Что такое анализ 5W2H? (И как его эффективно использовать)

2 декабря 2021 г.

Бизнес-профессионалы часто решают сложные проблемы или проекты, которые требуют критического мышления, планирования и организации для завершения или решения. При попытке решить проблему или создать систему аналитический процесс, такой как анализ 5W2H, может обеспечить основу для сбора соответствующей информации. Если вы хотите обеспечить эффективность процессов вашей организации, возможно, будет полезно узнать больше об анализе 5W2H. В этой статье мы определяем анализ 5W2H, поясняем этапы этого процесса и делимся примерами и советами по эффективному использованию анализа 5W2H.

Что такое анализ 5W2H?

Анализ 5W2H — это инструмент управления качеством, для реализации которого не требуется обучение или оборудование. Профессионалы используют этот метод для упрощенного анализа и решения проблем. 5W2H представляет собой первые буквы семи вопросов, которые задает профессионал при использовании этого процесса, в том числе:

• Какой?

• Почему?

• Где?

• Когда?

• ВОЗ?

• Как?

• Сколько?

Анализ 5W2H помогает интерпретировать проблему и собирать данные, необходимые для ее эффективного решения. Затем человек или команда создают модель, которая помогает прояснить действенные шаги, которые они могут предпринять для обеспечения решения. Предприятия часто используют эту методологию для улучшения стратегического планирования и оценки проблем в производстве или предоставлении услуг. Простота этого инструмента позволяет многим компаниям использовать его и создавать логичный план действий как для базового, так и для комплексного управления проектами.

Когда использовать анализ 5W2H

Процесс анализа 5W2H может быть полезен для личного и профессионального решения проблем. Метод помогает вам точно и точно описать проблему, что может привести к эффективному решению. Оценка всех элементов проблемы может пролить свет на то, как лучше всего ее исправить, а также может помочь улучшить существующий процесс. Система помогает определить рабочий процесс проектов и расставить приоритеты, а также помогает командам создавать планы действий с указанием времени для завершения проекта.

Система 5W2H упрощает стратегическое планирование, поскольку структура помогает определить необходимые шаги для достижения желаемых целей эффективным и действенным способом. Это гарантирует, что вы проанализируете все аспекты цели и проясните ее шаги, чтобы точно определить, что организация или человек может сделать для ее достижения.

Что означает каждый вопрос в анализе 5W2H?

Ответы на вопросы анализа 5W2H могут различаться в зависимости от ситуации. Вот объяснение каждого из семи вопросов, чтобы прояснить, как эффективно использовать этот процесс:

Какой?

Ответ на этот вопрос является начальным этапом процесса 5W2H, и именно здесь команда или профессионал определяет проблему или цель. Ответ дает общее представление о том, что должен решить анализ 5W2H. Отвечая на него, постарайтесь четко описать проблему и определить желаемый результат при ее решении или достижении.

Почему?

Следующий шаг в этом процессе влечет за собой определение того, почему возникает проблема или почему важно достичь цели. При использовании этого вопроса для решения проблемы постарайтесь определить, почему возникает проблема, указав ее основную причину, если это возможно. Также может быть полезно определить, почему решение проблемы необходимо. Для цели определение основной причины ее установления может помочь каждому члену команды, например, понять, почему им необходимо выполнять определенные задачи. Это ключевой компонент этого инструмента, поскольку он предлагает руководство к цели или проекту и позволяет человеку или команде понять его значение.

Где?

Этот шаг включает выяснение того, где возникла проблема или где может возникнуть решение. Для проблемы он указывает, где человек может найти решение. Например, если это проблема, связанная с машиной, человек, проводящий этот анализ, может определить машину, на которой она возникает, и в каких настройках. Если это проблема клиента, рассмотрите возможность определения точного местоположения клиента и выясните, есть ли другие проблемы на этом сайте.

При установлении цели этот шаг может включать определение того, где могут происходить действия для достижения этой цели. Например, если проект включает в себя несколько областей или отделов, в этом разделе указывается, где могут проводиться собрания и задачи проекта.

Когда?

Этот шаг влечет за собой определение временной шкалы, когда команда может реализовать решение своей проблемы или выполнить каждый шаг для достижения своей цели. Этот шаг может включать в себя создание дат поставки для каждого шага проекта. Создание вех и крайних сроков на этом этапе может определить необходимый порядок действий и помочь определить любые непредвиденные обстоятельства в шагах проекта.

ВОЗ?

Это может относиться к нескольким различным аспектам проблемы или проекта, например:

• Кто контролирует весь процесс?

• Кто участвует в проекте? Например, вовлекаются ли в него внутренние сотрудники или внешние поставщики?

• Что касается проблемы, на кого она влияет?

• Кто работает над каждым этапом проекта?

На этом этапе менеджер или супервайзер может четко назначать членам команды задачи, чтобы избежать путаницы, дублирования или пропуска шагов.

Как?

Тщательный ответ на этот вопрос создает процесс решения проблемы, реализации решения или достижения цели. На этом этапе команда уточняет все необходимые шаги и назначает их конкретным лицам. Здесь может быть полезно создать блок-схему, структуру или план проекта. Затем группа также определяет, какое программное обеспечение и методологии следует использовать для решения проблемы.

Сколько?

На этом этапе команда оценивает ожидаемый бюджет своего проекта. Используя предыдущую информацию, команда или отдельные лица могут определить затраты на каждую фазу своего проекта. При решении производственной задачи это может относиться и к количеству переделываемого продукта по определенной себестоимости. При использовании этого для целей бюджета последовательные последующие проверки отчетности могут оказаться полезными, чтобы гарантировать, что команда придерживается своего бюджета на протяжении всего процесса.

Как создать анализ 5W2H

Вот несколько шагов, которые вы можете выполнить, чтобы эффективно создать анализ 5W2H:

1. Проанализируйте ситуацию

Это включает в себя прояснение ситуации для каждой вовлеченной стороны — будь то встреча по решению проблем или планированию проекта. Постарайтесь убедиться, что все вовлеченные стороны понимают, почему вы создаете 5W2H и как работает этот процесс. Наконец, рассмотрите возможность определения того, чего команда намерена достичь, объяснив желаемый результат.

2. Разработайте соответствующие вопросы 5W2H

Анализируя вопросы 5W2H, вы можете разработать их для создания эффективной структуры. Некоторые вопросы могут потребовать двух отдельных ответов. Например, «почему» может относиться как к тому, почему возникает проблема, так и к тому, почему необходимо решение. Рассмотрение нескольких мнений на этом этапе может предупредить вас о ситуациях или вопросах, которые человек, возможно, никогда не рассматривал в одиночку.

3. Ответьте на каждый вопрос

Следующий шаг – следить за анализом и отвечать на каждый вопрос. Если есть вопросы, на которые нет немедленного ответа, рассмотрите возможность создания плана ответов на эти вопросы. Когда команда или отдельный человек отвечает на один вопрос, это часто логически приводит к ответам на следующие вопросы.

4. Реализуйте решение

Завершенный анализ 5W2H обеспечивает основу для реализации решения. При использовании этого инструмента для решения проблем ответы на вопросы часто подскажут вам, как лучше всего решить вашу проблему. При использовании этого метода для планирования проекта или достижения цели ответы формируют предварительный план проекта для достижения желаемого результата. Хотя может потребоваться дополнительная информация, использование анализа 5W2H может дать достаточно подробностей, чтобы вы могли начать реализацию решения или плана.

Пример анализа 5W2H

Вот пример анализа 5W2H для повышения производительности отдела продаж:

• *Что:**Обновление программного обеспечения отдела продаж*

• *Почему: Устаревшее программное обеспечение больше не отвечает потребностям компании*

• *Где: В отделе продаж*

• *Когда: до конца текущего квартала*

• *Кто: менеджер по продажам и группа анализа специального программного обеспечения совместно*

• *Как: проанализируйте пять альтернативных продуктов и определите наилучшую замену*

• *Сколько: Максимальный бюджет на программное обеспечение составляет 120 000 долларов США*

Этот простой план обеспечивает эффективную основу для менеджера и аналитической группы, чтобы начать исследование вариантов замены программного обеспечения. Стадия «как» может помочь команде создать конкретную схему процесса тестирования и анализа программного обеспечения.

Советы по эффективному использованию анализа 5W2H

Хотя для проведения анализа 5W2H не требуются специальные знания или инструменты, вот несколько полезных советов по эффективному использованию этого метода:

Назначить координатора

При встрече с группой или командой, чтобы использовать этот метод, рассмотрите возможность назначения одного человека в качестве фасилитатора встречи. Фасилитатор в этой роли отвечает за то, чтобы собрание оставалось актуальным, документируя всю соответствующую информацию и продвигая обсуждение к полезному решению. Менеджер или член команды с глубоким пониманием проблемы или цели может быть эффективным фасилитатором.

Используйте методы мозгового штурма

Простота этого процесса гарантирует, что для его проведения не потребуется никаких знаний или инструментов. Фасилитатор может использовать навыки генерации идей и решения проблем, чтобы вести обсуждение 5W2H. Рассмотрите несколько вариантов, чтобы определить лучший ответ для каждого шага процесса, так как первый ответ может быть не самым идеальным.

Ответьте на семь вопросов 5W2H в любом порядке.

Порядок, в котором вы отвечаете на вопросы 5W2H, может быть гибким. Если команда не может дать четкий ответ на один вопрос, они могут пропустить его и перейти к следующему. По мере того, как группа продвигается по процессу, другие ответы часто становятся ясными. Порядок вопросов также может меняться в зависимости от типа проблемы или проблемы, с которой вы столкнулись.