8 обязательных навыков административного помощника
25 ноября 2020 г.
Многие компании в разных отраслях ищут кандидатов с навыками административного помощника. Помощники по административным вопросам являются неотъемлемой частью любого рабочего места, помогая другим добиться успеха в работе. Навыки, необходимые для управления административными задачами, требуют практики и развития. В этой статье вы узнаете восемь советов, которые помогут вам определить навыки, которые вам нужны, и как выделить их в своем резюме.
Подробнее: Узнайте о том, как стать помощником администратора
Что такое навыки административного помощника?
Навыки административного помощника связаны с организацией и эффективным управлением рабочим местом. Помощники по административным вопросам выполняют важные вспомогательные функции, помогая вести списки контактов, общаться от имени руководителей, планировать встречи и многое другое. Они часто работают с руководителями, менеджерами и другими коллегами, чтобы предоставить им ресурсы, необходимые для выполнения их обязанностей. Независимо от того, начинаете ли вы свой первый поиск работы или меняете профессию, сильные административные навыки помогут вам преуспеть в роли поддержки.
Примеры навыков административного помощника
Навыки административного помощника могут различаться в зависимости от отрасли, но следует развивать следующие или наиболее важные способности:
Письменное сообщение
Вербальная коммуникация
Организация
Тайм-менеджмент
Внимание к детали
Решение проблем
Технология
Независимость
1. Письменное общение
Коммуникабельность — очень необходимый навык практически в любой сфере. Эти навыки включают в себя все, от составления электронных писем до написания сообщений в социальных сетях для компании. Сильные навыки письменного общения улучшают качество офисной корреспонденции и могут быть особенно полезны, когда вам нужно составлять письма, речи или служебные записки для руководителя. Примеры навыков письменного общения включают правильную грамматику и профессиональный тон при написании электронных писем и сообщений на рабочем месте среди других форматов.
Подробнее: Навыки общения: определение и примеры
2. Вербальное общение
Помощники по административным вопросам могут поддерживать все рабочее место и должны иметь возможность регулярно переписываться с коллегами и руководителями. Вербальные навыки полезны при разговорах по телефону или лично, при участии в совещаниях и при общении с клиентами. Примеры навыков вербального общения включают умение слушать и реагировать надлежащим образом, а также использование правильного тона в зависимости от ситуации.
Подробнее: Навыки активного слушания: определение и примеры
3. Организация
Организация важна на рабочем месте, особенно для помощников, которые работают в офисе. Помощники по административным вопросам часто управляют многими задачами и информацией одновременно. Помощники по административным вопросам, которые напрямую поддерживают руководителя, также должны иметь возможность вести свой календарь. Многие помощники по административным вопросам также работают с системой управления файлами либо физически, либо на компьютере, и должны уметь хранить и извлекать файлы. Примеры организационных навыков включают планирование, делегирование полномочий и делопроизводство.
4. Тайм-менеджмент
Тайм-менеджмент — это способность быть пунктуальным и планировать свое время так, чтобы вы могли выполнить все поставленные задачи. Помощники по административным вопросам обычно имеют полные списки дел и должны быть в состоянии эффективно управлять своим временем, чтобы завершить свои обязанности к установленному сроку. Те, у кого есть хорошие навыки тайм-менеджмента, пунктуальны, соблюдают сроки, корректируют приоритеты, когда возникают непредвиденные проблемы, и планируют свои дни для продуктивности.
Подробнее: Навыки тайм-менеджмента: определение и примеры
5. Внимание к деталям
При внимательном отношении к деталям вы сможете замечать пропущенные подписи, вовремя выполнять рабочие задания и писать профессиональные электронные письма без орфографических ошибок. Коммуникации в офисе иногда бывают конфиденциальными и требуют пристального внимания к адресам электронной почты и информации. При выполнении обязанностей по вводу данных помощники по административным вопросам должны иметь возможность неоднократно предоставлять правильную информацию. Помощник по административным вопросам может проявлять внимание к деталям при просмотре корреспонденции, подаче отчетов и выполнении повседневных обязанностей.
6. Решение проблем
Когда графики меняются или возникают новые проблемы, способность решать проблемы бесценна. Занятый помощник по административным вопросам, скорее всего, столкнется с неожиданными препятствиями. Если они могут думать быстро, быть гибкими и мыслить творчески, они могут легко решать проблемы. Хороший специалист по решению проблем также готов обратиться за помощью и сотрудничать с членами команды для преодоления трудностей. Обсуждение, компромисс и устойчивость являются бесценными составляющими решения проблем.
Подробнее: Навыки решения проблем: определение и примеры
7. Технология
Любой, кто выполняет большую часть своей работы на компьютере, скорее всего, нуждается в опыте и навыках, связанных с технологиями. Помощники по административным вопросам должны быть знакомы с программным обеспечением Microsoft Office или аналогичными пакетами, включая текстовые процессоры, электронные таблицы и инструменты для создания публикаций. Кроме того, им может потребоваться отправлять факсы, сканировать документы или вводить данные в систему управления взаимоотношениями с клиентами. Удобство работы с браузерами, программным обеспечением и операционными системами поможет вам добиться успеха на рабочем месте в качестве административного помощника.
Подробнее: Компьютерные навыки: определение и примеры
8. Независимость
Этот навык также известен как способность работать автономно. Вы должны уметь обрабатывать информацию, следовать инструкциям и выполнять задачи с минимальным контролем. Помощники по административным вопросам могут быть единственными членами команды, которые поддерживают рабочее место, поэтому независимость помогает им правильно выполнять задачи с небольшой помощью.
Образец раздела резюме навыков административного помощника
Используя всего несколько ключевых слов и фраз, вы сможете выделить в своем резюме ценные навыки административного помощника.
Навыки административного помощника в разделе навыков резюме
В свое резюме вы, вероятно, захотите включить раздел навыков, который включает в себя различные профессиональные и социальные навыки. Они могут быть широкими, а также относиться к работе, на которую вы претендуете. Не забудьте указать все полученные вами сертификаты, профильные курсы, которые вы посещали, или технологические инструменты, которыми вы овладели.
Прочитайте описание вакансии, чтобы узнать, какие навыки работодатель ищет в кандидате. Запишите ключевые слова, соответствующие вашему набору навыков, и включите их в раздел «Навыки».
Раздел с вашими навыками может выглядеть так:
Технические навыки:
Microsoft Word
Excel
Силовая установка
Перспектива
отдел продаж
Вордпресс
Поисковая оптимизация
Дополнительные навыки:
Подача
Решение проблем
Письменное сообщение
Желание учиться
Навыки административного помощника в разделе резюме с опытом работы
Раздел «Опыт работы» позволяет вам подчеркнуть, как вы использовали навыки административного помощника на рабочем месте. Перечислите весь ваш наиболее значимый опыт работы, начиная с вашего последнего места работы или опыта работы волонтером. Вы должны сосредоточиться на своем опыте за последние 10-15 лет. Например, если вы работали помощником по административным вопросам в течение последних шести лет, вы можете сосредоточиться на всем своем опыте, который напрямую связан с открытой вакансией.
Раздел вашего опыта работы должен включать имя работодателя, вашу должность, годы работы и несколько пунктов с вашими самыми сильными и наиболее важными достижениями. Если вы претендуете на должность административного помощника, обязательно укажите соответствующие навыки.
Примером раздела об опыте работы может быть:
Медицинский офис Норт-Лейк
Портье | август 2018 г. – октябрь 2019 г.
Отвечал на звонки и тепло встречал входящих пациентов и посетителей
Координация с персоналом офиса для эффективного управления графиками пациентов и персонала
Организованная и зарегистрированная медицинская документация с тщательным вниманием к деталям