9 инструментов Excel для профессионалов (и как их использовать)

11 марта 2022 г.

Excel — это инструмент для работы с электронными таблицами, который профессионалы во многих областях используют для анализа и визуализации данных. Если ваша работа связана с работой с огромными объемами данных, вы можете использовать инструменты Excel для выполнения простых расчетов, отслеживания информации и сортировки данных. В Excel есть много мощных инструментов для различных функций, которые сделают вашу работу проще, быстрее и эффективнее. В этой статье мы объясним, что такое инструменты Excel, в том числе почему они важны и как их можно использовать.

Что такое инструменты Excel?

Инструменты Excel — это важные функции программы Excel, которые позволяют упростить и ускорить организацию чисел и формул данных. Они мощные и полезные для предприятий любого размера. Имея более 500 функций, каждый инструмент решает свою проблему. Некоторые инструменты имеют общие функции, необходимые для любого профессионального использования, в то время как другие выполняют отдельные функции. Независимо от того, работаете ли вы в сфере финансов, здравоохранения или сельского хозяйства, вы, вероятно, будете использовать одни и те же инструменты Excel для выполнения финансового анализа и других функций.

Почему инструменты Excel важны?

Инструменты Excel — это функция программ Excel. Они помогают предприятиям выполнять различные функции, от анализа запасов до составления бюджета и организации данных. Работодатели и сотрудники могут использовать самые популярные инструменты структурированных данных для оптимизации процессов, что повышает производительность и прибыльность. Они также помогают решать сложные бизнес-задачи с помощью инновационных надстроек и надстроек. Разработчики Excel постоянно разрабатывают расширения и системы, помогающие в повседневных задачах работы с электронными таблицами. Вот несколько причин, по которым инструменты Excel важны:

Повышает эффективность и производительность

Инструменты Excel повышают производительность, позволяя повысить эффективность работы с большими объемами данных и расчетов. Вы можете использовать несколько инструментов для быстрого заполнения, ввода, сохранения, сортировки и анализа данных. Обладая передовыми знаниями, вы можете выполнять сложные вычисления, повышающие производительность. Инструменты также позволяют писать формулы для выполнения расчетов и оптимизации рабочего процесса.

Улучшает организацию данных

Инструмент электронных таблиц позволяет собирать и систематизировать данные. Если у вас есть большие объемы повторяющихся данных, которые вы хотите упорядочить и проанализировать, вы можете использовать различные инструменты, которые могут сортировать, фильтровать и автоматически генерировать данные в зависимости от ваших потребностей. С помощью расширенных инструментов вы можете выполнять любые задачи, такие как выполнение расчетов, сортировка информации и соответствующий анализ и перенос ее на графики и другие диаграммы для лучшей визуализации.

Оттачивает ваш набор навыков

Пользователи Excel могут извлечь выгоду из использования Excel, поскольку это помогает улучшить результаты работы. Вы научитесь оттачивать свои навыки и продвигаться по карьерной лестнице. Инструменты позволяют:

• Визуализируйте, анализируйте, манипулируйте и оценивайте данные

• Создавайте уравнения, используя данные компании, такие как бюджеты, рабочий процесс и эффективность проекта.

• Создавайте электронные таблицы, систематизируйте данные и предлагайте решения проблем, влияющих на компанию.

• Создавайте системы отслеживания, помогающие контролировать такие операции, как рабочие процессы.

Предоставляет возможности для продвижения

Люди, которые могут использовать несколько инструментов Excel, могут быть ценными активами для любого бизнеса. Использование инструментов Excel для анализа, расчета и визуализации данных означает, что вы эффективны, образованы, квалифицированы и надежны в своей работе. Когда вы являетесь ценным сотрудником для организации, вы, скорее всего, найдете лучшую работу с возможностями для продвижения по службе.

Облегчает работу для всех

Инструменты Microsoft Excel позволяют работать и выполнять проекты быстрее, экономя время, энергию и ресурсы. Это означает, что вы можете получать результаты и выполнять сложные расчеты вовремя, что помогает оптимизировать рабочий процесс. Когда вы работаете быстрее, вы более продуктивны. Сотрудникам обычно нравится работать в среде, где они могут использовать имеющиеся инструменты и оборудование для облегчения работы.

9 инструментов Excel для ваших профессионалов

Вот список инструментов Excel и способы их использования в ваших профессиональных приложениях:

1. Мгновенное заполнение

Функция мгновенного заполнения Microsoft Excel позволяет легко вводить данные на лист Excel на основе смежных шаблонов данных. Flash fill проверяет окружающие данные и заполняет определенный диапазон на основе своих выводов. Например, если вам нужно по-другому расположить имена работников или продуктов, мгновенное заполнение поможет вам сделать это за считанные секунды.

Чтобы использовать мгновенное заполнение, создайте один или несколько пустых столбцов рядом с существующими данными. Введите данные, которые вы хотите видеть в столбце. Подождите, пока флэш-заполнение найдет данные и введет их автоматически. Если введенные данные неверны, отредактируйте неверные записи и позвольте инструменту заполнить их соответствующим образом.

2. Фильтруйте и рассчитывайте с помощью таблиц

Если вы работаете с длинными списками данных, вы можете использовать функцию «Форматировать как таблицу», которая поможет вам сортировать и фильтровать данные. Для этого найдите функцию «Форматировать как таблицу» в области стилей на вкладке «Главная». На вкладке «Инструменты» > «Дизайн» вашей таблицы установите специальное форматирование для строк и столбцов в таблице. Чтобы добавить строку итогов, нажмите «Строка итогов». Появится раскрывающееся меню, из которого вы можете выбрать любую функцию, которую хотите применить к этому столбцу данных.

3. Выпадающие списки

Если вы вводите данные в формате списка, который содержит ту же информацию. Вы можете ввести его автоматически, используя выпадающий список. Например, если вы назначаете отдельные проекты своей команде, вы можете перечислить их задачи и использовать раскрывающийся список для ввода их имен вместо того, чтобы вводить их вручную. Чтобы ввести те же данные, нажмите на ячейку и нажмите «Alt» и стрелку вниз, и появится список содержимого из ячеек над текущими ячейками.

Выберите запись, которую вы хотите применить в этой ячейке, и нажмите «Ввод». Чтобы добавить пользовательский список, введите список на втором листе и выберите диапазон и имя, используя поле имени. Выберите столбец, который вы хотите добавить в список, и выберите «Данные > Проверка данных». Установите его в список и выберите диапазон имен в качестве источника.

4. Условное форматирование

Люди часто просматривают данные на листах и ​​используют условное форматирование для поиска ограниченных объемов данных, которые не соответствуют их ожиданиям. Например, если вы просматриваете список неоплаченных счетов, вам нужно сосредоточиться на уникальных счетах с чрезмерно большими суммами, чем значения, попадающие в нормальный диапазон.

Условное форматирование позволяет сосредоточиться только на исключительных данных, требующих дополнительного внимания. Чтобы сосредоточиться на конкретных данных, определите исключения, которые вы хотите просмотреть, и создайте правила для изоляции этих данных в своей книге. Условное форматирование является динамическим, и форматирование обычно изменяется автоматически вместе с данными.

5. Изолируйте переменные данные

При работе с данными, которые со временем меняются, например с налогами, лучше поместить их на отдельный лист для упрощения проверки, отслеживания и обновления. Например, вы можете поместить налоговую ставку в отдельную ячейку над рабочим листом и четко обозначить ее.

Вы можете использовать другой шрифт или цвет, чтобы различать его, и ссылаться на значение в этой ячейке во время вычислений вместо того, чтобы помещать значение в вычисление. Другие люди, использующие программу, могут определить налоговую ставку, обратившись к помеченной ячейке. При изменении ставок вам нужно отредактировать только одну ячейку, а не все расчеты.

6. Добавьте несколько строк

Если вы хотите добавить несколько строк между существующими строками с помощью Excel, вы можете использовать сочетание клавиш «Ctrl, Shift +» или выделить нужное количество строк. Если вы работаете с большим числом, вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши и вставить. Эта техника проста, быстра и эффективна.

7. Соответствие индекса

Сопоставление индексов позволяет точно и эффективно извлекать данные из большого набора данных. Инструмент делает утомительные, мирские задачи простыми и быстрыми. Вы можете искать значения в любом месте таблицы независимо от их положения. Если у вас есть один рабочий лист со списком продуктов, разделенных на такие столбцы, как «доход», «прибыль» и «название продукта», а на другом листе у вас есть список продуктов, которые вы хотите узнать, принесли доход, может помочь сопоставление индексов. вы легко получаете эти данные.

8. Показать итог для чисел с помощью быстрого анализа

Инструмент быстрого анализа помогает отображать данные различными способами для облегчения анализа и просмотра. Быстрый анализ позволяет форматировать, вычислять и суммировать числа, а также создавать диаграммы, таблицы и спарклайны. Он также является динамическим, что означает, что общее значение изменяется в зависимости от изменений, внесенных в ячейки. При работе с диаграммами вы можете решить, использовать ли гистограммы с группировкой, круговую диаграмму или столбчатую диаграмму с кластеризацией.

Инструмент отображает расчеты ниже или рядом с вашими числами, в зависимости от ваших потребностей. Для этого выберите ячейки, содержащие числа, которые вы хотите вычислить. Нажмите кнопку «Быстрый анализ» в правом нижнем углу выделения. Выберите нужную функцию, например форматирование, создание диаграмм или таблиц или расчет итогов, и нажмите «Применить».

9. Проверка данных

Чтобы помочь вам свести к минимуму или устранить ошибки, в Excel есть инструмент, который помогает вам контролировать то, что вы можете вводить в ячейку, например числовой предел, чтобы гарантировать, что вы не вводите неправильные числа. Например, вы можете установить правило, которое ограничивает ввод данных трехзначными числами от 100 до 999. Если вы введете что-то другое, Excel выдаст «недопустимый идентификатор заказа» и объяснит, что вам нужно сделать.

Проверка данных также помогает выявлять изменения в ваших данных и исправлять их, прежде чем предпринимать важные действия, например отправлять документ клиентам или партнерам. Чтобы использовать проверку данных, откройте диалоговое окно проверки данных и выберите одну или несколько ячеек для проверки. Создайте правило проверки на вкладке настроек и нажмите «ОК». Добавьте входное сообщение, если вы хотите отобразить сообщение, объясняющее разрешенные данные в любой данной ячейке. Включите предупреждение об ошибке, чтобы вы знали, когда вводите неверные данные в ячейку.