-процесса. Диаграмма, такая как блок-схема, может представлять простые процессы с последовательными шагами. Если процесс более сложный, рассмотрите возможность использования динамической системы, такой как нотация моделирования бизнес-процессов, для отображения нелинейных рабочих процессов.

5. Определите сильные и слабые стороны

После создания модели бизнес-процесса проанализируйте ее, чтобы определить ее сильные и слабые стороны. Вы можете выполнить эту оценку, чтобы увидеть, что работает хорошо и какие улучшения может внести компания. Например, вы можете обнаружить, что ваша команда использует эффективную стратегию бюджетирования для процесса исследований и разработок. Эта сила позволяет вам распределять средства между другими отделами и дает пример составления бюджета, который могут повторить другие команды.

В то время как методы бюджетирования исследований и разработок эффективны, стратегия исследования рынка команды может выиграть от корректировок. Ваша модель бизнес-процесса может подчеркивать недостатки текущей целевой аудитории и выступать за кампанию, направленную на более релевантных потребителей. Помимо повышения эффективности, корректировка процессов может уменьшить избыточность и увеличить прибыль.

6. Повторите эти шаги для других продуктов и услуг.

Хотя продукты и услуги компании могут включать схожие процессы, для каждого из них можно создать отдельные модели бизнес-процессов. Индивидуальное рассмотрение продуктов позволяет вам заметить их небольшие технологические различия и внести индивидуальные корректировки. Например, даже несмотря на то, что процесс составления бюджета для процесса исследований и разработок может быть эффективным, ваша команда может потратить слишком много денег на производственный процесс. Сосредоточение внимания на этих недостатках может помочь вам посвятить время и усилия соответствующим корректировкам.

7. Создайте отчет

Хотя анализ текущего состояния полезен для внутренних дел, вы можете поделиться результатами с инвесторами. Предоставление отчета может помочь им понять, как работает бизнес и какие корректировки можно внести для повышения эффективности. Отчет может просто содержать созданные вами модели бизнес-процессов, но вы также можете составить более формальный отчет. Совместное использование отчета может дать более подробные описания процессов и рекомендации по внесению соответствующих изменений для устранения слабых мест.