Часто задаваемые вопросы: каковы этапы анализа первопричин?

29 апреля 2021 г.

Анализ первопричин направлен на поиск более глубокого источника проблемы, чтобы помочь предотвратить ее повторение. Выполнив несколько шагов, люди могут выяснить, почему произошло событие, и найти решения, которые можно использовать в будущем. Знание того, как проводить анализ основных причин, может помочь вам и вашей команде решить повторяющиеся проблемы. В этой статье мы рассмотрим, что такое анализ первопричин, и ответим на другие часто задаваемые вопросы об этом методе.

Что такое анализ первопричин?

Анализ основных причин, или RCA, — это практика для понимания источника проблемы и того, почему она возникла изначально. Этот процесс выходит за рамки лечения второстепенных признаков, рассматривая более глубокую проблему, чтобы предотвратить повторение одного и того же сценария в будущем. Анализ первопричины использует набор шагов и связанных инструментов для поиска основной причины и может помочь в постоянном улучшении всей организации. Основными целями анализа первопричин являются:

• Определите, что произошло

• Выяснить, почему произошел инцидент

• Узнайте, как предотвратить возникновение инцидента в будущем

Почему важно проводить анализ первопричин?

Анализ первопричин полезен для предприятий, когда они сталкиваются с проблемами на рабочем месте или с продуктами. Некоторые преимущества выполнения шагов анализа основных причин включают в себя:

• Отслеживание проблемы до ее источника: обнаружение источника проблемы позволяет компании полностью решить проблему, выяснив ее причину и предотвратив возникновение в будущем.

• Сокращение затрат: когда компании обнаруживают недостатки в производственных процессах или готовой продукции, они могут немедленно исправить их, чтобы обеспечить стабильный доход.

• Помощь бизнесу в улучшении: анализ первопричин помогает компаниям определить области, требующие улучшения, и внести коррективы по мере необходимости, чтобы они могли добиться успеха.

Каковы этапы анализа основных причин?

При проведении анализа первопричин рассмотрите следующие восемь шагов:

1. Определите проблему: проясните ситуацию и выясните, как она влияет на организацию.

2. Соберите данные. Составьте список возможных причин и получите от соответствующих групп подробную информацию о процессе и его результатах.

3. Спросите, почему: просмотрите данные, чтобы определить, как определенные факторы повлияли на текущую ситуацию.

4. Найдите факторы, являющиеся первопричинами: определите первичные и вторичные факторы, способствовавшие возникновению этой проблемы. Первичные факторы — это ваши первопричины.

5. Обсудите решения: определите решения, которые помогут вам преодолеть проблему, и определите способы их внедрения в ваши текущие процессы.

6. Выберите решения. Выберите из своего списка решение, которое решает проблему и может предотвратить будущие проблемы.

7. Внедрите решение: интегрируйте новое решение в ваши текущие процессы.

8. Обзор. Получите доступ к данным о выбранном решении и проанализируйте его, чтобы увидеть, насколько оно было эффективным, и определить, сможете ли вы использовать его для преодоления других проблем.

Сколько времени занимает анализ первопричин?

Продолжительность анализа основных причин зависит от типа инцидента, с которым вы столкнулись, и сложности процесса расследования. Другими факторами, влияющими на продолжительность анализа, являются навыки расследования команды и сроки. Как правило, анализ основных причин занимает от недели до двух месяцев. Члены команды регулярно встречаются на коротких встречах продолжительностью не более двух часов для обсуждения возможных причин и решений.

Кого следует привлечь к этапам анализа первопричин?

В анализе первопричин участвуют заинтересованные стороны, заинтересованные в инциденте. Как правило, это несколько сотрудников из разных отделов, сочетающих в себе навыки и знания, помогающие найти причину. Небольшие компании обычно используют меньшие команды, возможно, от двух до пяти человек, а более крупные компании могут иметь больше, от 30 до 60 участников. Ключевые участники, участвующие в процессе корневого анализа, включают:

• Инженер-технолог (ME): лицо, хорошо знающее компанию и имеющее опыт работы с используемым оборудованием и процессами.

• Специалист по улучшению процессов или инженер по качеству: член проектной группы, обладающий опытом в области улучшения процессов и качества.

• Менеджер или супервайзер: член власти, который дает разрешение на реализацию предлагаемого решения и наблюдает за процессом анализа.

• Эксперт в предметной области (SME): профессионал, который предоставляет специальные знания относительно типа проблемы или изучаемого процесса.

Когда следует рассмотреть возможность использования анализа первопричин?

Рассмотрите возможность применения процесса анализа основных причин в ситуациях, когда вы хотите улучшить желаемые результаты для клиентов. Некоторые признаки, указывающие на использование этого процесса, включают:

• Получение неожиданной обратной связи от клиентов

• Регулярное нарушение сроков доставки ваших услуг

• Замечать похожие, часто возникающие проблемы в ваших процессах

Какие существуют инструменты анализа первопричин?

Есть много инструментов, которые команды могут использовать, чтобы помочь им, когда они выполняют этапы анализа первопричины. Они включают:

Диаграмма Fishbone или Исикавы

Доктор Каору Исикава разработал метод, известный как диаграмма «рыбья кость» или диаграмма Исикавы, который рассматривает причину и следствие проблемы. Диаграмма Исикавы включает следующие этапы:

1. Определите свою проблему

2. Обсудите с командой возможные причины, используя 6М:

• Мужчина: люди, участвующие в процессе или выполняющие его.

• Машина: инструменты и оборудование, используемые в процессе.

• Метод: Выполненные процедуры

• Измерение: ввод, данные или характеристики продукта

• Материал: входы, необходимые для процесса

• Мать-природа: среда, в которой работают люди и машины.

3. Классифицируйте свои причины, чтобы найти основной фактор, способствующий

4. Проведите мозговой штурм по приоритетной причине

5. Реализуйте свое решение

Мозговой штурм

Мозговой штурм — это процесс, в ходе которого члены команды обдумывают и понимают возможные причины инцидента. Группа обсуждает решения после определения основной причины. На протяжении всего процесса команда создает списки с предложениями причин и решений и голосует, чтобы найти одно из них, с которым согласится большинство для реализации.

Анализ Парето

Анализ Парето использует принцип Парето или правило 80/20. Это идея о том, что 80% следствий ситуации происходят от 20% причин. Чтобы провести анализ Парето, выполните следующие действия:

1. Определите категории классификаций причин

2. Собирайте данные через журналы или из исторических источников

3. Назначьте период времени для сбора данных

4. Подсчитайте количество наблюдений или случаев в каждой категории.

5. Преобразуйте число в процент от общего числа

6. Отсортируйте данные по номерам, от большего к меньшему.

7. Вычислите кумулятивные проценты

8. Создайте график с помощью компьютерных программ

Пять почему анализ

Этот инструмент побуждает пользователя спрашивать «почему?» вопросы пять или более раз, чтобы найти основную причину проблемы. Например:

Сотрудник часто опаздывает на работу. Менеджер встречается с этим сотрудником, чтобы понять, почему опаздывать — это привычка.

• *Менеджер: «Почему вы сегодня опоздали на работу?»*

• *Сотрудник: “Я проснулся поздно.”*

• *Менеджер: “Почему вы проснулись поздно?”*

• *Сотрудник: «Мой будильник не сработал».*

• *Менеджер: “Почему у вас не сработал будильник?”*

• *Сотрудник: «Мой мобильный телефон разрядился».*

• *Менеджер: “Почему ваш мобильный телефон разрядился?”*

• *Сотрудник: «Я забыл зарядить на ночь».*

• *Менеджер: «Итак, вы опоздали на работу, потому что забыли зарядить свой мобильный телефон на ночь».*

Обнаружив основную причину привычных опозданий сотрудника, менеджер может работать с ним, чтобы составить ежедневный контрольный список или спланировать, чтобы помочь ему оставаться организованным на следующее утро и приходить на работу вовремя.