8 шаблонов отчетов о расходах в Excel для рассмотрения

11 марта 2022 г.

Многие компании отслеживают деловые расходы для поддержки финансовой информации в ежеквартальных или годовых отчетах о расходах. Физические лица также используют эти отчеты для возмещения расходов, связанных с бизнесом, и получения финансового возмещения. Изучение различных типов отчетов о расходах может помочь вам определить, какой отчет идеально подходит для использования вами или вашей компанией. В этой статье мы обсудим, что такое отчеты о расходах, рассмотрим восемь типов шаблонов отчетов о расходах, которые вы можете использовать в Excel, и изучим несколько советов, которые помогут вам выбрать правильный шаблон.

Что такое отчет о расходах?

В отчете о расходах отслеживаются различные деловые расходы, которые могут быть понесены отдельными лицами или отделами. Это помогает финансовому отделу компании отслеживать и возмещать деловые расходы. Специалисты по финансам или бухгалтерскому учету также используют отчеты о расходах для подтверждения цифр, указанных в финансовых отчетах, таких как:

• Бухгалтерский баланс

• Справка о доходах

• О движении денежных средств

8 типов шаблонов отчетов о расходах для Excel

Ознакомьтесь с этими восемью различными типами шаблонов отчетов о расходах, чтобы определить, какой шаблон Excel подходит вам и вашей компании:

1. Базовый отчет о расходах

Базовый отчет о расходах полезен из-за своей простоты и настраиваемых параметров. Этот тип отчета идеально подходит для малых и средних компаний, поскольку он включает в себя важную информацию отчета о расходах, и специалисты по финансам могут настроить этот отчет в соответствии с различными потребностями компании. Элементы, учитываемые в этом шаблоне, включают:

• Дата оплаты

• Способ оплаты

• Для кого был платеж

• Описание расходов

• Сумма расходов

• Итого перечисленных расходов

2. Отчет о расходах по проекту

Этот тип отчета может помочь компании или руководителю проекта отслеживать расходы, связанные с проектом. Это помогает руководителям проектов оставаться в пределах установленных затрат по проекту и согласовывать все расходы. Многие компании также указывают требование о сохранении квитанций для подтверждения заявлений о расходах. Некоторые статьи, которые обычно указываются в этом типе отчета, включают стоимость авиабилетов, проезда, проживания или места проведения мероприятия. Общие элементы, добавленные в этот шаблон, включают:

• Название проекта

• Период расходов

• Личная информация

• Дата оплаты

• Описание расходов

• Сумма расходов

• Категории расходов

• Примечания

• Итоговая информация

• Финансовые авансы

• Общая информация о расходах

3. Отчет о командировочных расходах

Отчет о командировочных расходах помогает специалистам отслеживать любые расходы, связанные с деловыми поездками, и требовать их возмещения. Этот шаблон полезен для любого бизнес-профессионала, который часто путешествует по работе. Использование этого шаблона может помочь вам организовать расходы на проживание, питание, транспорт и пробег, что поможет финансовым специалистам быстро просмотреть и возместить эти расходы. Общая информация в этом шаблоне включает:

• Информация о компании

• Личная информация

• Цель поездки

• Суточные и командировочные

• Дата оплаты

• Описание расходов

• Отсортированные суммы расходов

• Итоговая информация

• Итого отсортированных расходов

• Сумма отчета о расходах

4. Отчет о расходах подрядчика

Некоторые компании используют сторонних подрядчиков для завершения строительства или других проектов для своей компании. Использование отчета о расходах подрядчика может помочь компании отслеживать расходы, связанные с третьими сторонами, возмещать расходы и точно компенсировать подрядчикам. Это также может помочь менеджерам проектов организовывать и отслеживать расходы по различным проектам. Некоторая информация, учитываемая в этом отчете, включает:

• Дата подачи претензии

• Информация о компании-подрядчике

• Имя подрядчика

• Период расходов

• Дата расхода

• Описание расходов

• Сумма расходов, включая налоги

• Сумма налога на добавленную стоимость (НДС)

• Общая информация отчета о расходах

5. Бюджет мероприятия и отчет о расходах

Этот тип шаблона может помочь вам отслеживать все расходы, связанные с мероприятием. Профессионалы, которым может быть полезно использовать этот шаблон, включают в себя организаторов мероприятий, координаторов проектов, помощников по организации мероприятий, управляющих объектами или других специалистов, которые планируют корпоративные мероприятия. Это также может помочь профессионалам привести мероприятие в соответствие с установленным бюджетом и сроками. Крупные компании также могут извлечь выгоду из этого типа шаблона из-за подробных категорий расходов. Некоторая общая информация в этом отчете включает:

• Информация о месте проведения мероприятия

• Детали украшения

• Информация о рекламе

• Сведения о закусках

• Разные детали

• Смета расходов

• Фактические расходы

• Промежуточные итоги категории

• Ориентировочные расходы на мероприятие

• Итого по фактическому событию

6. Журнал пробега и отчет о расходах

Использование этого типа отчета о расходах может помочь сотрудникам отслеживать пробег, если они ездят на работу на личном автомобиле. Это может помочь компании сэкономить на расходах на техническое обслуживание автомобиля или других командировочных расходах. Профессионалы, которые часто используют свои личные автомобили для работы, включают коммивояжеров, руководителей заводов, помощников руководителей или руководителей проектов. Информация, обычно вводимая в этот отчет, включает:

• Информация о сотрудниках

• Информация об автомобиле

• Скорость пробега

• Период путешествия

• Даты поездки

• Начальное местоположение

• Назначения

• Цель поездки

• Начальный пробег автомобиля

• Конечный пробег автомобиля

• Информация о промежуточном пробеге

• Информация о промежуточной ставке

• Общий пробег за период

• Общая сумма возмещения командировочных расходов за период

7. Отчет о расходах по времени

Профессионалы бизнеса обычно составляют отчеты о расходах по времени еженедельно, ежемесячно, ежеквартально или ежегодно. Этот отчет часто включает отдельные разделы для расходов, оплаченных сотрудником, и расходов, оплаченных с использованием кредитной карты компании. Некоторые компании еженедельно и ежемесячно отслеживают эти расходы, чтобы предотвратить ошибки в бухгалтерском учете и повысить точность квартальных или годовых финансовых отчетов. Общие элементы, охватываемые этим шаблоном, включают:

• Информация о сотрудниках

• Информация о менеджере

• Цель расходов

• Период расходов

• Подробная информация о расходах, оплаченных сотрудником

• Подробная информация о расходах, оплаченных кредитной картой компании

• Итоговая информация

• Детализированные коммерческие расходы

• Общая сумма возмещения

• Строка подписи сотрудника

• Авторизация официальной строки подписи

8. Форма возмещения расходов

Этот тип формы позволяет сотрудникам требовать возмещения общих деловых расходов. Использование этой формы полезно для лиц, которые редко заполняют формы такого типа. Многие компании также добавляют напоминание о включении квитанций в подтверждение заявлений о расходах. Общие элементы, добавляемые в эту форму, включают:

• Информация о сотрудниках

• Период расходов

• Информация о менеджере

• Цель расходов

• Детализированные расходы

• Строка подписи сотрудника

• Общая информация о возмещении

• Утверждение официальной строки подписи

Советы по выбору шаблона отчета о расходах в Excel

Понимание того, как выбрать правильный шаблон отчета о расходах, может помочь вам быстро учесть бизнес-расходы и получить возмещение этих расходов. Ознакомьтесь с этими советами, чтобы выбрать идеальный шаблон для возмещения расходов:

• Определить вид расходов. Анализ цели расходов может помочь вам определить, являются ли они общими расходами, расходами на поездки, мероприятия или расходы, связанные с подрядчиком.

• Проконсультируйтесь с финансовой командой. Сотрудничество с финансовой или бухгалтерской командой может помочь вам легко определить, какой тип отчета о расходах они предпочитают.

• Просмотрите предыдущие отчеты о расходах. Изучение других отчетов о расходах может помочь вам определить, какой отчет подходит именно вам, и помочь вам точно заполнить отчет о расходах правильной информацией.