Навыки вербального общения: примеры и советы по улучшению ваших навыков

22 октября 2021 г.

Вербальное общение происходит всякий раз, когда вы используете слова для передачи информации, и это может включать как письменные, так и устные слова, а также язык жестов. Сильные навыки устного общения могут укрепить вашу уверенность и помочь вам построить значимые личные и профессиональные отношения.

В этой статье мы определяем навыки вербального общения, объясняем три распространенных типа вербального общения с примерами и исследуем, как эффективно использовать вербальное общение на рабочем месте.

Что такое навыки вербального общения?

Навыки вербального общения относятся к тому, как вы передаете сообщение с помощью слов. Это может включать в себя то, как вы говорите и как вы пишете. Основная цель вербального общения состоит в том, чтобы использовать язык для четкой и краткой передачи информации.

Навыки вербального общения чаще всего используются в трех ситуациях: межличностное общение, групповые беседы и публичные выступления. Межличностное общение относится к непосредственному общению одного человека с другим человеком. Групповые беседы относятся к беседам между относительно небольшим числом людей, а публичные выступления предполагают, что один человек представляет информацию большой группе людей.

Примеры разговорного общения на рабочем месте

Эффективное устное общение имеет решающее значение для обмена идеями и информацией на рабочем месте. Ниже вы найдете примеры трех форм вербального общения.

Межличностные связи

Разговорное общение один на один может иметь место в нескольких ситуациях, в том числе:

• Ежегодные обзоры эффективности с руководителями

• Тренинги для новых сотрудников

• Обновления статуса для руководителей или коллег

• Частные встречи с персоналом для обсуждения проблем или проблем

• Встречи с новыми или потенциальными клиентами для продвижения товаров или услуг

Групповые беседы

Общение, происходящее между более чем двумя людьми, но меньшей аудиторией, может включать следующие ситуации:

• Дружеские беседы с коллегами

• Мозговые штурмы для новых проектов

• Согласование календарей с коллегами при определении сроков и встреч

• Обновления статуса для отдела

Публичное выступление

Общение, в котором участвуют говорящий и большая группа слушающих, может происходить в нескольких ситуациях, в том числе:

• Лекции и выступления

• Обучение большой группы людей

• Презентации (включая письменное общение)

Примеры письменного общения на рабочем месте

Вот несколько примеров эффективного письменного общения на рабочем месте:

• Письма

• электронные письма

• отчеты

• Презентации (которые также включают устное общение)

Как улучшить свои навыки вербального общения

Вот несколько советов по улучшению навыков устного и письменного общения:

1. Обдумайте свое сообщение

Решите, что вы хотите передать во время вашего следующего разговора, презентации или письменного сообщения. Это может включать мозговой штурм или составление списка ключевых моментов, которые вы хотели бы сделать. Просматривая информацию, которой вы хотите поделиться, вы можете быть уверены, что ваше сообщение останется сфокусированным и кратким.

Например, если вы хотите посетить профессиональную конференцию и вам требуется одобрение вашего руководителя, вы можете изучить докладчиков на конференции и определить, какую информацию вы получите, если придете на нее. Обратите внимание на то, как эта информация может помочь вам в выполнении вашей работы. Затем либо подготовьте электронное письмо со всеми этими ключевыми моментами, либо запланируйте личную встречу со своим руководителем, чтобы обсудить этот запрос.

2. Признайте свою аудиторию

При общении помните о своей целевой аудитории и учитывайте ее точку зрения. Ваша целевая аудитория будет диктовать тон вашего общения, а также манеры и другие аспекты вербального общения, которые вы можете использовать для улучшения своего общения.

Например, может быть уместно использовать теплый и знакомый тон с коллегой, которого вы знаете много лет, но новый клиент или руководитель может ожидать более формального изложения ваших идей.

3. Помните о своем невербальном общении

Когда вы общаетесь с помощью устной речи, вы всегда должны обращать внимание на любые невербальные сигналы, которые вы можете изобразить. Сюда входят такие действия, как зрительный контакт, поза, смех, кашель, зевота и выражение лица. Осознание вашей невербальной коммуникации гарантирует, что сообщение, которое вы передаете своими действиями или языком тела, соответствует сообщению, которое вы передаете своими словами.

Например, если вы проводите презентацию на веселую тему, вы можете сознательно подумать о подходящих моментах для улыбки, чтобы ваше невербальное общение соответствовало тону вашей темы.

4. Говорите четко

Прежде чем начать, подумайте, как вы хотите говорить. Отрегулируйте свое дыхание так, чтобы оно оставалось ровным, пока вы говорите, и подумайте, насколько быстро или медленно вам нужно говорить. Четкая речь может улучшить то, насколько хорошо другие понимают вас, и гарантировать, что слова, которые вы говорите, дойдут до вашей аудитории и останутся с ней. Одним из наиболее важных аспектов четкой речи является адаптация к вашей аудитории, обстановке и сообщению, чтобы ваш тон соответствовал информации, которой вы хотите поделиться.

Например, если вы представляете сложную тему аудитории, полной людей, вы можете говорить медленнее и громче, чем на встрече один на один.

5. Тщательно выбирайте письменные слова

Точно так же, как вы говорите ясно, вы также пишете с ясным намерением. Использование схемы, как рекомендовано выше, поможет вам сосредоточиться на теме. Но вы также захотите выбрать слова и фразы, которые подходят для вашей целевой аудитории.

Кроме того, вы должны убедиться, что ваше письменное сообщение не слишком длинное и не содержит ненужных деталей. Точно так же убедитесь, что ваше сообщение не слишком краткое и содержит основные моменты того, что вы пытаетесь сообщить.

Например, если вы информируете супервайзера о своем квартальном прогрессе, вы захотите организовать свой отчет по соответствующим разделам, собрать важные данные для резервного копирования этапов вашего прогресса и включить только информацию, относящуюся к обсуждаемому кварталу.

6. Практикуйте активное слушание

Знайте, когда прекратить говорить, когда вы являетесь «отправителем», и приготовьтесь слушать, когда вы станете «получателем», когда говорит другая сторона. Активное прослушивание гарантирует, что отправитель и получатель в равной степени обмениваются сообщениями и отзывами.

Например, выберите лучший момент в презентации, когда вы могли бы сделать паузу, чтобы предложить аудитории ответить или задать вопросы. Когда вы станете получателем, вы сможете практиковать навыки активного слушания, чтобы отвечать на вопросы или отвечать на отзывы спокойно и эффективно.

7. Подумайте, прежде чем нажать «ответить»

Это можно считать письменным эквивалентом активного слушания, но важно подумать, прежде чем отвечать в письменной форме, особенно если тема вызывает недоумение или споры.

Например, если коллега сообщает по электронной почте, что вы пропустили крайний срок, просмотрите свой календарь, чтобы убедиться, что вы действительно пропустили крайний срок и/или проект действительно был назначен вам. Если с вашей стороны произошло недопонимание, вы можете извиниться и определить приоритет проекта. Если с их стороны произошло недопонимание, вы можете спокойно исправить недоразумение.