8 типов документов для нового найма для процесса адаптации

19 августа 2021 г.

Когда организации делают предложение о работе, это может быть интересно как для кандидатов, так и для работодателей. Принятие кандидатом предложения инициирует процесс найма, в ходе которого новые сотрудники узнают о своих обязанностях, соглашаются выполнять определенные требования и лучше понимают свою роль. Чтобы завершить процесс найма, новым членам команды обычно необходимо просмотреть и заполнить документы, в которых излагаются условия их работы. В этой статье мы обсудим, что такое документы для нового найма, и перечислим различные типы документов для нового найма, с которыми могут столкнуться как специалисты по кадрам, так и кандидаты в процессе адаптации сотрудников.

Что такое новые документы о приеме на работу?

Документы для нового найма включают в себя все документы, которые организации и специалисты по кадрам (HR) используют для инициирования предложения о работе, приема новых членов команды и обработки их адаптации. Эти документы охватывают различные аспекты трудоустройства, в том числе компенсацию нового сотрудника, льготы, описание работы и их согласие на таких условиях. Кроме того, документы для нового найма могут включать государственные формы, устанавливающие юридические данные о трудоустройстве нового сотрудника. Отсюда эта бумажная работа позволяет всем заинтересованным сторонам, включая новых членов команды и лидеров, сформировать четкое понимание своих обязательств в отношении трудоустройства.

8 типов документов для нового найма

Существуют различные типы документов для нового найма, поскольку процесс адаптации сотрудников требует, чтобы новые члены команды просмотрели, заполнили и подписали несколько документов, которые затем обрабатываются работодателями. С помощью этих документов сотрудники могут узнать о юридических положениях, ожиданиях работодателя в отношении них, о том, на какие льготы и компенсации они имеют право и как работают организационные политики. Имея в виду эти разные цели, вот несколько типов документов, с которыми вы можете столкнуться в процессе найма:

1. Форма заявки

Когда кандидаты подают заявку на открытую вакансию, они обычно представляют форму заявки, которая включает важную информацию, такую ​​как номер телефона, адрес, статус приемлемости для трудоустройства и базовую квалификацию. Эта форма обычно появляется в дополнение к резюме кандидата и сопроводительному письму, и менеджеры по персоналу могут использовать ее в качестве внутреннего справочника при приеме на работу нового сотрудника. Отсюда форма заявления обычно становится частью дела сотрудника и служит записью о начале его отношений с организацией.

2. Письмо-предложение

Организации обычно отправляют письма с предложениями кандидатам, которых они хотят нанять. Эти документы могут включать такие детали, как ставка вознаграждения нового сотрудника, дата начала его работы, что может входить в его обязанности, а также основное описание льгот, на которые они могут иметь право. Когда сотрудники подписывают письмо с предложением, это означает, что они принимают предложение и инициирует всеобъемлющий процесс найма. Как и формы заявлений, письма с предложениями часто становятся частью файла сотрудника, и специалисты по персоналу могут хранить их в качестве записи.

3. Трудовой договор

После принятия предложения о приеме на работу новым сотрудникам, возможно, придется рассмотреть и подписать контракт, в котором излагаются их должностные обязанности, обязательства и то, что работодатель ожидает от них. Контракты часто узаконивают детали заработной платы, точное расписание сотрудника и правила в отношении больничных, отпуска или оплачиваемого отпуска (PTO). Кроме того, в контрактах могут быть указаны срок найма, процедуры продления контракта, протокол увольнения и условия увольнения.

4. Документы о льготах

Когда сотрудник имеет право на получение пособий в рамках своей новой роли, ему обычно приходится просматривать и заполнять документы, которые включают его в программы медицинского обслуживания, страхования по инвалидности и пенсионных накоплений, среди прочего. Эти документы могут предлагать новым сотрудникам различные варианты получения льгот, которые они могут выбрать. Отсюда члены отдела кадров могут обрабатывать эти документы, чтобы новые сотрудники имели доступ к преимуществам в разумные сроки.

5. Налоговые формы

Новые сотрудники обычно должны заполнять налоговые формы от правительства штата и федерального правительства, которые подтверждают их занятость, устанавливают правила удержания налогов и обозначают их статус подачи как активных сотрудников. Этот тип документов включает такие формы, как форма W-4, которая определяет федеральный подоходный налог работника. В налоговых формах сотрудников могут попросить предоставить информацию о других источниках дохода, независимо от того, являются ли они частью совместного или единого домохозяйства, и хотят ли они удерживать дополнительные средства из своей зарплаты сверх тех, которые требуются по закону.

6. Формы расчета заработной платы

Организации обычно просят новых сотрудников заполнять формы начисления заработной платы, которые гарантируют, что они будут получать компенсацию регулярно и своевременно. В этих формах сотрудникам может быть предложено установить предпочтительные платежи, и часто в качестве одного из этих вариантов может быть форма прямого депозита, которая позволяет работодателю платить сотруднику напрямую посредством регулярного депозита на его банковский счет. Для сравнения, с помощью этих форм сотрудники могут также запросить получение зарплаты вместо прямого депозита и разместить свои средства на разных счетах, если они того пожелают.

7. Справочник сотрудника

В процессе адаптации организации могут попросить новых сотрудников просмотреть и подписать копию своего руководства, в котором содержится информация о конкретных правилах на рабочем месте, правилах поведения сотрудников и конкретных организационных процедурах. Справочники для сотрудников могут служить полезным справочником для специалистов, когда у них возникают вопросы, а также могут выступать в качестве инструмента, гарантирующего соблюдение политики организации. Когда сотрудники подписывают справочники, это обычно означает, что они признают эти политики и соглашаются их соблюдать.

8. Медицинский и экстренный контактный лист

Организации часто требуют, чтобы новые сотрудники предоставляли основную медицинскую информацию и экстренные контакты. Это помогает как работникам, так и работодателям подготовиться к чрезвычайной ситуации. Например, если сотруднику требуется неотложная медицинская помощь во время работы, работодателям может быть полезно иметь контактную информацию семьи сотрудника, чтобы они могли предупредить их о ситуации. Кроме того, при необходимости работодатели могут предоставить основную медицинскую информацию, такую ​​как список аллергий сотрудника, группам реагирования.