Что такое Float в управлении проектами? (Определение и советы)
16 сентября 2021 г.
Разработка точного графика проекта и отслеживание прогресса вашей команды важны для того, чтобы клиенты и заказчики получали готовый продукт вовремя. Многие успешные менеджеры проектов используют float для разработки рабочих процессов, делегирования задач и создания расписаний. Если вы работаете в области управления проектами, вам может быть полезно узнать о термине «плавающий». В этой статье мы определим, что такое float, обсудим, почему он важен, объясним шаги, которые вы можете использовать для его расчета, и поделимся советами о том, как вы можете использовать float для улучшения управления вашим проектом.
Что такое float в управлении проектами?
Под плаванием в управлении проектами подразумевается, как долго вы можете откладывать конкретную задачу, не затрагивая другие задачи, которые необходимо выполнить членам команды, или не отодвигая окончательную дату завершения. Другие популярные термины для плавучести включают общий флот и запас хода. Руководители проектов могут использовать число с плавающей запятой, чтобы определить степень гибкости планирования, которой они располагают. Это может помочь им разработать эффективные стратегии для своевременного завершения каждого проекта.
Важность float в управлении проектами
Хотя одной из основных причин, по которой менеджеры проектов рассчитывают резерв, является определение наилучшего способа перераспределения задач в случае непредвиденной задержки, есть несколько других способов использования резерва, которые могут принести вам пользу. Вот некоторые из основных причин, по которым плавающие элементы важны в управлении проектами:
Это гарантирует, что проекты останутся в нужном русле. Мониторинг общего резерва проекта может помочь руководителям проектов определить, идет ли проект по графику. Это также может помочь им определить, какие задачи они могут отложить и как они могут скорректировать свое расписание, чтобы обеспечить соблюдение сроков проекта.
Это улучшает командную работу и сотрудничество. Понимание того, каков общий резерв проекта, может предоставить командам четкий график, облегчающий совместную работу. Это может повысить производительность и моральный дух.
Это упрощает расстановку приоритетов задач. Руководители проектов могут использовать float, чтобы наметить каждую фазу проекта и определить порядок, в котором их команда должна выполнять задачи. Это может помочь им более эффективно делегировать задачи и улучшить общение.
Это может уменьшить стресс. Вычисление резервного времени может уменьшить стресс, потому что помогает определить, насколько гибкими вы можете быть в отношении сроков выполнения конкретной задачи. Это может гарантировать вам, что если вы выполните задачу в течение определенного периода времени, вы сможете закончить остальную часть проекта вовремя.
Типы поплавка
На протяжении всей своей карьеры в управлении проектами вы могли использовать несколько типов плавающих сроков для разработки и поддержания точного расписания. Вот несколько типов float, с которыми вы можете ознакомиться, чтобы улучшить свои навыки управления проектами:
Общий резерв
Общий резерв определяет срок выполнения проекта и предоставляет команде некоторую гибкость, помогающую им не сбиться с графика. Менеджеры проектов используют общий резерв, чтобы определить время, на которое они могут отложить задачу, не влияя на общий успех их проекта. Это помогает руководителям проектов оценить, может ли конкретное действие изменить запланированную дату завершения.
Свободное плавание
Этот термин относится к тому, как долго вы можете откладывать задачу, не затрагивая последующие задачи. Менеджеры проектов могут использовать свободное плавание, чтобы определить, как задержка одной задачи может вызвать цепную реакцию, которая задержит работу других членов команды. Это помогает руководителям проектов оценить, может ли конкретное действие повлиять на последующую операцию, а не на окончательную дату завершения.
Плавающий проект
Флот проекта относится к количеству времени, на которое может быть отложен весь проект, не затрагивая заказчика, клиента или конечного пользователя. Часто менеджеры проектов устанавливают внутренний крайний срок для своей команды, который предшествует дате, когда они договорились сдать готовый проект своему клиенту. Это дает им буфер на случай непредвиденных задержек. В то время как свободный резерв и общий резерв сосредоточены на том, как долго вы можете откладывать конкретную деятельность, плавающий проект фокусируется на том, как долго вы можете откладывать весь проект без каких-либо последствий.
Мешающий поплавок (INTF)
INTF означает время, на которое вы можете отложить ранее запланированную задачу с даты, которую вы планировали начать, не откладывая при этом дату завершения проекта. В этом случае отсрочка задачи может также привести к задержке даты начала другой некритической задачи или действия, но не может повлиять на дату начала критической задачи. Например, если вы выделили пять дней на выполнение задачи, выполнение которой может занять всего три дня, вы можете отложить начало этой задачи на два дня и при этом уложиться в срок.
Независимый поплавок (INDF)
INDF относится к максимальному времени, на которое вы можете отложить задачу, не влияя на дату раннего начала последующих задач или действий. Дата раннего начала относится к самому раннему возможному дню, когда вы можете начать работать над конкретной задачей. Например, если вы работаете над фотопроектом и ваша ранняя дата начала редактирования фотографий — 15 августа, то последний день, когда вы можете делать фотографии, не откладывая процесс редактирования, — 14 августа.
Как рассчитать общий резерв в управлении проектами
Вот несколько шагов, которые вы можете выполнить, чтобы рассчитать общее время выполнения конкретной задачи:
1. Определите критический путь
Критический путь проекта описывает последовательность задач, которые команда должна выполнить по порядку. Каждая последующая задача на критическом пути зависит от выполнения предшествующих задач. Например, если вы работаете над проектом реконструкции дома, вы можете организовать свои задачи так, чтобы сначала установить новый гипсокартон, затем обновить шкафы и, наконец, заменить пол. Поскольку каждая из этих задач зависит от другой задачи, они составляют критический путь вашего проекта. Задержка одной из этих задач может повлиять на окончательный срок.
Чтобы определить критический путь, составьте список наиболее важных задач, которые необходимо выполнить, и организуйте их на временной шкале. Если вы работаете над большим проектом, у вас также могут быть задачи, не зависящие от других задач. Например, в рамках проекта реконструкции вашего дома вы также можете посадить новые цветы во дворе перед домом. Вы можете выполнить эту задачу в любое время, независимо от того, закончили ли вы установку гипсокартона, шкафов или напольного покрытия. Эти типы задач составляют некритический путь проекта.
2. Установите самую раннюю дату окончания (EF)
Затем определите дату EF для конкретной задачи. Дата EF — это самый ранний день, когда ваша команда может выполнить задачу, поэтому убедитесь, что вы установили разумные временные рамки. Например, если вы пытаетесь определить, сколько времени может занять установка нового гипсокартона в доме, подумайте, сколько времени может занять доставка материалов, сколько часов может занять выполнение этой задачи и доступность членов вашей команды.
3. Определите последнюю дату окончания (LF)
Затем определите дату LF для той же задачи. Дата LF — это последний возможный день, когда ваша команда может выполнить задачу, не задерживая другую задачу на вашем критическом пути, что повлияет на окончательную дату завершения проекта. Например, вы можете определить, когда вам нужно закончить установку гипсокартона, чтобы убедиться, что ваша команда сможет установить шкафы к определенной дате, чтобы каждый этап проекта оставался в графике. Чтобы определить дату LF, просмотрите расписание вашего проекта, предполагаемое время начала всех последующих задач и окончательный срок.
4. Рассчитайте общий резерв задачи
После того как вы определили дату EF и дату LF для конкретной задачи, вы можете рассчитать ее общий резерв, используя приведенную ниже формулу:
Общий резерв = (LF) – (EF)
Ваш ответ может помочь вам определить, сколько дней резервного времени у вас есть для выполнения задачи без задержки последующих задач на критическом пути. Например, если вы определили, что самая ранняя дата, когда ваша команда может завершить установку гипсокартона, — 10 сентября, а самая поздняя дата, когда они могут завершить эту задачу, не откладывая установку шкафа, — 14 сентября, вы можете использовать следующую формулу для определения общего резерва:
(14) – (10) = 4 дня
Это означает, что вы можете отложить установку гипсокартона на четыре дня, не влияя на последующие задачи и не откладывая окончательную дату завершения проекта.
Советы по использованию float для лучшего управления проектами
Вот несколько советов, которые помогут вам использовать float для улучшения управления проектами:
Инвестируйте в правильное программное обеспечение. Существует множество программ для управления проектами, которые помогут вам отслеживать свободное время и эффективно делегировать задачи. Исследуйте информационные панели проектов в реальном времени и выберите ту, которая лучше всего соответствует потребностям вашей организации.
Внедрите методологию гибкого рабочего процесса. Руководители проектов, которые используют свободное время, часто сочетают его с методологией рабочего процесса Agile, такой как Scrum или Kanban. Эти стили управления проектами обеспечивают визуальное представление каждой задачи, которую должна выполнить команда, кто за нее отвечает и когда она должна быть завершена.
Делегируйте задачи, используя дату EF. Прямолинейность может помочь вам делегировать задачи членам вашей команды и гарантировать, что они понимают, что им нужно выполнить. Используйте дату EF в качестве крайнего срока, чтобы ваша команда выполняла каждую задачу как можно скорее и избегала задержек.
Установите внутренний и внешний крайний срок. Установите реалистичный срок для вашей команды, чтобы завершить проект и отправить его вам на внутреннюю проверку. Убедитесь, что этот крайний срок наступает как минимум за неделю до даты, когда вы планируете сдать проект своему клиенту или заказчику, чтобы дать вашей команде дополнительное время на случай, если вы столкнетесь с задержкой.
Обратите внимание, что ни один из продуктов или компаний, упомянутых в этой статье, не связан с компанией Indeed.