Что делать, если вы отправляете электронное письмо не тому человеку

22 сентября 2021 г.

Электронная почта является важной частью оптимизации коммуникаций на многих рабочих местах. Иногда это лишь незначительное неудобство, когда электронные письма отправляются не тому человеку, но в других случаях это может вызвать серьезные сбои. В этой статье мы делимся советами о том, как справиться с ситуацией, когда вы отправили электронное письмо не тому человеку или получили электронное письмо, не предназначенное для вас. Мы также рассмотрим, как исправить проблему с некоторыми примерами электронных писем.

Как обработать электронное письмо, отправленное не тому человеку

Отправка электронной почты не тому человеку может произойти по нескольким причинам, в том числе:

• Отправитель не понял, что ввел неправильный адрес электронной почты.

• Отправитель работал быстро и допустил опечатку или забыл дважды проверить правильность адреса электронной почты получателя.

• Программа электронной почты отправителя автоматически дополнила адрес электронной почты получателя неправильным адресом.

• Отправитель нажал «Ответить всем» и не понял, что у других получателей есть копия или что у дополнительных получателей есть скрытая копия.

• Отправитель использовал внутренний список контактов электронной почты и случайно выбрал кого-то с похожим именем в своей компании.

• Отправитель случайно добавил непредусмотренного получателя в дополнение к предполагаемому получателю.

Если вы случайно отправили электронное письмо кому-то другому, а не предполагаемому получателю, вот несколько советов, которые вы можете использовать для решения проблемы:

1. Попробуйте вспомнить письмо

В зависимости от используемого типа электронной почты вы можете отменить отправку или отозвать случайное электронное письмо. Для отмены отправки может потребоваться, чтобы другой человек использовал ту же службу электронной почты, что и вы, но рекомендуется проверить и посмотреть, доступен ли этот параметр. Попробуйте сделать это сразу после отправки электронного письма, прежде чем другой человек сможет его открыть. Если у человека, которому вы случайно отправили электронное письмо, есть секретарь или личный помощник, который просматривает его электронные письма, вы можете связаться с ним и попросить удалить его после того, как вы объясните ситуацию.

2. Составьте план

Если нет возможности отменить отправку письма или человек уже прочитал его, рассмотрите лучший ответ. Важно профессионально подойти к ситуации. Это может помочь написать следующие шаги, которые вы хотите предпринять, или несколько идей о том, что вы хотели бы сказать, чтобы исправить ситуацию.

3. Оценить серьезность аварии

Дальнейшие действия могут зависеть от того, насколько серьезными могут быть последствия ошибочного электронного письма. Например, если вы отправили запрос на отгул не тому человеку, может быть достаточно просто отправить быстрое извинение и перенаправить электронное письмо нужному человеку. Личная встреча может быть более уместной, если вы случайно отправили информацию о своих планах найти другую работу своему руководителю.

4. Свяжитесь с непреднамеренным получателем

Рекомендуется связаться с человеком, которому вы случайно отправили электронное письмо, как только обнаружите ошибку. Вы можете попросить их удалить письмо до того, как они его прочтут. Если они уже прочитали его, вы можете оперативно ответить им на случайное электронное письмо. Вы можете отправить второе электронное письмо с просьбой игнорировать предыдущее электронное письмо или более длинную заметку с объяснением. Если вы чувствуете, что ситуация требует более прямого разговора, вы можете позвонить случайному адресату или поговорить с ним лицом к лицу.

5. Извинитесь

Даже если содержимое электронного письма не требует извинений, оно может быть полезным. Например, вы можете извиниться за то, что отняли у другого человека время с работы, чтобы прочитать и, возможно, адресовать электронное письмо, не предназначенное для него. Если вы также хотите исправить содержимое электронного письма, лучше сразу указать на неисправность и взять на себя ответственность за ошибку. Это поможет защитить вашу репутацию и продемонстрировать профессионализм.

6. Объясните ошибку

Если последствия случайного письма относительно невелики, вы можете быстро извиниться и дать краткое объяснение, прежде чем продолжить свой обычный рабочий день. Иногда может потребоваться более подробное описание. Если вы объясните, что конкретно привело к ошибке, непреднамеренный получатель может понять или даже проявить сочувствие.

7. Обсудите, как вы будете устранять любые последствия

Если возникнут какие-либо проблемы из-за сообщения электронной почты, которое вы случайно отправили не тому человеку, может помочь сообщить ему, что вы будете делать, чтобы исправить это. Например, если вы разговариваете со своим руководителем после того, как непреднамеренно отправили ему электронное письмо, вы можете подготовить список шагов, которые вы предпримете в будущем, чтобы гарантировать, что это больше не повторится. Сообщите получателю, что вы можете ответить на его вопросы о том, что произошло, или помочь с любыми последствиями случайного письма. Активность может помочь показать, что ваши извинения искренни.

8. Предотвратите появление случайных писем в будущем

Чтобы предотвратить отправку электронного письма не тому человеку в будущем, примите во внимание следующие советы:

• Будьте осторожны при использовании функции «Ответить всем», потому что могут быть другие люди, о которых вы не знали.

• Включите любые автоматические предварительные запросы на отправку, которые предлагает ваша программа электронной почты, такие как проверка орфографии или подтверждение отправки.

• Введите полный адрес электронной почты или имя человека, которому вы хотите отправить электронное письмо, в строке получателя на случай, если ваша почтовая программа автоматически введет неправильный адрес.

Что делать, если вы получили случайное электронное письмо

Если кто-то отправляет вам электронное письмо, предназначенное для кого-то другого, рекомендуется ответить на него профессионально. Сообщите отправителю, что оно было отправлено не тому человеку, чтобы он знал о проблеме и мог ее решить. Если возможно, вы можете помочь перенаправить их на нужное лицо или адрес электронной почты.

Шаблон для адресации электронного письма, которое вы отправили не тому человеку

Вот шаблон, который вы можете использовать, чтобы связаться с человеком, которому вы случайно отправили электронное письмо:

Тема: [Apologetic phrase]

дорогая [Recipient],
Я пишу, чтобы извиниться за мое предыдущее письмо, которое я не предназначал для вас. К сожалению, [explanation for error]. Я понимаю, что получение сообщений электронной почты, которые вам не нужны, может мешать вам, и в будущем я [corrective action].

Искренне,
[Your name]
[Your contact information]

Примеры ответов на электронные письма, отправленные не тому человеку

Вот три примера способов адресации электронного письма, отправленного не тому человеку, которые помогут вам подготовить собственный ответ:

Вы отправили напоминание о встрече не тому человеку

Вот пример письма с напоминанием о встрече, которое было отправлено непреднамеренно:

Тема: Приносим извинения за предыдущее письмо; не обращайте внимания на

Уважаемый мистер Браун,
Я пишу, чтобы извиниться за мое предыдущее письмо, которое я не предназначал для вас. К сожалению, и у вас, и у другого мистера Брауна в этой компании одинаковые имена. Я поторопился с выбором вашего имени из автоматической адресной книги. Я понимаю, что получение писем, которые вам не нужны, может навредить вам, и в будущем я обязательно буду вводить полное имя получателя, чтобы избежать повторения этой ошибки.

Искренне,
Лиза Тан
ltan@email.com
(123) 456-7890

Вы отправили конфиденциальную информацию о бюджете не тому человеку

Вот пример электронного письма о конфиденциальной финансовой информации, которое было отправлено не тому получателю:

*Тема: Приносим извинения за предыдущее письмо; пожалуйста, удалите*

Уважаемый мистер Браун,
Я пишу, чтобы извиниться за мое предыдущее письмо, которое я не предназначал для вас. К сожалению, я случайно добавил ваше имя в сообщение, которое должно было быть доступно только моему коллеге из бюджетного отдела. Я понимаю, что получение писем, которые вам не нужны, может мешать работе. В будущем я буду дважды проверять панель получателей перед отправкой любого электронного письма, содержащего конфиденциальную информацию. Я также добавил задержку отправки к своим электронным письмам. Поскольку содержание электронного письма является конфиденциальным, я почтительно прошу вас немедленно удалить его.

Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы, или если я могу сделать что-нибудь, чтобы помочь с этой проблемой.

Искренне,
Лиза Тан
ltan@email.com
(123) 456-7890

Вы получили электронное письмо, не предназначенное для вас

Вот пример ответа по электронной почте, который вы можете написать в ответ на корреспонденцию, которая, по вашему мнению, не предназначалась вам:

*Тема: Письмо не тому человеку? Re: Назначение времени встречи в понедельник*

Уважаемый мистер Браун,
Вы собирались прислать мне электронное письмо с расписанием встречи на понедельник? Я этого не ожидал, поэтому мне интересно, возможно ли, что вы хотели отправить это Линде из бухгалтерии? У нас очень похожие адреса электронной почты.

Искренне,
Лиза Тан
ltan@email.com
(123) 456-7890