8 советов по написанию отчета о клиенте (плюс определение)

При работе с различными клиентами важно регулярно общаться с ними, чтобы обеспечить подотчетность и прозрачность на протяжении всего проекта. Одним из полезных инструментов, который вы можете использовать, является клиентский отчет, который предоставляет клиентам сводку вашей работы, прогресс в достижении целей проекта и рекомендации для следующих шагов. Если вы отвечаете за составление таких отчетов для клиентов, вам могут быть полезны некоторые советы по обмену этой информацией. В этой статье мы определяем клиентские отчеты, объясняем их важность, описываем, что в них включать, и перечисляем восемь советов по составлению этих отчетов.

Что такое клиентский отчет?

Отчет клиента — это документ, в котором обобщается ключевая информация о проекте, кампании или организации. Многие самозанятые профессионалы и маркетинговые агентства используют эти типы отчетов, хотя они могут быть полезными инструментами для любого бизнеса, который предоставляет услуги непосредственно клиентам. Эти отчеты помогают обобщить важную информацию, измерить прогресс и заставить всех работать над достижением одних и тех же целей. Профессионалы могут предоставить своим клиентам эти отчеты в различных форматах, таких как печатные документы, электронные письма или слайд-шоу. Многие предпочитают отправлять их по постоянному графику, например, каждый месяц или каждый квартал.

Почему отчеты клиентов важны?

Отчеты клиентов могут выполнять различные функции в ходе кампании или проекта. Эти отчеты могут помочь:

• Улучшите коммуникацию. Эти типы отчетов могут помочь вам улучшить коммуникацию с клиентами, обобщая ваш прогресс в достижении целей проекта, таких как любые достигнутые ключевые этапы.

• Выявление потенциальных проблем. Предоставляя клиентам регулярные отчеты, вы можете вместе выявлять потенциальные проблемы или риски для проекта и находить решения, соответствующие целям клиента.

• Обучайте клиентов: эти отчеты могут помочь вам рассказать клиентам о работе, которую вы проделали над проектом, чтобы помочь им понять вашу ценность и вклад.

• Содействуйте подотчетности: регулярные отчеты могут способствовать повышению ответственности, поскольку вы и клиент понимаете цели проекта и то, как вы можете их достичь.

Что включить в отчет клиента

Существуют различные типы клиентских отчетов, включая отчеты о продажах, управлении проектами, социальных сетях, маркетинге и исследованиях. Хотя каждый из этих отчетов может немного отличаться, все они обычно включают ключевую информацию, такую ​​как:

• Обзор проекта: в этих отчетах обычно содержится обзор остальной части отчета путем обобщения ключевой информации, такой как вехи, показатели проекта и рекомендации для клиента.

• Вехи: отчеты клиентов часто содержат информацию о вехах, которые вы достигли с момента последнего отчета, что может помочь клиентам оценить ваш прогресс в достижении целей проекта.

• KPI: эти отчеты обычно содержат информацию о ключевых показателях эффективности (KPI), которые являются измеримыми значениями, помогающими оценить успех проекта. Примерами ключевых показателей эффективности, которые следует включить в отчет, могут быть доход от продаж или посещаемость веб-сайта.

• Метрики: включение метрик в эти отчеты может помочь показать клиентам вашу эффективность по различным KPI. Эти показатели могут помочь клиентам понять результаты, которых вы достигли в проекте.

• Бюджет. Многие отчеты содержат информацию о бюджете проекта. Этот раздел отчета может показать клиентам, как вы эффективно используете бюджет для достижения целей проекта.

• Рекомендации: Большинство отчетов заканчиваются предложениями или рекомендациями для клиента относительно следующих шагов в проекте. Эта информация может помочь вам продолжать работать над достижением целей клиента.

8 советов по написанию клиентского отчета

Вот восемь советов, которые помогут вам написать исчерпывающий отчет для клиентов:

1. Задавайте вопросы

Когда вы начинаете работать с новым клиентом, полезно задать ему несколько вопросов, чтобы вы могли понять, что он хотел бы видеть в своих отчетах. Многие профессионалы считают полезным, чтобы их клиенты заполнили анкету о некоторых из их целей и ожиданий от проекта. Их ответы на эти вопросы могут помочь вам в подготовке отчета для клиента. Некоторые примеры вопросов, которые вы можете задать клиенту, включают:

• Каковы ваши цели для этого проекта?

• Каковы KPI проекта?

• Какие показатели вы планируете использовать для оценки успешности проекта?

• Каковы основные ценности или убеждения организации?

2. Установите стандарты отчетности

Как только вы поймете цели клиента в отношении проекта, установите стандарты для содержания и частоты ваших отчетов. Убедитесь, что вы понимаете, какую информацию клиент ожидает увидеть в отчетах, например, запланированные часы или список задач, выполненных с момента последнего отчета. Если вы работаете над проектом, на выполнение которого может уйти месяц или больше, спросите клиента, как часто он хотел бы получать отчеты. Например, некоторым клиентам может потребоваться неформальная сводка по электронной почте за неделю и ежемесячный формальный клиентский отчет с более подробной информацией.

3. Используйте резюме

В верхней части каждого из ваших отчетов полезно включить сводку, чтобы предоставить клиентам обзор информации, включенной в отчет. У некоторых клиентов, таких как руководители компаний высокого уровня, может быть ограниченное время для прочтения полного отчета, поэтому эти резюме могут помочь им получить ключевую информацию о проекте. Включите в свои резюме информацию о своих достижениях, прогрессе в достижении целей проекта и предстоящих задачах, которые вы планируете выполнить. Вы также можете выделить некоторые ключевые показатели, чтобы помочь клиентам понять результаты проекта.

4. Упростите информацию

Полезно упростить содержание в этих отчетах, чтобы помочь клиентам понять сложную информацию управляемым способом. Используйте четкие и лаконичные формулировки в своих отчетах и ​​разделяйте длинные предложения на два более коротких предложения, чтобы эффективно донести информацию. Разделите основные моменты вашего отчета на разделы с разными заголовками, такими как выполненные задачи, показатели и рекомендации. Также полезно использовать маркеры для эффективной организации информации. Такое форматирование может помочь клиентам быстро найти информацию в отчете.

5. Визуализируйте данные

Если вы представляете своим клиентам много данных, вы можете представить эти цифры визуально, чтобы помочь клиентам понять информацию. Используйте круговые диаграммы, диаграммы или диаграммы, чтобы проиллюстрировать статистику или показатели, такие как увеличение числа конверсий на веб-сайте. Существует множество программных приложений и онлайн-инструментов, которые могут помочь вам создать такую ​​графику. Визуальное представление данных в отчетах может помочь вам быстро и эффективно передавать важную информацию. Это также помогает вашим клиентам понять ключевые идеи, связанные с данными.

6. Предоставьте контекст

Поскольку некоторые отчеты могут содержать много фрагментов информации, важно предоставлять контекст фактам и цифрам, чтобы помочь клиентам понять ключевые понятия. Объясните, что данные в отчете означают для клиента и почему это важно, чтобы помочь ему достичь своих бизнес-целей. Например, если вы выделяете трафик веб-сайта компании в ежемесячном отчете, предоставьте контекст этой статистике, объяснив, насколько трафик увеличивался каждый месяц в процентах. Этот дополнительный контекст может помочь клиентам быстро понять сложную информацию.

7. Создайте шаблон

Создание шаблона отчета о клиенте может помочь вам сэкономить время, если вы постоянно предоставляете одинаковую информацию разным клиентам или одному и тому же клиенту. Эти шаблоны помогут вам убедиться, что вы предоставляете полезную информацию клиентам и соответствуете их требованиям к отчетам. Например, если вы работаете над кампанией в социальных сетях для клиента, вы можете создать шаблон с различными разделами для количества поклонников или подписчиков, среднего охвата, уровня вовлеченности и трафика веб-сайта.

8. Корректировка отчетов

Прежде чем отправить отчет клиенту, найдите время, чтобы тщательно проверить его на наличие ошибок. Проверьте свои цифры и статистику, чтобы убедиться, что вы выделяете правильную информацию. Используйте приложения для обработки текстов или онлайн-инструменты редактирования, чтобы проверить документ на орфографию, грамматику и пунктуацию. Также полезно прочитать документ вслух, чтобы заметить любые ошибки. Предоставление клиентам точного, хорошо написанного отчета может помочь вам продемонстрировать профессионализм и завоевать доверие как эксперта в своей области.