Часто задаваемые вопросы: Эффективная работа и максимально эффективное использование вашего времени

31 марта 2021 г.

Ожидается, что в течение ограниченного количества часов в неделю сотрудники будут выполнять свои профессиональные обязанности. Часто они сталкиваются с конкурирующими задачами разной степени срочности. Знание того, как управлять всеми своими обязанностями, выполнять задания вовремя и справляться с непредвиденными трудностями, является ключом к поддержанию эффективности на рабочем месте.

В этой статье мы ответим на некоторые из наиболее часто задаваемых вопросов об эффективной работе, в том числе о том, что значит работать эффективно, каковы преимущества, какие виды эффективности существуют и как вы можете работать более эффективно.

Что значит эффективно работать?

Работать эффективно означает использовать свое время с умом и наиболее продуктивно на работе. Эффективность предполагает устранение отвлекающих факторов и расточительности для увеличения производительности за тот же период времени или с тем же количеством выделенных ресурсов. Чтобы работать эффективно, вам нужно направить свое время и энергию на задачи, которые активно способствуют достижению ваших конечных целей.

Предприятия могут отслеживать производительность различными способами. Сюда могут входить:

• Доход с течением времени

• Квоты сотрудников

• Показатели эффективности, включая оборачиваемость запасов, оборачиваемость дебиторской задолженности, оборачиваемость кредиторской задолженности и цикл конверсии денежных средств

Компаниям важно понимать, насколько эффективно работают сотрудники, так как это напрямую влияет на расходы компании, качество продукции или услуг и прибыль.

Каковы преимущества более эффективной работы?

Более эффективная работа может дать вам следующие преимущества:

• Больше времени: работая более эффективно, вы можете выполнять задачи за меньшее время.

• Повышение производительности: по мере того, как вы оптимизируете свои рабочие усилия, вы можете выполнять больше проектов в заданные сроки.

• Повышение удовлетворенности работой: повышение производительности и качества работы может помочь вам чувствовать себя более удовлетворенным своей работой.

• Профессиональное признание: повышение эффективности может привести к признанию со стороны коллег и руководителей, включая награды и продвижение по службе.

• Расширение творческих возможностей: когда вы работаете более эффективно и не чувствуете, что постоянно отстаете от графика, вы можете начать добавлять больше времени в свой день для творчества, что может привести к новаторским идеям и новым профессиональным начинаниям.

• Снижение затрат: работодатели могут сэкономить деньги на сверхурочных и дополнительных расходах, связанных с дополнительным рабочим временем, когда сотрудники работают эффективно и результативно.

Какие существуют виды эффективности в работе?

Двумя типами эффективности в работе являются статическая эффективность и динамическая эффективность:

Статическая эффективность

Статическая эффективность относится к улучшению существующих продуктов, услуг, процессов или процедур. Это включает в себя оценку существующей системы и поиск способов сделать ее быстрее, дешевле или более полезной. Например, рассмотрим компанию, которая использует программное обеспечение для управления проектами для отслеживания сроков и назначения задач членам проектной группы.

Статическая эффективность может включать в себя добавление руководителем проекта дополнительных способов использования программного обеспечения для управления проектами, таких как управление бюджетом проекта и временем, отработанным над проектом, для повышения производительности без затрат дополнительных ресурсов.

Динамическая эффективность

Динамическая эффективность предполагает создание новых систем, процессов или продуктов для повышения производительности. Например, руководитель проекта из предыдущего примера может решить, что еженедельные совещания по прогрессу в конференц-зале мешают творчеству. Вместо этого менеджер организует сеансы мозгового штурма раз в два месяца вне офиса.

Как можно работать эффективнее?

Вот несколько советов, как повысить эффективность работы:

Расставляйте приоритеты в своих задачах

Решите, какие задачи являются наиболее важными и какие задачи являются наиболее срочными. Это могут быть не всегда одни и те же обязанности, поэтому это упражнение поможет вам спланировать свой день и дальше на неделю и месяц.

Иметь чистое рабочее место

Прежде чем приступить к работе, убедитесь, что ваше рабочее место чистое, хорошо освещенное и организованное. Поиск документов или расходных материалов отнимает драгоценное время. Кроме того, подумайте об эргономичном стуле и столе, чтобы вам было удобно в течение длительного времени.

Ограничьте отвлекающие факторы

Выключите музыку, шоу и подкасты. Закройте дверь и используйте вежливую записку с просьбой не беспокоить. Закройте ненужные вкладки в браузере, отложите звонки и уберите мобильный телефон.

Делегируйте или установите расписание для занятой работы

Вы можете легко увлечься работой над необходимыми, но неважными задачами. Установите определенное время для выполнения этих обязанностей каждый день и не превышайте его. Если можете, делегируйте эти обязанности административным сотрудникам или стажерам.

Планируйте долгосрочные проекты, чтобы избежать прокрастинации

Когда приближается крупный проект, у вас может возникнуть соблазн отложить его на потом. Однако это может привести к ухудшению качества вашей работы. Чтобы избежать перегрузки большого проекта, разбейте его на управляемые этапы и планируйте в обратном направлении от окончательного срока. Стремитесь к краткосрочным целям для каждого компонента проекта, чтобы помочь вам сосредоточиться и уложиться в график.

Используйте технологии

Рассмотрите возможность внедрения технологий, которые помогут оптимизировать ваши обязанности. Вы можете воспользоваться следующими советами:

• Создайте контрольный список для общих процедур, которым можно поделиться с другими.

• Обеспечьте общий доступ к документам, чтобы все заинтересованные стороны могли их редактировать, а не тратить время на пересылку туда и обратно.

• Используйте программное обеспечение для планирования, чтобы упростить согласование дат и времени для встреч и мероприятий.

• Подумайте о программном обеспечении или приложениях, которые могут выполнять за вас повторяющиеся задачи. Используйте функции электронных таблиц, а не отдельные записи, и изучите сочетания клавиш.

• Повысьте скорость набора текста, чтобы работать быстрее.

Избавьтесь от ненужных встреч

Совещания могут нарушить продуктивность, и восстановить этот импульс сложно. Определите, можно ли передать информацию, запланированную на совещании, другим способом, например, по электронной почте, который требует меньше времени и энергии в отрыве от ваших задач.

Планируйте свой день, чтобы оптимизировать свои самые продуктивные часы

Определите, когда вы чувствуете себя наиболее энергичным и сосредоточенным. Кому-то нравится утро, а кто-то чувствует прилив энергии после обеда. Распланируйте свой день примерно в эти часы пик, чтобы у вас было время, свободное от отвлекающих факторов, в те часы, когда вы чувствуете себя наиболее продуктивно.

Избавьтесь от отвлекающих мыслей с помощью бегущего списка дел

Если у вас есть мысли, которые могут отвлечь вас от текущего внимания, например запланированные встречи или электронные письма для отправки, используйте бегущий список дел, чтобы зафиксировать эти элементы, не пренебрегая вашим текущим заданием. Это гарантирует, что вы не забудете мысль, сохраняя при этом импульс продуктивности в данный момент.

Делайте перерывы

Подумайте о том, чтобы запланировать перерывы в своем расписании, чтобы помочь вам перезагрузить свой разум. Вы можете перекусить или совершить небольшую прогулку, но вы должны отключаться от работы хотя бы на несколько минут несколько раз в течение дня.

Уменьшить количество писем

Вместо обмена электронной почтой, который требует от четырех до пяти писем, чтобы прийти к решению, рассмотрите возможность создания электронных писем с дополнительной информацией заранее. Будьте ясны и тщательны, объясняя свои точные ожидания вместо открытых комментариев. Это может уменьшить количество вопросов у получателей, помогая вам тратить меньше времени на ответы.

Имейте запасной план

Даже при самом организованном графике случаются непредвиденные обстоятельства. Будьте готовы принять эти вызовы, зная, кто может выполнять какие задачи, какие сроки являются гибкими и как вы можете обойти проблемы.

Прекратить многозадачность

Постарайтесь ограничить количество задач, над которыми вы работаете одновременно. Если возможно, составьте расписание так, чтобы вы могли полностью сосредоточиться на одном проекте или задании за раз. Это означает, что во время работы над одной задачей, такой как исследование, вы не будете проверять электронную почту, пролистывать социальные сети или общаться в чате с коллегой. Когда ваш мозг постоянно переключается между разными задачами, ему требуется время, чтобы приспособиться к новой деятельности, что приводит к падению производительности каждый раз, когда вы переключаете внимание.

Позаботьтесь о своем разуме и теле

Чтобы показать себя с лучшей стороны, ваш разум и тело должны быть здоровыми и полными энергии. Подумайте о том, чтобы внедрить следующие советы в свой график:

• Достаточно отдыхайте

• Проводите время вдали от работы

• Упражнение

• Ешьте хорошо сбалансированные, питательные блюда и закуски в течение дня.

• Оставайтесь гидратированными

Научитесь говорить «нет»

Чтобы иметь достаточно времени для выполнения своих задач и делать их хорошо, вы должны научиться отклонять запросы коллег или руководителей, когда это уместно. Вы можете быть вежливым, но честным в отношении ваших временных ограничений и предыдущих обязательств.