Бюрократия в бизнесе: определение, характеристики и способы борьбы с ней

2 декабря 2020 г.

Независимо от того, начинаете ли вы с должности начального уровня или собираетесь стать менеджером, понимание бизнес-бюрократии может помочь вам лучше понять свое рабочее место и продвинуться по карьерной лестнице. Вы можете использовать преимущества бюрократии для создания справедливой рабочей среды, институционализации правил вашей компании, улучшения процессов и обеспечения прозрачности. В этой статье мы объясняем ключевые характеристики деловой бюрократии, а также плюсы и минусы бюрократии в бизнесе.

Хотите нанять? Разместите вакансию на Indeed.com.

Что такое бизнес-бюрократия?

Бюрократия в бизнесе – это иерархическая организация или компания, которая действует по набору заранее определенных правил. В крупном бизнесе, как правило, существует несколько различных функций, которые должны выполняться специализированными подразделениями, которые подчиняются цепочке управления.

Малый бизнес может работать в соответствии с правилами, которые менеджеры создают по ходу работы, и ему не обязательно нужен письменный набор политик. Небольшое количество сотрудников может справиться со всеми необходимыми задачами без особой диверсификации. Однако, как только малый бизнес вырастет до определенного размера, его функционирование будет все больше зависеть от формального распределения обязанностей между различными работниками. Кроме того, более крупная компания должна будет написать правила, применимые ко всем функциям, которые берет на себя бизнес, от внутренних правил компенсации до внешних политик для принятия решений о том, как управлять возвратами клиентов.

Бюрократия позволяет такому крупному бизнесу создавать свод правил. Бюрократические организации имеют организационную схему для каждого отдела, в которой разграничены обязанности и функции. Бюрократия также создает протокол принятия решения.

Деловая бюрократия обычно состоит из нескольких уровней управления. Главный исполнительный директор или президент обычно находится на вершине организация. Вице-президенты подчиняются генеральному директору или президенту, а директора подчиняются вице-президентам. Ниже директоров сотрудники подчиняются руководителям, которые подчиняются менеджерам. Менеджеры, в свою очередь, подчиняются директорам.

Связанный: Узнайте об организационном лидерстве

Четыре ключевые характеристики бюрократии

Вы можете узнать деловую бюрократию по четырем ключевым характеристикам:

Четкая иерархия

Бизнес-бюрократия имеет четко выстроенную цепочку подчинения, понятную каждому сотруднику. Власть по принятию решений исходит от верхушки организации. Подобно улью, где каждая рабочая пчела занимает свое место ниже пчелиной матки, каждый работник занимает особое место в бизнес-бюрократии.

Специализация

У каждого члена бюрократии есть определенная роль, от финансов или бухгалтерского учета до продаж или маркетинга. Каждый сотрудник осознает свою роль и развивается специальные знания к своей работе.

Разделение труда

Каждая задача разделена на составные части в бюрократии. Специализация ролей отражает это разделение труда. Различные отделы и отдельные сотрудники вносят свой вклад в различные части общей задачи бизнеса, будь то производство и продажа продукта или предоставление услуги.

Набор формальных правил

Бизнес-бюрократия имеет стандартные операционные процедуры, которые содержат письменные инструкции для каждой роли в иерархии. Письменные инструкции содержат должностные инструкции для каждого сотрудника, а также другие правила в рамках бизнеса, такие как условия найма. Письменные правила должны быть недвусмысленными, чтобы каждый сотрудник понимал свою роль.

Подробнее: 4 лидерских упражнения, которые расширят возможности вашей команды

Плюсы и минусы бюрократии в бизнесе

Во многих формах бизнес-бюрократия может быть полезным инструментом, который со временем можно усовершенствовать. Некоторые общие преимущества бюрократии включают в себя:

Бюрократия централизует власть

Это позволяет каждому сотруднику иметь определенные правила для своей работы. Существует мера равенства среди сотрудников на каждом уровне, что сводит к минимуму путаницу в отношении того, кто отвечает за то или иное решение или результат. Кроме того, эта форма организации поощряет специализацию, четко определяя роль каждого сотрудника.

Это позволяет сотрудникам развивать опыт и знания в своей области, а также помогает бизнесу стать более эффективным. Бюрократия неизбежно становится более сложной по мере того, как масштаб и сложность организации становятся больше, чтобы эффективно управлять этой растущей сложностью.

Бюрократия поощряет беспристрастность и справедливость

Они обеспечивают механизмы разрешения споров на рабочем месте и распределения задач, а также помогают избежать дублирования труда за счет поощрения специализации. Правила, установленные бюрократией, препятствуют фаворитизму и могут защитить сотрудников от начальника, который в противном случае мог бы несправедливо действовать по своему усмотрению.

Бюрократия защищает сотрудников

Его правила могут помочь защитить сотрудников от опасности для здоровья и безопасности на рабочем месте и плохая практика трудоустройства. Когда на каждого сотрудника распространяются одни и те же, четко определенные методы и правила найма, система кажется более справедливой по отношению ко всем сотрудникам. Поступая таким образом, бюрократия поощряет позитивную корпоративную культуру, что, в свою очередь, может повысить удовлетворенность сотрудников, производительность и уровень удержания. Проще говоря, бюрократия помогает сделать бизнес лучшим местом для работы.

Бюрократия помогает создавать лучшие практики

Поощряя такие передовые методы в письменных правилах и создавая корпоративную структуру, бюрократия добивается предсказуемых результатов и может сэкономить время и ресурсы, если они должным образом соблюдаются.

Подробнее: Как расставить приоритеты задач на рабочем месте

В дополнение к этим преимуществам, бюрократизация бизнеса также может иметь существенные недостатки, которые могут препятствовать производительности сотрудников и создавать другие проблемы:

Бюрократические правила и структуры могут быть устаревшими

Бюрократы определяют СОП, которые хорошо работали в прошлом, но не обязательно те, которые будут хорошо работать в будущем, или определяют области, в которых процессы можно было бы улучшить. Поэтому они могут непреднамеренно препятствовать инновациям, делая бизнес менее гибким и снижая операционную эффективность. Например, чрезмерно жесткая бюрократия может затруднить увольнение плохого работника из-за сложного процесса увольнения.

Бюрократия может препятствовать прозрачности

Если вы не находитесь на вершине организационной структуры в крупном бизнесе, у вас, скорее всего, не будет доступа к процессам принятия решений на высшем уровне, даже если вы выполняете руководящую роль. Это может означать, что вы не знаете о важных решениях, таких как предстоящее слияние или реструктуризация.

Бюрократия, как правило, имеет обширные правила или политику

Иногда они могут показаться бесполезными, чрезмерно обременительными или ошибочными. Если вы работаете в крупной компании, руководство вашей компании, скорее всего, включает в себя любые полезные правила, от офисного дресс-кода до ожидаемого поведения и обязанностей. Тем не менее, также, вероятно, есть несколько политик, которые кажутся ненужными или несправедливыми, например, кажущаяся сложной процедура запроса оплачиваемого отпуска.

Бюрократия может свести к минимуму свободу

Бюрократические процессы могут ограничивать способность любого отдельного сотрудника действовать независимо или принимать решения без одобрения сверху. Даже если это кажется правильным, сотрудник может быть не в состоянии принять решение, потому что он может столкнуться с бюрократическими последствиями, такими как выговор или даже увольнение, или потому что процесс получения одобрения занимает слишком много времени.

Бюрократия может быть источником неэффективности

Например, сотрудники определенного уровня могут получать фиксированную заработную плату и льготы и выполнять одни и те же задачи. Хотя это делает шкалу вознаграждения более справедливой для всех, позиции без краткосрочной перспективы продвижения по службе могут казаться тупиковыми. Кроме того, эти неэффективности может быть трудно изменить. Даже по мере того, как рынок развивается и условия ведения бизнеса меняются, бюрократия может с трудом следить за обновлениями. Это может означать, что неэффективность со временем еще более институционализируется.

Как минимизировать ненужную бюрократию в бизнесе

Некоторые формы бюрократии полезны, если не жизненно важны для организации бизнеса, в то время как другие могут препятствовать работе организации. Как только вы определили, какие элементы бюрократии полезны, а какие нет, вы можете предпринять следующие шаги, чтобы свести к минимуму ненужную бюрократию в вашей команде или организации:

1. Помните о своих целях

Деловая бюрократия может быть неэффективной, если сотрудники чрезмерно сосредоточены на процессах, а не на результатах. Вместо того чтобы сосредотачиваться на выполнении процедур в ущерб продуктивности, постарайтесь найти кратчайший и наиболее эффективный путь к достижение ваших целей.

2. Четко определите свои приоритеты

Это может помочь вам справиться с бюрократией на работе. В то время как встречи и заполнение документов могут быть частью ваших повседневных задач в офисе, ваш фактический приоритет работы, вероятно, заключается в чем-то другом, будь то написание кода, продажи или расчеты. Расставьте эти задачи по приоритетам, чтобы избежать выполнения бюрократических функций в ущерб вашей реальной работе.

3. Избавьтесь от ненужной бумажной работы

Креативные решения помогут вам избежать утомительной бюрократической работы. Например, вместо того, чтобы заполнять одну и ту же информацию в разных формах, вы можете создать автоматизированный способ хранения этой информации и автоматически вставлять ее в документ. Творческое мышление может помочь вам сократить время на выполнение задач, которые не особенно продуктивны. Кроме того, поищите другие рутинные процессы, которые можно упростить или исключить.

4. Расширьте возможности своих сотрудников

Управленческие роли могут помочь избавиться от ненужной бюрократии, наделив своих сотрудников полномочиями. Команды могут снизить свою производительность, если им приходится ждать разрешения от своего руководителя для выполнения каждой задачи. Вместо этого дайте своим сотрудникам четкие инструкции, пространство для работы и право самостоятельно принимать менее важные решения. Вы можете еще больше повысить независимость своей команды, наняв людей, ориентированных на действия.

5. Наградите свою команду

Похвала членов команды за действия — это еще один способ поддерживать их продуктивную работу и не погрязнуть в бюрократии. Награды от простой похвалы до поощрений и премий можно распределять среди сотрудников, которые проявляют инициативу и активно работают над оптимизацией процессов. Эти награды являются сигналом для вашей команды и компании, что вы цените действие больше, чем бюрократические процессы в ущерб производительности.