Что можно и чего нельзя делать при создании стратегии внутренней коммуникации

8 апреля 2022 г.

Бизнес-лидеры часто управляют сотрудниками, используя различные стратегии и стили управления. Одним из инструментов для руководителей компании является стратегия внутренней коммуникации, которая может создать четкие каналы связи по всей организации. Если вы хотите улучшить внутренний дискурс в организации, вам может быть полезно узнать больше о стратегиях внутренней коммуникации. В этой статье мы даем определение этому термину, объясняем, почему он важен, и обсуждаем, что можно и чего нельзя делать при создании стратегии внутренней коммуникации.

Что такое стратегия внутренней коммуникации?

Стратегия внутренних коммуникаций — это бизнес-инструмент для руководителей компаний и руководителей предприятий. Они могут использовать этот инструмент для определения целей коммуникации, согласования внутренней коммуникации с целями компании и укрепления связей между сотрудниками и руководством компании. Стратегия внутренней коммуникации описывает различные действия, необходимые для достижения целей, включенных в план. Лучше всего, когда коммуникационная стратегия признает охват своей аудитории, поддерживает ключевые цели бизнеса и носит упреждающий характер. Эти характеристики гарантируют, что стратегия может эффективно работать в конкретном бизнесе или организации.

Важность внутренней коммуникационной стратегии

Есть много причин, по которым организация может извлечь выгоду из всеобъемлющей стратегии внутренней коммуникации. Вот несколько причин, почему это важно для успеха компании:

Создает корпоративную культуру

Частая и последовательная коммуникация с сотрудниками может создать корпоративную культуру. Культура компании может определять удовольствие сотрудников от своей работы. Это также может повлиять на репутацию организации в глазах внешних заинтересованных сторон или целевой аудитории. Разработка эффективной коммуникационной стратегии может способствовать созданию и поддержанию позитивной и открытой культуры.

Помогает организациям управлять изменениями

Когда происходят изменения, влияющие на организацию, полезно иметь стратегию внутренней коммуникации. Вы можете положиться на эту стратегию, чтобы определить, как лучше всего сообщить об изменениях вашим сотрудникам. Кроме того, если изменение имеет далеко идущие или долгосрочные последствия, вы можете изменить стратегию, чтобы она лучше соответствовала потребностям ситуации.

Облегчает действие

Цель стратегии внутренней коммуникации состоит в том, чтобы превратить стратегию в действие. Создав стратегию, которая включает в себя осязаемый план действий, вы можете побудить своих сотрудников проявить инициативу. Например, представьте, что вы работаете где-то с опасностями на рабочем месте, например, на стройке. Если есть важные сообщения о безопасности, которые должны быть известны сотрудникам, ваша стратегия внутренней коммуникации может предоставить схему того, как предупредить сотрудников, что может повысить безопасность людей, работающих на объекте.

Решает важные вопросы

Иногда возникают важные вопросы, касающиеся вашей отрасли, о которых вы хотите сообщить своим сотрудникам. Например, представьте, что вы управляете командой биржевых маклеров. Когда вы приходите на работу в понедельник, вы обнаруживаете, что на фондовом рынке произошли значительные изменения. Вы можете получить доступ к стратегии внутренней коммуникации, чтобы определить лучший способ поделиться этой информацией с вашей командой, поскольку она активно влияет на их работу.

Делитесь информацией о деликатных темах

Иногда могут возникнуть обстоятельства, требующие чуткости и осторожности. Вы можете создать раздел в своей стратегии внутренней коммуникации, который объясняет, как лучше всего подходить к этим моментам. Например, ваш руководитель может уйти в отставку. Вместо того, чтобы отправлять электронное письмо, вы можете организовать встречу всей компании, чтобы убедиться, что вы правильно доносите новости.

5 действий при создании стратегии внутренней коммуникации

Когда вы начнете рассматривать преимущества создания стратегии внутренней коммуникации, важно понять, что нужно сделать, чтобы ваша стратегия была успешной. Создание эффективной стратегии может занять некоторое время, поэтому важно консультироваться с другими и проверять свою работу по мере разработки этой стратегии. Вот несколько вещей, которые следует учитывать при создании стратегии внутренней коммуникации:

1. Оцените текущую стратегию

Если в организации уже есть стратегия внутренней коммуникации, лучше всего начать с ее оценки. Анализ текущей стратегии может помочь вам определить сильные и слабые стороны, а также области, в которых стратегия нуждается в улучшении. Возможно, вы захотите оценить эффективность текущей стратегии, чтобы определить, что вам нужно изменить или пересмотреть.

2. Установите реалистичный график

При разработке стратегии важно установить реалистичные сроки. Это может помочь вашей команде не отставать от графика и при этом соответствовать ожиданиям других. Временная шкала может относиться к конкретным целям, подробно описанным в стратегии, или вы можете связать временную шкалу с конкретными действиями в рамках плана.

3. Определите команду

Прежде чем приступить к разработке стратегии, полезно определить свою команду. Это поможет вам делегировать задачи нужной группе людей. Кроме того, если вы работаете в отделе коммуникаций, вы можете решить, сколько людей включить в разработку стратегии. Если вы работаете в отделе коммуникаций самостоятельно, вам, возможно, придется набрать свою команду из других отделов компании, чтобы убедиться, что ваша стратегия всесторонне развита.

4. Разработайте краткосрочные и долгосрочные цели

Еще одно правило, которое следует учитывать при создании стратегии внутренней коммуникации, — это разработка как краткосрочных, так и долгосрочных целей. Балансируя свою стратегию между предстоящими целями и долгосрочными целями, вы сможете лучше отслеживать успех своей работы. Хотя краткосрочные цели могут свести к минимуму прокрастинацию, вы также можете заранее планировать свои долгосрочные цели.

5. Определите ключевые показатели

Важно определить ключевые показатели в вашей стратегии, чтобы вы могли отслеживать свой успех. Некоторые показатели, которые вы можете определить, включают количество репостов, которые вы получаете в социальных сетях, количество сотрудников, которые посещают необязательный семинар, или реакцию на сообщения в масштабах всей компании. Независимо от того, какие показатели вы решите отслеживать, важно запланировать конкретные случаи, когда вы сможете анализировать и оценивать результаты.

4 нельзя при создании стратегии внутренней коммуникации

Есть некоторые вещи, которых следует избегать при разработке стратегии. Вот несколько вещей, которые нельзя учитывать, пока вы продолжаете создавать свою внутреннюю коммуникационную стратегию:

1. Создайте статический план

Вместо того, чтобы создавать статичный план, лучше создать гибкую стратегию. Вместо того, чтобы разрабатывать стратегию и реализовывать ее до конца жизненного цикла компании, полезно переоценивать, пересматривать и редактировать план ежегодно или раз в два года. Это гарантирует, что стратегия остается обновленной. Регулярные оценки могут улучшить успех стратегии, поскольку вы можете определить, какие аспекты были эффективными.

2. Внедрить стратегию без одобрения

Старайтесь не реализовывать свою коммуникационную стратегию, не получив предварительно необходимого одобрения. Утверждение может помочь гарантировать, что контент не содержит ошибок, а то, что другие просматривают вашу работу, может повысить ее эффективность и точность. Вы можете разработать процесс утверждения, который работает для организации, в которой вы работаете. Подумайте о том, чтобы нанять менеджера по внутренним коммуникациям или нанять людей из каждого отдела для предоставления контента. После того, как план будет полностью разработан, вы можете попросить членов команды и руководителей высшего звена оценить стратегию и одобрить ее реализацию.

3. Неправильное использование инструментов

Существует множество инструментов внутренней коммуникации, которые вы, возможно, захотите использовать для реализации своей стратегии. Однако важно выбирать инструменты, которые приносят пользу организации, в которой вы работаете, и удовлетворяют потребности сотрудников. Также важно создать стратегию, выходящую за рамки использования одного инструмента, такого как платформа для обмена цифровыми сообщениями. Например, внутренняя коммуникация часто включает в себя другие виды обмена информацией, такие как электронная почта компании, встречи или групповые информационные бюллетени. Ваша стратегия может включать сведения о том, каким типом информации следует делиться с каждым инструментом коммуникации.

4. Забудьте оценить

Важно постоянно оценивать процесс, успехи и недостатки вашей стратегии внутренней коммуникации. Планируя регулярные оценки, вы можете убедиться, что стратегия остается актуальной, гибкой к изменениям в компании и оптимизированной для достижения успеха. Вы можете получить информацию из частых оценок, которые могут улучшить качество, точность и эффективность вашей стратегии, что может принести пользу компании в целом.