Часто задаваемые вопросы: Что вызывает информационный бункер?

Информационный бункер — это независимая система управления, использующая вертикальную коммуникацию. Поскольку они не могут интегрироваться с другими системами управления, информационные хранилища могут вызвать проблемы с производительностью и коммуникацией. Знание того, что представляют собой эти системы и какое влияние они могут оказать на вашу компанию, может помочь вам управлять информацией и улучшать коммуникацию. В этой статье мы определяем информационные хранилища, рассматриваем общие причины и даем рекомендации по управлению этими системами.

Что такое информационный бункер?

Информационное хранилище — это набор данных, к которому трудно получить доступ в рамках всей компании. Как правило, информационные хранилища содержат хранилище информации, относящейся к одному отделу. Например, отдел кадров компании может иметь хранилище информации, содержащее все данные о дате начала работы и квалификации сотрудника. Хотя менеджер из другого отдела может захотеть получить доступ к этой информации в рекламных целях, он не сможет получить к ней доступ без участия специалиста по кадрам.

Как работают информационные бункеры?

Информационные хранилища работают, ограничивая количество специалистов, которые могут получить доступ к определенному файлу или набору данных. Профессионалы могут создавать хранилища информации, требуя пароли для доступа к информации или имея отдельные серверы и базы данных для каждого отдела в компании. Это означает, что у каждой команды есть собственное хранилище данных, к которому они не могут предоставлять полный и свободный доступ другим специалистам.

Что вызывает информационный бункер?

Профессионалы могут преднамеренно или непреднамеренно создавать информационные бункеры, когда они не обмениваются информацией с другими отделами организации. Вот несколько причин информационных бункеров:

• Сохранение конфиденциальности: некоторые отделы, например отдел кадров, могут захотеть хранить свою информацию отдельно от других отделов по соображениям конфиденциальности и безопасности.

• Профессиональная направленность: профессионал может сосредоточиться исключительно на своих собственных задачах, а не на деятельности компании в целом.

• Разные приоритеты: поскольку разные отделы в организации имеют разные приоритеты, они могут не считать информацию другого отдела полезной или просто не отдавать приоритет обмену данными.

• Нечастое общение: менеджеры могут не поощрять общение между разными командами, что приводит к разрозненности информации во всей компании.

• Затраты компании. Чтобы предотвратить разрозненность информации, компании обязуются использовать интегрированные системы, которые позволяют специалистам получать доступ ко всем данным компании, независимо от их отдела. Это изменение системы может быть дорогостоящим, поэтому у некоторых организаций может не хватить на это бюджета.

• Ненужная информация: некоторая информация, полезная для одного отдела, может быть не нужна другому. Например, специалистам по маркетингу не требуется подробное описание финансов компании для выполнения своих повседневных задач.

Какие проблемы создают информационные бункеры?

В то время как некоторые информационные хранилища не влияют на компанию, другие могут вызвать такие проблемы, как:

• Повторяющиеся задачи: поскольку информационные хранилища не позволяют отделам общаться, специалисты могут случайно выполнить задачу, которую уже решал другой специалист.

• Непонимание. Разрозненность информации может привести к недопониманию в управлении проектами, особенно если два разных отдела работают над одним и тем же проектом. Например, если отдел маркетинга и отдел создания контента работают над одним и тем же проектом, не обмениваясь информацией, отдел маркетинга может создать рекламу, которая не соответствует продукту, созданному командой по созданию контента.

• Упущенные возможности: поскольку компании с информационными хранилищами могут сталкиваться с информационными узкими местами, некоторые специалисты и отделы могут упустить возможности из-за того, что информация не дошла до них вовремя.

Как компании могут управлять информационными хранилищами?

Хотя информационные хранилища не всегда создают проблемы для компании, многие организации могут извлечь выгоду из успешного управления любыми информационными хранилищами, присутствующими в структуре их организации. Вот несколько советов по управлению информационными хранилищами:

Признайте их существование

Первым шагом в управлении информационными бункерами является признание их существования и причин. Если вы знаете об информационных хранилищах в вашей компании, у вас больше шансов предотвратить любые проблемы, которые они вызывают. Это также необходимый шаг для устранения информационных хранилищ в вашей компании, если ваша организация ставит перед собой цель их избежать.

Следуйте практикам управления проектами

Следование методам управления проектами позволяет руководителям каждого отдела вашей компании узнавать другие отделы при сотрудничестве с ними. Это может помочь обеспечить единое видение проекта всеми отделами. Поскольку управление проектами также включает в себя делегирование, это также может предотвратить случайное повторение задач профессионалами.

Расставьте приоритеты в общении

Может быть полезно сделать частое и четкое общение ценностью и приоритетом компании. Это гарантирует, что каждый специалист хорошо информирован. Чтобы расставить приоритеты в общении, рассмотрите возможность создания общекорпоративной системы группового обмена сообщениями или проведения встреч на регулярной основе. Улучшение методов коммуникации внутри компаний может повысить производительность и обмен информацией между отделами.

Поощряйте взаимодействие между отделами

Наряду с улучшением практики общения в вашей компании вы также можете поощрять взаимодействие между отделами. Подумайте о том, чтобы устраивать перерывы, чтобы отделы могли свободно общаться друг с другом. Еще один способ поощрения общения между отделами — предоставить каждому сотруднику необходимую информацию, необходимую им для связи с другими специалистами, работающими в разных отделах. Если это возможно для вашей компании, общее рабочее пространство также может способствовать общению.

Установить методы бухгалтерского учета

Установление надлежащих методов бухгалтерского учета в вашей компании может гарантировать, что профессионалы документируют всю важную информацию и передают ее соответствующим сторонам. Подумайте о том, чтобы посвятить специальные учебные курсы практике бухгалтерского учета, чтобы поощрять профессионалов повышать свои навыки. Это также может помочь профессионалам быстро распознать любые ошибки, поскольку правильная бухгалтерская практика часто требует перепроверки их работы.

Сотрудники кросс-поезда

Перекрёстное обучение сотрудников для выполнения различных ролей помогает стимулировать профессиональное развитие и гарантирует, что по крайней мере один специалист из каждого отдела может выполнять задачи, не входящие в его компетенцию. Например, если финансовый сотрудник также понимает, как анализировать и записывать данные из отдела информационных технологий, этот специалист может помочь своему отделу преодолеть препятствия без вмешательства другого отдела, а также может обеспечить, чтобы этот специалист имел доступ к информации, которой владеет ИТ-команда.

Преобразование в интегрированную систему

Если ваша компания заинтересована в том, чтобы полностью избежать информационных хранилищ, рассмотрите возможность перехода на интегрированную систему. Интегрированная система представляет собой общекорпоративную базу данных, которая хранит и обновляет информацию и позволяет сотрудникам любого отдела получать к ней доступ. Некоторым интегрированным системам по-прежнему требуются пароли для доступа к конфиденциальной информации, что позволяет сохранять данные в безопасности даже без использования хранилища информации.