8 типов бухгалтерских документов, которые вы должны знать

Работа в бухгалтерии может предложить стабильную работу и конкурентоспособную заработную плату. Существует множество различных типов бухгалтеров и областей бухгалтерского учета, что означает, что бухгалтеры обычно используют несколько видов документов для выполнения своих должностных обязанностей. Если вам нравится работать с числами и у вас есть базовые знания в области бизнеса или финансов, карьера в области бухгалтерского учета может быть идеальной для вас. В этой статье мы исследуем восемь типов бухгалтерских документов и рассмотрим, как их используют бухгалтеры.

Что такое бухгалтер?

Бухгалтер — это специалист по финансам, который помогает клиентам систематизировать свои финансовые записи. Бухгалтеры могут работать со своими клиентами над подготовкой финансовых отчетов, анализом финансовых записей, регистрацией налогов и созданием бюджетов. Многие бухгалтеры работают в бухгалтерских фирмах, но они также могут работать в конкретной компании или организации в качестве штатного сотрудника. Существует множество различных типов бухгалтерского учета, а это означает, что, как правило, есть несколько возможностей найти работу бухгалтером в ряде отраслей. Независимо от того, где они работают, бухгалтеры, как правило, имеют обширный опыт работы в области финансов и подготовку по принципам, технологиям и законам бухгалтерского учета.

Вот несколько областей, в которых могут специализироваться бухгалтеры:

• Финансовый учет

• Налоговый учет

• Управленческий учет

• Общественного учета

• Государственный учет

• Судебно-бухгалтерская экспертиза

• Внутренний аудит

Чем занимается бухгалтер?

Основная обязанность бухгалтера заключается в оказании помощи своим клиентам в управлении своими финансами. Поскольку в бухгалтерском учете есть много разных специальностей и областей, конкретные должностные обязанности бухгалтера могут различаться в зависимости от клиентов, на которых они работают, или отрасли, в которой работают их клиенты. Однако большинство бухгалтеров имеют возможность подготавливать финансовые документы и давать советы по финансовым решениям. своим клиентам, будь то частные лица или организации. Это может включать анализ финансовых данных для включения в отчеты, создание балансовых отчетов и других документов, а также предоставление рекомендаций о том, как клиент может улучшить свое финансовое положение.

Вот еще несколько общих должностных обязанностей, которые выполняют бухгалтеры:

• Поддержание точности в письменных финансовых документах

• Встреча с клиентами для обсуждения финансовых целей и действий

• Подготовка налоговых деклараций и подача налоговой декларации

• Наблюдение за финансовыми операциями учреждения для разработки финансовой стратегии

• Выполнение прогнозирования и анализа рисков

8 видов бухгалтерских документов

Вот восемь типов документов, которые бухгалтеры используют в своей работе:

Выставленный счет

Счет-фактура представляет собой запись кредитных транзакций от продажи или покупки. Некоторые бухгалтеры могут также называть счет-фактуру счетом после того, как он получен покупателем в транзакции. Счета-фактуры создаются всякий раз, когда клиент продает или покупает что-то в кредит, чтобы отслеживать, сколько денег у клиента на самом деле есть. Бухгалтеры обычно готовят несколько копий при создании счета-фактуры, чтобы гарантировать, что клиент и покупатель или продавец оба получат его.

Кассовое авизо

Кассовый авизо – это документ, в котором фиксируются продажи и покупки за наличные. Кассовые авизо могут содержать все продажи или покупки за наличные, в которых участвует клиент, и могут обновляться в течение года. Предприятие, покупающее что-либо за наличные, также может создать кассовый авизо для отображения всех подробностей, касающихся транзакции, включая то, что было продано, сколько было продано, использовалась ли скидка и какую цену заплатил покупатель. Бухгалтеры также могут ссылаться на кассовые авизо во время аудита, чтобы убедиться, что кассовая книга клиента соответствует кассовому авизо.

Квитанция

Квитанция — это письменное доказательство того, что платеж был произведен по счету за транзакцию. Бухгалтеры часто используют квитанции при работе с бизнес-клиентами, поскольку квитанции являются эффективным способом отслеживания бизнес-транзакций, особенно когда бизнес участвует в нескольких транзакциях за один период времени. Обычно существует как минимум две копии каждой квитанции: одна для клиента, совершающего покупку, а другая для финансовой отчетности продавца.

Квитанция может содержать такую ​​информацию, как цена, которую платит покупатель, какие продукты продаются, дата транзакции, способ оплаты покупателя и его имя.

Оплата в квитанции

Платежная квитанция — это письменная запись о банковском депозите. Бухгалтеры могут использовать платежные квитанции для записи даты внесения депозита, лица, внесшего депозит, и суммы депозита. При использовании расчетного листа кто-то может заполнить форму с необходимой информацией и принести ее в свой банк вместе с денежным депозитом. Затем кассир банка может подписать и проштамповать оплату на квитанции и вернуть ее лицу, вносившему депозит, который может передать ее своему бухгалтеру для включения в свои финансовые отчеты.

Проверить

Чек — это ордер на определенную сумму денег, которую банк может выплатить тому, кому он адресован. Банки обычно выдают книги чеков клиентам, которые открывают у них счета, которые затем могут выписывать чеки для таких транзакций, как покупка продуктов и оплата услуг. Чек отображает сумму денег, которую эмитент хочет передать получателю, имя получателя, причину транзакции и подпись эмитента.

Бухгалтер может просмотреть чековые книжки клиента в конце периода, чтобы убедиться, что все транзакции по чекам соответствуют их записям, и определить, есть ли у клиента какие-либо чеки, которые еще необходимо обналичить в банке.

Долговое извещение

Дебетовая записка — это документ, который компания может отправить другой стороне, которая должна им деньги, чтобы показать, сколько они должны. Дебетовые заметки обычно содержат дату и сумму транзакции, имя покупателя и причину снятия денег с его счета. Многие предприятия используют дебетовые заметки для отслеживания транзакций, за которые они переплачивают, или в случаях, когда от них требуется вернуть продукты поставщику для возмещения.

Например, если компания заказывает партию материалов у поставщика и замечает, что некоторые из материалов имеют дефекты, они могут вернуть эти материалы вместе с дебетовой запиской, в которой указана стоимость этих материалов, которую поставщик должен возместить компании.

Кредит-нота

Кредит-нота функционирует аналогично дебетовой ноте, но используется, чтобы показать, сколько денег один человек дает другому в кредит. Кредит-ноты чаще всего используются предприятиями, которые участвуют в регулярных транзакциях и принимают возвраты на свои продукты. Когда клиент возвращает продукт, компания может отправить ему кредит-ноту на сумму, которую он заплатил в качестве возмещения за свою покупку.

Бухгалтеры также могут использовать кредит-ноты для отслеживания кредита, выдаваемого бизнесом, чтобы гарантировать, что их средства могут поддерживать любые кредитные транзакции, в которые они вступают.

Ваучер

Ваучер — это документ, который бухгалтеры готовят для записи хозяйственных операций. Бухгалтеры могут использовать ваучеры для записи бухгалтерских проводок, показывать, какие счета должны быть дебетованы или кредитованы, и идентифицировать любую важную информацию из исходных документов, к которым бухгалтер имеет доступ. Существуют кассовые ваучеры, которые бухгалтеры создают, когда клиент получает оплату наличными, и безналичные ваучеры, которые регистрируют транзакции, не связанные с наличными деньгами, например, продажи в кредит.