Что означает «внимание» в письме? (с примерами)

9 сентября 2021 г.

На протяжении всей вашей карьеры вам может понадобиться отправить сообщение или посылку кому-то из крупной организации. Чтобы убедиться, что ваше сообщение доставлено нужному человеку, вы можете использовать линию внимания, когда обращаетесь к нему. Эта адресная строка дает понять, кто ваш предполагаемый получатель, что позволяет специалистам почтовой службы компании доставить его на нужный стол или в офис. В этой статье мы определяем, что означает «внимание» в письме, обсуждаем, когда его использовать, объясняем, как его использовать эффективно, и приводим полезные примеры.

Что означает «внимание» в письме?

Слово «внимание» в письме означает, что вы отправляете его конкретному лицу или отделу. Вы также можете использовать сокращенную форму слова «attn». Отправляя что-то на чье-то рабочее место, вы не сможете адресовать это непосредственно в его офис, на стол или в почтовый ящик. Вместо этого почтовая служба часто доставляет вашу посылку или письмо в почтовый отдел компании или на главный стол. Линия внимания предназначена для указания почтовому отделению или административному персоналу организации доставить вашу почту указанному получателю.

Когда использовать «внимание» в письме

Вы можете использовать «внимание» в письме, чтобы связаться с конкретным человеком в организации. Поскольку у сотрудников может не быть личных почтовых адресов в их офисе, линия внимания на конверте указывает почтовому отделу или административному персоналу, куда доставить ваше письмо или посылку. Эта тактика также работает для отправки письма или посылки в определенные отделы, а не отдельным лицам.

Вы также можете использовать линию внимания, когда не знаете имя получателя. Например, вы можете связаться с менеджером по работе с клиентами в крупной компании. Если вы не знаете их имени, вы можете использовать линию внимания, чтобы адресовать письмо менеджеру по работе с клиентами или в отдел обслуживания клиентов. Сотрудник, ответственный за сортировку и доставку почты в организации, может использовать эту информацию для определения наиболее подходящего места или человека.

Как использовать «внимание» в адресе делового письма

При отправке официального делового письма линия внимания помогает вам убедиться, что оно будет доставлено нужному человеку после того, как оно прибудет в его офис. Вы можете использовать следующие шаги в качестве полезных рекомендаций по использованию «внимания» для адресации ваших писем:

1. Предоставьте свою информацию

При адресации письма укажите свою личную информацию в верхней левой части конверта. Начните с указания своего имени и фамилии. Под своим именем напечатайте свой почтовый адрес или адрес компании, в которой вы работаете. В третьей строке укажите свой город, штат и почтовый индекс. Этот раздел известен как обратный адрес, что позволяет поставщику почтовых услуг вернуть вам письмо, если они не могут его доставить. Ваш получатель также может использовать эти данные для отправки вам письма или посылки в будущем.

В официальном деловом письме вы также можете указать свое имя и контактную информацию в верхней левой части самого письма, используя тот же формат, что и обратный адрес на конверте. Под своим адресом вы можете указать дополнительные контактные данные, такие как номер телефона или адрес электронной почты. Получатель может использовать эту информацию, чтобы связаться с вами для дальнейших разговоров после прочтения вашего письма.

2. Укажите дату

Под своей контактной информацией в письме добавьте дату. Эта деталь дает понять, когда вы его отправили, позволяя получателю обратиться к этому документу и подтвердить информацию по мере необходимости. Например, они могут использовать письмо в качестве доказательства для проверки даты, когда ваша компания заключила соглашение с их компанией.

При написании даты в письме сначала добавьте месяц, а затем укажите дату и год. Использование этого формата может помочь избежать путаницы при отправке писем международным коллегам, клиентам, заказчикам или деловым партнерам. Это связано с тем, что в некоторых странах используются другие форматы даты, например, указывается дата, затем месяц и год.

3. Напишите информацию об организации

Напишите адрес получателя в центре конверта. Первая строка обычно включает имя получателя. Во второй строке напишите полное название своей организации. Если вы обращаетесь к конкретному отделу, укажите эту информацию в строке перед названием организации. Далее в отдельной строке напишите адрес организации, затем город, штат и почтовый индекс в следующей строке. Как и ваша личная контактная информация, вы можете указать информацию о получателе в верхней левой части самого письма. Под датой укажите название организации и почтовый адрес.

4. Добавьте линию внимания

Расположение линии внимания на конверте и в письме разное. На конверте поместите эту строку над названием организации получателя. В самом письме линия внимания проходит под названием и адресом организации. При написании этой строки используйте следующий формат:

Внимание: [recipient’s name or job title].

Если у вас мало места, вы также можете использовать сокращенную версию «attn», чтобы обратиться к получателю в строке внимания.

5. Начните свое письмо

После того, как вы добавили в письмо всю необходимую контактную информацию, вы можете пропустить строку и добавить приветствие. Официальное деловое письмо обычно начинается со слова «уважаемый», за которым следует имя получателя. Вы можете обращаться к ним, используя их полное имя или использовать их предпочтительное имя и фамилию.

Если вы не знаете имени получателя, вы можете использовать фразу «кому это может касаться» или обращаться к нему по должности. Поскольку вы включили линию внимания, человек, ответственный за доставку почты компании, может помочь убедиться, что она дойдет до нужного человека. После приветствия вы можете пропустить строчку и начать писать письмо.

Примеры употребления слова внимание в деловом письме

Вы можете просмотреть следующие примеры, которые помогут вам понять, как использовать слово «внимание» при обращении к деловым письмам:

Пример 1

В следующем примере представлена ​​ситуация, когда отправитель знает имя предполагаемого получателя в организации:

Джейк Андерсон
132 Колумбус Ст.
Ньюарк, Нью-Джерси 07104
(801) 565-2818
janderson@email.com

15 сентября 2021 г.

Кленовые технологии
237 Мэйплвуд Ст.
Нью-Йорк, NY 11225
Внимание: Мэри Джонсон

Уважаемая мисс Джонсон,

Спасибо, что нашли время встретиться со мной во вторник. Мне понравился наш разговор, и я узнал больше об услугах вашей компании и о том, как они могут помочь мне улучшить бухгалтерские процессы моей команды. Я приложил запрошенные вами документы, которые более подробно описывают мою команду и услуги, которые мы заинтересованы во внедрении. Если у вас есть дополнительные вопросы или вам нужна дополнительная информация, пожалуйста, свяжитесь со мной по электронной почте или телефону. Я с нетерпением жду ответа от вас в ближайшее время.

С наилучшими пожеланиями,
Джейк Андерсон

Пример 2

В следующем примере представлена ​​ситуация, в которой отправитель не знает имени своего получателя, но использует линию внимания, чтобы отправить письмо в определенный отдел внутри организации:

Элизабет Ричардс
475 Гарвард Лейн
Санкт-Петербург, Флорида 33701
(130) 593-1098
erichards@email.com

20 октября 2021 г.

Стекольный завод Ко.
101 Дверная ул.
Тампа, Флорида 33606
Вниманию: Начальник отдела по работе с клиентами

Для предъявления по месту требования:

Я пишу вам, чтобы поблагодарить вас и вашу команду за исключительное обслуживание клиентов, которое я получил, связавшись с вашим магазином на прошлой неделе. У меня была небольшая проблема с вазой, которую я купил для вестибюля своей компании, но агент по обслуживанию клиентов, Нил Мартинес, с которым я разговаривал, помог мне быстро ее решить. Это был такой приятный опыт, что я почувствовал себя обязанным сообщить вам, насколько я ценю это взаимодействие. Я рад посетить ваш магазин и планирую рекомендовать ваши товары и услуги своим коллегам. Продолжайте в том же духе.

Искренне,
Элизабет Ричардс