9 важных качеств руководителя офиса управления проектами

26 августа 2021 г.

В организациях может быть офис управления проектами (PMO), который наблюдает за стандартизацией процедур и методов создания новых продуктов или услуг. У PMO могут быть исполнительные руководители, чтобы гарантировать, что компания получает выгоду от их задач и усилий, а также для общения с менеджерами и акционерами о методах и операциях проекта. Понимание того, что делают эти лидеры, может помочь вам определить, подходите ли вы для этой роли. В этой статье мы рассмотрим, что такое руководитель PMO, и обсудим девять качеств, которыми могут обладать эти профессионалы.

Кто такой руководитель PMO?

Руководитель PMO, также называемый руководителем офиса управления проектами, является профессионалом, ответственным за успех PMO компании, группы внутри организации, которая занимается организацией и процедурами своих проектов. Они могут контролировать приоритизацию проектов в соответствии с бизнес-целями, объединять проекты в портфолио и разрабатывать процессы управления.

Вместо того, чтобы управлять другими членами команды или их коллегами, руководители PMO управляют стратегическими процессами, которые использует их компания, чтобы сделать их максимально эффективными и воспроизводимыми. Эти специалисты помогают рационализировать и стандартизировать приемы и методы организаций для выполнения проектов. Они также могут нести ответственность за помощь своему работодателю в снижении рисков при решении различных проблем, связанных с проектом. Некоторые из их профессиональных обязанностей могут включать:

• Содействие формированию команды и групповому сотрудничеству

• Предоставление обратной связи и обучение членов PMO

• Прислушиваться к мнению и идеям других

• Помощь командам в решении проблем и управлении конфликтами

• Принятие стратегических решений и решений на основе данных

9 черт лидера PMO

Несмотря на то, что они могут различаться в зависимости от требований проекта своих работодателей и численности их персонала, руководители PMO могут извлечь выгоду из обладания некоторыми из тех же характеристик. Вот список из девяти качеств лидера PMO:

1. Последовательный и надежный

У сильных руководителей PMO может быть множество последовательных и надежных методов, которые они используют для выполнения различных проектов в своей компании или отделе. Это может включать в себя обеспечение того, чтобы все менеджеры проектов выполняли задачи организации в соответствии с одинаковыми стандартами качества. Руководители PMO также могут помочь своим командам распознать и устранить любые повторения или ненужные шаги в проектных процедурах, чтобы гарантировать, что все они будут краткими и эффективными.

2. Честно и прозрачно

Установление честного и прозрачного общения может быть важным аспектом роли руководителя PMO. Как правило, они имеют доступ к прогрессу, бюджету и успеху конкретных проектов, и в их обязанности входит делиться этими знаниями с остальной частью своей команды. Это также может предоставить им адекватную информацию, чтобы определить, какой проект получает определенные ресурсы, и поделиться информацией о ресурсах с руководителями проектов и другими заинтересованными сторонами.

3. Адаптивный

Их роль может потребовать от руководителей PMO адаптации к новым или динамичным ограничениям, элементам и рекомендациям проекта. Эти специалисты могут влиять на проекты и портфели посредством внедрения организационных структур. Это означает, что гибкость и желание адаптировать эти процессы могут помочь проектным группам приспособиться к изменениям в содержании или стиле их работы. Если технический персонал признает ошибки или ошибки в выполнении проекта, руководитель PMO может нести ответственность за адаптацию своего стратегического подхода к решению новых задач.

4. Коммуникативная

Руководители PMO могут создавать и поддерживать открытое общение между супервайзерами и менеджерами, членами технических групп и руководителями проектов. Сильные письменные и устные коммуникативные навыки также позволяют им предлагать четкие отчеты различным заинтересованным сторонам проекта. Эти возможности могут гарантировать, что руководители PMO будут информировать всех о графике проекта, его ходе и любых изменениях, которые могут произойти. Эти специалисты наблюдают и контролируют статус и успех проекта и могут сообщать о своих выводах другим руководителям, руководителям проектов и персоналу. Это означает, что письменная и устная коммуникация может играть неотъемлемую часть их роли.

5. Критически мыслящий и способный решать проблемы

Проблемы могут возникнуть при планировании, выполнении или сдаче проекта, поэтому руководители PMO могут извлечь выгоду из того, что они являются критически мыслящими людьми с острыми навыками решения проблем. Независимо от размера или сложности проекта, эффективный руководитель может определить источник проблемы и разработать стратегии для устранения осложнений. Эти специалисты могут принимать важные решения об организационных структурах и процессах, связанных с созданием инновационных продуктов. Это означает, что способность мыслить критически и аналитически может помочь им эффективно выполнять свои рабочие обязанности.

6. Организованный

Группы PMO, как правило, несут ответственность за процедуры планирования и бюджетирования проектов организации, поэтому для их руководителей важно быть организованными и способными управлять различными сроками. Они могут делегировать профессиональные задачи и расставлять приоритеты, а также следить за тем, чтобы нужные ресурсы направлялись на соответствующие проекты. Руководители PMO также могут поддерживать старших менеджеров при представлении статистики, данных или других ресурсов заинтересованным сторонам и руководителям. Это означает, что их роль может потребовать от них легкого поиска и систематизации информации, связанной с проектом.

Иметь отношение: 31 работа для руководителей проектов

7. Проактивный

Руководители PMO контролируют учетные записи и проекты для организации, поэтому важно, чтобы они оставались вовлеченными и активными, чтобы предвидеть и решать любые частичные проблемы или возможности роста. Они также могут быть первыми, кто возьмет на себя важные задачи PMO, включая централизацию информации в масштабируемом формате или использование инновационных методов стандартизации процессов. Проактивность в этой роли может также включать в себя сбор всего планирования проекта и информации, чтобы инициировать его организацию и завершение.

8. Управление данными

Лидерство с данными и существенными результатами может повлиять на заинтересованные стороны проекта, побуждая их ценить мнения и информацию, которые предоставляют руководители PMO. Данные могут позволить профессионалам подготовить ключевые показатели эффективности, которые помогут их группе PMO поставить хорошо информированные стратегические цели. Ключевые показатели эффективности (KPI) могут включать финансы и бюджетирование, использование и распределение ресурсов, а также управление рисками. Эти специалисты могут установить, какие показатели производительности являются наиболее важными, и создать структуры для управления проектами, ориентированные на эти ключевые показатели эффективности.

9. Восторженный

Хорошие руководители PMO обычно заботятся о своей роли и с энтузиазмом относятся к эффективному управлению проектами. Их страсть к своей работе может помочь им понять, как добиться стабильных и высококачественных результатов, которые могут принести пользу организации в целом. В дополнение к их техническим навыкам и обширным знаниям в области бизнеса эта роль может потребовать настойчивости и самоотверженности, чтобы быть мотивирующим и эффективным лидером.