Часто задаваемые вопросы: плюсы и минусы использования электронной почты для корпоративных коммуникаций
Многие компании используют электронную почту в качестве основного или дополнительного средства связи между отделами, клиентами и отдельными сотрудниками. Электронная почта работает быстро и эффективно и имеет как плюсы, так и минусы для компаний, которые ее используют. Понимание преимуществ и недостатков использования электронной почты для корпоративных коммуникаций может помочь вам лучше понять роль, которую электронная почта может играть в вашем бизнесе. В этой статье мы отвечаем на часто задаваемые вопросы о том, что такое электронная почта, а также о плюсах и минусах использования электронной почты для корпоративных коммуникаций, а также даем несколько советов по составлению электронных писем.
Электронная почта — это цифровое письмо, которое вы можете использовать для отправки информации, обмена файлами, ведения бесед или отслеживания деловых контактов. Электронная почта играет важную роль в бизнесе, поскольку сотрудники могут использовать ее для обслуживания клиентов, внутренних операций и общения в масштабах компании. Многие современные предприятия создают адреса электронной почты для своих сотрудников, чтобы отличаться от основных поставщиков электронной почты.
Если вы пытаетесь решить, использовать ли электронную почту в качестве основного средства связи на рабочем месте, важно понимать ее плюсы и минусы:
Использование электронной почты для корпоративных коммуникаций может дать много преимуществ для бизнеса, в том числе:
Большая скорость передачи информации. Одним из важных преимуществ электронной почты является ее способность быстро или мгновенно отправлять информацию. Сотрудники могут использовать электронную почту для обмена информацией через Интернет с невероятной скоростью, улучшая связь между предприятиями, их клиентами и сотрудниками.
Более безопасная внутренняя связь: электронная почта обеспечивает безопасный способ связи для предприятий, который позволяет только зарегистрированным пользователям отправлять или получать внутреннюю деловую информацию. Более высокий уровень безопасности может означать меньшие затраты для бизнеса и потенциально снизить вероятность утечки данных.
Возможность общаться по всему миру: электронные письма могут быть доставлены любому, у кого есть адрес электронной почты, даже если он живет на другом континенте или в другом часовом поясе, и сотрудники могут отправлять их в любое время. Это обеспечивает большую гибкость делового общения при планировании таких вещей, как проекты или бизнес-цели.
Удаленная поддержка сотрудников: электронная почта может позволить предприятиям нанимать и поддерживать удаленную рабочую силу. Используя электронную почту, сотрудники могут общаться виртуально и безопасно, не работая в одном офисе, что может быть предпочтительнее для некоторых предприятий.
Снижение затрат. Использование электронной почты может помочь снизить общие расходы компании, поскольку многие платформы электронной почты бесплатны. Хотя некоторые платформы взимают плату за размещение адресов электронной почты и почты конкретных компаний, существует также множество недорогих почтовых сервисов, которые могут использовать предприятия.
Улучшенные справочные инструменты. Многие службы электронной почты позволяют компаниям хранить информацию в течение длительного периода времени, что может помочь им впоследствии получить доступ к прошлой информации. Пользователи могут сохранять электронные письма в папки для дальнейшего использования и загружать важные файлы из электронных писем непосредственно на свое устройство или в систему онлайн-хранилища.
Меньше бумажных отходов: электронная почта также может помочь уменьшить или устранить бумажные отходы. Это связано с тем, что цифровая связь не требует бумаги или других потенциально расточительных материалов и, как правило, более экономична, чем бумажная связь.
Простота использования. Службы электронной почты также могут быть просты в освоении сотрудниками. Отправка, открытие, удаление и сохранение электронных писем часто являются простыми процессами как для обучения, так и для обучения, что позволяет сократить время обучения новых пользователей.
Хотя использование электронной почты для корпоративных коммуникаций предлагает много плюсов, следует учитывать и некоторые потенциальные минусы, в том числе:
Увеличение затрат на безопасность: электронная почта может потребовать от компании увеличения затрат на кибербезопасность, чтобы ее сотрудники могли отправлять частные зашифрованные электронные письма по сети. Однако кибербезопасность также может помочь компании разработать лучшую сеть безопасности для защиты от утечек данных.
Неправильное толкование информации: получатели электронной почты могут интерпретировать содержимое электронной почты иначе, чем отправитель электронной почты, что может привести к недопониманию. Чтобы избежать этого, старайтесь, чтобы электронные письма были простыми и понятными, и подумайте о том, чтобы позвонить или встретиться с получателями для дальнейшего обсуждения информации.
Риск мошенничества с использованием электронной почты: Интернет-мошенники и хакеры могут использовать электронную почту или системы электронной почты для входа в частную сеть компании. Повышение безопасности цифровой инфраструктуры вашей компании и усиление строгой политики кибербезопасности могут помочь снизить этот риск.
Риск потери данных. Потеря данных — это риск, с которым сталкиваются многие компании при использовании систем электронной почты, поскольку электронные письма могут исчезать в сетях, а пользователи могут случайно удалять электронные письма. Отвечая на каждое электронное письмо и зная, когда его ожидать, вы сможете снизить риск потери данных в своем бизнесе.
Проблемы конфиденциальности. Некоторые компании сталкиваются с проблемами конфиденциальности, когда электронные письма и сотрудники обмениваются адресами электронной почты, содержимым электронной почты или другой личной информацией. Усиление политик кибербезопасности и строгих политик запрета на обмен данными может помочь вам повысить конфиденциальность вашей компании в Интернете.
Безличное общение. Некоторым получателям электронной почты может показаться, что электронное письмо является безличным или непрофессиональным. Важно понимать, кому вы отправляете электронное письмо, чтобы вы могли настроить тон или язык в своем электронном письме или использовать другой способ связи для связи с получателем.
Снижение инклюзивности: электронная почта внутри компаний может снизить инклюзивность бизнеса, поскольку у некоторых сотрудников может не быть доступа к Интернету или учетной записи электронной почты. Чтобы сделать вашу компанию более инклюзивной, вы можете предоставить услуги корпоративной электронной почты и доступный Wi-Fi на рабочем месте.
Успешная корпоративная электронная почта может помочь улучшить общение между сотрудниками и сделать обмен важной информацией более быстрым и безопасным. Вот несколько советов по созданию эффективных корпоративных электронных писем:
Используйте профессиональный тон. Вы можете сделать свои электронные письма профессиональными, написав соответствующий контент и поделившись им с получателями. Старайтесь использовать профессиональный и уважительный язык при обращении к другим и делайте ваши электронные письма простыми и актуальными для бизнеса.
Проверьте свои электронные письма. Перед отправкой электронного письма важно проверить его содержимое на наличие орфографических и грамматических ошибок. Это может помочь вам убедиться, что ваша электронная почта не содержит ошибок и четко передает информацию вашим получателям.
Создание адресов электронной почты компании. Создание адресов электронной почты компании может помочь повысить профессионализм вашей компании и позволит вам выбрать сервер электронной почты для компании. Это также может помочь усвоить информацию о компании.
Ввести строгие политики кибербезопасности. Электронная почта является частью сети кибербезопасности компании, поэтому соблюдайте политики вашей компании в отношении безопасности и конфиденциальности. Вы можете сделать это, только открывая знакомые электронные письма, отвечая на электронные письма от проверенных отправителей и загружая безопасные вложения.