7 распространенных проблем в общении и способы их решения

Коммуникация является строительным блоком любой великой организации. То, как организация взаимодействует как внутри, так и снаружи, напрямую представляет бизнес в целом, включая его репутацию. Даже при наличии соответствующих коммуникационных мер проблемы все равно возникают. В этой статье мы обсудим некоторые из наиболее распространенных коммуникативных проблем, возникающих на рабочем месте, и дадим советы по их решению.

Почему общение важно?

Работодатели, которые вкладывают время и энергию в установление четких методов общения, укрепляют доверие среди сотрудников. Сильное доверие между работниками и работодателями приводит к повышению морального духа и общей производительности. Команды работают вместе более эффективно, а менеджеры более прозрачны в отношении предстоящих изменений, которые повлияют на их команды. Вместо того, чтобы прокладывать себе путь через цепочку подчинения, когда сотруднику нужно решить проблему, он отправляет прямое сообщение соответствующей стороне, получая быстрый ответ.

Способы связи

Вот несколько методов и средств, используемых для общения на современном рабочем месте:

• Обмен видео сообщениями

• Прямые сообщения

• Электронное письмо

• Лично

Обмен видео сообщениями

Обмен видеосообщениями позволяет сотрудникам или командам из любой точки мира мгновенно подключаться. Организации используют приложения для обмена видеосообщениями для лучшего общения с удаленными или удаленными сотрудниками. Поскольку приложения показывают людей через видео, их часто предпочитают телефонным звонкам. Если вам необходимо поделиться конфиденциальной информацией с удаленным человеком, видеоконференция обеспечивает более личную и конфиденциальную встречу по сравнению с телефонным звонком.

Прямые сообщения

Некоторые организации предоставляют своим сотрудникам приложения для обмена мгновенными сообщениями. Эти приложения позволяют людям напрямую обмениваться сообщениями друг с другом в течение дня, что делает общение в организации проще и эффективнее. Большинство этих приложений позволяют общаться как один на один, так и в групповых беседах. Кроме того, эти приложения обеспечивают общение в реальном времени без задержки ответов по электронной почте.

Электронное письмо

Электронная почта включает в себя отправку и получение сообщений через виртуальный почтовый ящик. Большинство организаций используют электронную почту как для внутреннего, так и для внешнего общения. После отправки вы не можете каким-либо образом редактировать или изменять электронные письма, что требует тщательного редактирования каждого сообщения. Многие почтовые приложения поставляются с дополнительными инструментами, такими как общие календари совещаний, адресные книги и т. д., которые дополнительно поддерживают коммуникативные усилия.

Лично

Личное общение предполагает общение с одним или несколькими людьми лицом к лицу. В зависимости от контекста личное общение часто имеет большую ценность, чем цифровое общение. Например, при личном общении никто не прячется за экраном компьютера. Это часто способствует более честному общению. Кроме того, благодаря личному общению все стороны общаются друг с другом напрямую, без задержек и зависимости от технологий.

Проблемы общения

В этом списке перечислены некоторые из наиболее распространенных проблем с коммуникацией на рабочем месте, а также способы их решения:

• Культурные различия

• Отношение

• Недостаток мотивации

• Умение понимать на слух

• Качество письменного общения

• Соответствующие инструменты коммуникации

• чрезмерный обмен

Культурные различия

Современные рабочие места часто более разнообразны, чем когда-либо прежде, особенно те предприятия, которые работают с международными клиентами или сотрудниками. Для успешной сплоченности и командной работы менеджеры разрабатывают новые привлекательные решения, объединяющие людей с разным опытом. Сделайте выбор в пользу тимбилдинга и организуйте каждую команду из людей, которые обычно не работают вместе, и людей с разным культурным прошлым.

Кроме того, проведите тренинг по культурным различиям. Это обучает сотрудников тому, как быть более чувствительными к культурным различиям на рабочем месте. Помимо поведения, другие области, которые влияют на культурные различия на рабочем месте, включают:

• Обои для рабочего стола

• Информационный бюллетень и копия электронной почты

• Оформление стола или офиса

Подумайте, какие идеи, предметы или другие второстепенные предметы на рабочем месте могут быть культурно оскорбительными. Убедитесь, что все члены команды активно учитывают эти различия.

Отношение

Индивидуальное эго и отношение часто препятствуют командной работе и другим инициативам на рабочем месте, если их не принять должным образом. Например, человек может говорить за другого, работающего на собраниях, или отказываться проигрывать спор, когда другой человек прав. Чтобы смягчить отношение и эго, нужно больше прислушиваться к тем членам команды, которые больше всего от этого страдают.

Учитывайте их опыт и то, как он влияет на их работу. Если вы видите, что отношение и эго проявляются во время встречи, разговора или в другой области рабочего места, твердо выступайте против них и сообщите, что есть лучший способ справиться с ситуацией, чем их нынешнее отношение.

Недостаток мотивации

Некоторые предприятия испытывают спад производительности из-за отсутствия мотивации у своих сотрудников. Отсутствие общего интереса или мотивации часто связано с тем, насколько налажена коммуникация с сотрудниками или как к ним относится руководство. Общайтесь и общайтесь с членами команды. Узнайте, влияют ли какие-либо скрытые проблемы на их производительность. Как только вы поймете, в чем проблема, решите ее по мере необходимости или направьте их к другому члену организации, который может помочь.

Умение понимать на слух

Навыки слушания позволяют вам лучше понимать или сопереживать тому, что кто-то сказал, а не просто слушать их. Подчеркните важность активного слушания во всей организации. При необходимости проведите семинар, на котором сотрудники узнают больше о важности умения слушать и о том, как улучшить свои навыки слушания.

Качество письменного общения

Организации используют широкий спектр методов и средств связи для передачи сообщений. Примеры включают информационные бюллетени, электронные письма, корпоративное программное обеспечение и многое другое. Убедитесь, что ваш текст хорошо написан и не содержит грамматических ошибок. Позвольте другим членам команды прочитать всю письменную корреспонденцию перед ее отправкой. Позволяя другим проверять вашу работу, вы увеличиваете шансы найти и исправить даже самые мелкие ошибки.

Соответствующие инструменты коммуникации

В зависимости от сообщения личное общение часто бывает более эффективным, чем по телефону или по электронной почте. Понимание того, когда использовать эти различные методы общения, имеет важное значение для успеха общего общения в бизнесе. Электронная почта лучше всего подходит для неконфиденциальной информации. Видеозвонки часто наиболее эффективны в сложной ситуации, которая уже привела к распространению дезинформации. При доставке конфиденциальной информации выбирайте личный подход в частной обстановке, например в офисе.

чрезмерный обмен

В то время как прозрачность работает хорошо для большинства организаций, концепция чрезмерного обмена по-прежнему требует сдержанности. Чрезмерный обмен приводит к сплетням или обмену конфиденциальной или неприемлемой информацией. Учитывайте необходимость и важность соблюдения конфиденциальности на рабочем месте. Например, проводите встречи по поводу конфиденциальной информации в частном и безопасном офисе, воздерживайтесь от включения конфиденциальной информации в электронные письма и препятствуйте сплетням или другим неуместным сообщениям, если это необходимо.