Бюджетные сметы и поэтапные сметы: ключевые отличия

16 сентября 2021 г.

Создание сметы является важным аспектом управления проектом. Это помогает руководителям проектов лучше понять объем проекта, а также время и трудовые ресурсы, которые им необходимы. Создание точной оценки важно для обеспечения правильного составления бюджета руководителями проектов и максимального использования ресурсов, поэтому им крайне важно использовать правильный тип оценки для своего проекта. В этой статье мы описываем шаги для создания сметы, определяем, что такое бюджетная смета, объясняем, что такое поэтапная смета, сравниваем различия между этими оценками и перечисляем другие типы оценок, которые следует учитывать.

Как составить смету

Вот шаги, которые необходимо выполнить перед подготовкой сметы:

1. Понять проект

Просмотрите проект, чтобы убедиться, что вы полностью понимаете его масштабы. Стремитесь понять, кто клиент, чего он надеется достичь, какова его цель и как он определяет успех. Используйте это для разработки стратегических целей, которые определяют, на чем сосредоточить усилия в ходе проекта.

2. Спросите о бюджете

Поговорите с клиентом о том, каков его бюджет для проекта. Хотя некоторые клиенты могут утверждать, что у них нет установленного бюджета проекта, у них может быть общее представление о том, на что они надеются и что они планируют потратить. Если они все еще не уверены в своем точном бюджете, важно хотя бы определить максимальную сумму, которую они готовы потратить, а затем работать в обратном направлении от суммы.

3. Создайте план проекта

Разработайте план проекта, чтобы помочь вам лучше понять этапы проекта. Это может помочь вам создать предварительную оценку, чтобы использовать ее в качестве ориентира при дальнейшем планировании проекта. План проекта также может помочь вам определить, какие этапы требуют наибольшего внимания при составлении окончательной сметы и бюджета.

4. Определите цель

Поймите, почему вы создаете смету проекта. Например, некоторые менеджеры проектов подготавливают оценки, чтобы убедиться, что они разрабатывают точные бюджеты проектов, в то время как другие могут набрасывать оценки, чтобы использовать их при попытке подписать контракт с новыми клиентами. Это помогает обеспечить некоторый контекст для вашей работы, чтобы вы подготовили конечный продукт, технически правильный и подходящий для проекта.

Что такое бюджетная смета?

Бюджетная смета – это метод оценки, используемый для выделения средств. Он включает в себя равномерное распределение средств на периодической основе в течение всего проекта. Например, если проект продлится шесть месяцев и его предполагаемый бюджет составляет 600 000 долларов, вы будете выделять 100 000 долларов из бюджета на каждый месяц. Однако фактические затраты в течение каждого месяца могут незначительно отличаться, а бюджетные оценки обычно имеют диапазон отклонений от -10% до +25%.

Что такое поэтапная оценка?

Поэтапная оценка, также называемая оценкой скользящего окна или оценкой катящейся волны, представляет собой метод оценки, который развивается с течением времени. Этот метод включает в себя подготовку подробной сметы предварительных работ и уточнение сметы по мере выполнения проекта. Это допускает постепенную проработку и признает, что вы можете не знать всего о проекте, прежде чем начать над ним работать.

Поскольку поэтапные оценки имеют разные компоненты, они имеют разные диапазоны дисперсии. Например, краткосрочные оценки работы обычно имеют высокий уровень точности и диапазон отклонений от ±5 до ±15%. Однако оценки будущих работ могут быть менее точными. Оценки будущей работы обычно имеют диапазон отклонений до ±35%.

Бюджетная смета в сравнении с поэтапной сметой

Вот некоторые различия между бюджетной сметой и поэтапной сметой:

Когда использовать

Организационная структура и тип проекта, которым вы управляете, обычно оказывают наибольшее влияние на используемый тип оценки. Бюджетная смета может быть хорошим вариантом для краткосрочных проектов с меньшим объемом. Это также может быть хорошим вариантом, если вы работаете над проектом, похожим на те, которые вы выполняли в прошлом.

Однако поэтапные оценки часто полезны для долгосрочных проектов или проектов с более широкими масштабами. Они также могут быть хорошим вариантом, если вы управляете проектом нового типа для организации, так как есть больше возможностей для обновлений, а оценка включает меньше определений. Тем не менее, по-прежнему важно подготовить точные первоначальные сметы для проекта.

Точность

Бюджетные оценки могут иметь более широкий диапазон отклонений, чем поэтапные оценки. Типичный диапазон отклонений для бюджетных оценок составляет от -10% до +25%. Точно так же диапазон дисперсии для поэтапных оценок составляет от ± 5 до ± 15%. Однако предполагаемый аспект будущей работы в поэтапных оценках может отличаться на ±35%.

Важно помнить, что на точность отдельных оценок могут повлиять дополнительные факторы. Например, доступ к более полной информации может помочь вам разработать более точные оценки. Точно так же вам может быть полезно просмотреть оценки и фактические затраты предыдущих проектов, которые по масштабу и стилю аналогичны тому, которым вы сейчас управляете.

Обновления

Бюджетная смета обычно является более фиксированной, чем поэтапная. Хотя для обоих типов оценок важно учитывать непредвиденные расходы и колебания стоимости, бюджетные сметы выделяют определенную сумму денег на каждый месяц или период времени в течение всего проекта. Поэтапные оценки, однако, отдельные оценки для ближайшей работы и будущей работы. Это обеспечивает большую гибкость для обновления оценки по мере того, как вы узнаете больше о том, что требуется для проекта.

Пример бюджетной сметы

Вот пример сметы бюджета:

Hudson Auto Body хочет добавить новое место. Бюджет компании составляет 2 000 000 долларов, и подрядчики ожидают, что проект будет завершен в течение восьми месяцев. Исходя из этого, бюджетная смета составит 250 000 долл. США в месяц в течение восьми месяцев. Однако фактические расходы могут меняться в зависимости от месяца.

Пример поэтапной оценки

Вот пример поэтапной оценки:

Общественная группа Growing Gardens хочет разработать и построить новый молодежный общественный центр. Первоначальные оценки показывают, что краткосрочная работа по проекту составляет 750 000 долларов. Однако для будущей работы организация получает предварительную смету в размере 1 250 000 долларов США. Фактические затраты могут отличаться.

Другие виды оценок

Вот два других распространенных типа оценок, которые вы можете использовать в управлении проектами:

Грубая оценка порядка величины

Грубая оценка порядка величины, или оценка ПЗУ, или приблизительная оценка являются общей оценкой. Клиенты часто запрашивают оценку ROM на начальных этапах проектов, когда они решают, следует ли утвердить проект, исходя из его ожидаемой стоимости и графика. Тем не менее, оценка ROM может быть неточной, поскольку она имеет диапазон отклонений от -25% до +75%, но обычно считается, что это общие оценки, детали которых менеджеры проекта могут обновлять по мере продвижения проекта.

Окончательная оценка

Окончательная оценка — это оценка, основанная на подробном объеме проекта и требующая достаточной информации для определения. Таким образом, руководители проектов часто готовят этот тип оценки на этапе планирования или на поздних этапах. Окончательные оценки часто точны и могут иметь отклонения от -5% до +10% или от -10% до +10%.