9 советов по составлению повестки дня встречи

11 марта 2021 г.

Если вы ведете встречи на работе, планирование деталей встречи может помочь обеспечить ее успех. Повестка дня может помочь вам достичь целей встречи и более эффективно управлять своим временем. В этой статье мы объясняем повестку дня собрания и важность определения повестки дня для собраний, а также советы по составлению повестки дня и список того, что следует включить в повестку дня.

Советы по составлению повестки дня

Вот несколько советов, которые помогут вам определить повестку дня для вашей следующей встречи на работе:

1. Попросите внести свой вклад

Вы можете попросить членов команды внести свой вклад в темы для обсуждения во время встречи. Это может помочь вам определить важные темы встречи. Получение информации также может помочь повысить вовлеченность участников собраний, гарантируя, что темы в повестке дня важны для участников собрания.

Если член команды предлагает тему, которую вы решили не включать в повестку дня, вы можете объяснить члену команды свои доводы в пользу исключения этой темы из собрания. Возможно, эту тему лучше оставить другим людям, или она требует большей подготовки. Прямолинейность может помочь вам добиться уважения со стороны членов команды, когда вы устанавливаете повестку дня.

2. Подумайте о цели встречи

Одной из стратегий определения повестки дня может быть определение цели или желаемого результата встречи. Использование целевого подхода может помочь вам определить темы для повестки дня, которые помогут вам достичь целей встречи. Вот несколько примеров достижения целей:

• Выбор нового генерального менеджера. Темы для этой встречи могут включать рассмотрение квалифицированных кандидатов, обсуждение их качеств и голосование за наем кандидата.

• Обновление статуса потенциального нового проекта: повестка дня встречи такого типа может включать описание проекта и обновления проекта, а также время, отведенное для предложений и вопросов.

• Встречи для сплочения команды: вы можете сформировать повестку дня, включающую обновления команды, похвалу высокоэффективным членам команды и тему для продвижения сплочения команды, например управление временем или общение.

• Встречи по решению проблем. Повестка дня встречи, посвященной решению проблемы, может включать определение проблемы и обсуждение возможных решений.

3. Сформулируйте темы как вопросы

Перечисление тем встречи в виде вопросов, на которые участники должны ответить, может помочь вашей команде работать вместе над решением проблем. Пункты повестки дня, сформулированные в виде вопросов, также являются естественным способом получить продуктивные ответы. Это также может помочь вам спланировать дополнительные темы и спрогнозировать время, которое займет каждая тема. Вот несколько примеров:

• Кто должен быть новым генеральным директором? Этот тематический вопрос может привести к соответствующим вопросам для обсуждения, например: «Кто был лучшим кандидатом в менеджеры?»

• Какие последние новости о новом проекте? Ответом на этот тематический вопрос могут быть конкретные обновления проекта или новые проблемы, требующие решения.

• Как команда выступает? Что может помочь команде выступить лучше? Эти тематические вопросы могут помочь вам высказать свое мнение о производительности.

• Какие есть решения для программного сбоя? Формулировка тематического вопроса как просьбы о помощи может побудить вашу команду к совместной работе над предложениями и решениями.

4. Придерживайтесь графика

Когда вы намечаете темы для собрания, вы можете учитывать временные рамки тем, которые вы хотите включить. Например, если проблема требует много обсуждений, чтобы найти решение, вы можете выделить 20 минут для обсуждения и ограничить другие темы встречи пятью минутами. Наличие достаточного количества времени для обсуждения каждой темы может привести к более организованной встрече и лучшему управлению временем.

5. Держите каждую тему актуальной для всех

Когда вы выбираете темы для повестки дня, полезно подумать, кому будет полезно участвовать в обсуждении. Если определенная тема касается только нескольких человек на собрании, может быть лучше сохранить ее для другого времени или отдельной встречи. Обсуждение тем на собрании, актуальных для всех присутствующих, может помочь увеличить взаимодействие с вашей командой на протяжении всего собрания.

6. Обсудите темы заранее

Иногда предварительное обсуждение тем встречи может помочь вам лучше разработать пункты повестки дня, найдя конкретные подтемы для обсуждения. Например, если сбой программного обеспечения влияет на производительность на вашем рабочем месте, вы можете назначить встречу с ИТ-отделом, чтобы получить больше информации о сбое, прежде чем включать сбой в качестве темы встречи.

7. Заранее поделитесь повесткой дня

Вы можете отправить членам команды повестку дня собрания по электронной почте за день до собрания, чтобы помочь им спланировать темы в повестке дня. Предоставление участникам встречи заблаговременного уведомления о темах встречи может дать им время для формулирования тезисов и вопросов. Это может помочь повысить вовлеченность и участие в собраниях на работе.

8. Делитесь заметками о повестке дня после собрания

Вы можете делиться заметками о мероприятиях и результатах встречи, чтобы помочь вам оценить способы улучшения вашей повестки дня. Если результаты встречи связаны с целью встречи, это может быть признаком того, что ваша повестка дня была успешной.

9. Разрешить методы удовлетворения обратной связи

Один из способов проверить эффективность ваших планов собраний — получить отзывы от участников собрания. Вы можете выделить время в конце встречи для обратной связи и вопросов. Вы также можете попросить людей заполнить быстрый анонимный опрос, чтобы оценить, находят ли люди ваши встречи актуальными и интересными.

Что включить в повестку дня

Ниже приведены некоторые элементы, которые вы можете включить в повестку дня встречи:

• Дата и время: включение даты и времени в повестку дня может помочь вам лучше вести учет рабочих собраний. Вы также можете оценить количество времени для обсуждения повестки дня.

• Место: Официальная повестка дня включает место встречи.

• Цель: вы можете указать цель или цель собрания, чтобы свести к минимуму отвлекающие факторы.

• Спикер: По каждому пункту повестки дня вы можете отметить, кто будет представлять тему.

• Темы. Большинство тем собраний попадают в одну из трех категорий: информационные элементы, действия и вопросы для обсуждения.

• Тип обсуждения. Вы также можете указать тип обсуждения и количество времени, отведенное для каждого пункта повестки дня, чтобы упростить управление временем собрания.