7 причин стать администратором (с обязанностями и навыками)

11 ноября 2021 г.

Администраторы, или помощники по административным вопросам, являются неотъемлемой частью многих офисов. Они часто являются первыми сотрудниками, которых люди видят при посещении, и они предоставляют несколько важных услуг, которые помогают поддерживать работу офиса. Независимо от того, ищете ли вы работу, которая дает вам опыт работы в офисе, или у вас есть стремление управлять собственной компанией, есть много причин, по которым вы можете рассмотреть работу в качестве администратора. В этой статье мы рассмотрим, чем занимается администратор, и предложим семь причин, по которым вы, возможно, захотите им стать.

Что делает ресепшн?

Портье выполняет много административных и связанных с гостеприимством функций на рабочем месте. Их конкретные обязанности могут варьироваться в зависимости от того, где они работают. Например, регистратор в медицинском учреждении, таком как больница или клиника, может нести ответственность за сбор информации о пациентах и ​​ведение конфиденциальных медицинских файлов. Вот некоторые общие обязанности для регистраторов:

• Приветствуйте посетителей лично, узнайте цель их визита и направляйте их запросы по мере необходимости.

• Отвечайте на телефонные звонки, направляйте звонки офисным сотрудникам, принимайте сообщения и проверяйте голосовую почту

• Ведение календарей и графиков для офисных сотрудников

• Управление бронированием конференц-залов

• Проверяйте входящую почту и доставленные посылки

• Направлять почту и посылки по назначению

• Организация командировок для сотрудников

• Ведение бумажных файлов с использованием логической системы хранения документов

• Работа с факсимильными аппаратами, копировальными аппаратами и другой базовой офисной техникой

• Регистрация посетителей и доставок в рамках протокола безопасности

Типы портье

Вот некоторые из различных типов регистраторов. Чтобы ознакомиться с самой актуальной информацией о зарплатах на Indeed, перейдите по ссылкам ниже:

1. Администратор гостиницы

Средняя заработная плата по стране: 25 707 долларов в год

Основные обязанности: Администратор отеля или сотрудник стойки регистрации — административный специалист, помогающий гостям отеля. Они несут ответственность за приветствие гостей, заселение и выезд из отеля, ответы на их вопросы и предоставление им общих услуг. Администраторы отелей также могут обрабатывать платежи, планировать конференц-залы, отвечать на входящие звонки и следить за тем, чтобы гости получали любую почту или посылки, доставленные им.

2. Медицинский регистратор

Средняя заработная плата по стране: 35 086 долларов в год

Основные обязанности: Медицинский регистратор — административный работник, который работает на стойке регистрации в медицинском учреждении. В обязанности медицинского регистратора входит приветствие посетителей, ответы на телефонные звонки, обновление и ведение медицинских карт, проверка страховки пациента, назначение встреч и выполнение общих служебных обязанностей. Медицинские регистраторы также могут расшифровывать медицинские записи из заметок врача и выполнять платежные операции пациентов.

3. Государственный секретарь

Средняя заработная плата по стране: 41 670 долларов в год

Основные обязанности: правительственные секретари, также известные как администраторы информации, являются административными специалистами, которые работают в местных, государственных или федеральных государственных учреждениях или офисах. В их основные обязанности входит предоставление информации и указаний людям, посещающим или звонящим в государственное учреждение, а также написание писем, служебных записок или других форм общения. Они также могут планировать встречи и выполнять другие необходимые административные задачи.

4. Виртуальный секретарь

Средняя заработная плата по стране: 41 670 долларов в год

Основные обязанности. Виртуальный администратор — это администратор, который работает на одну или несколько компаний и предоставляет административные услуги удаленно. Виртуальные администраторы обычно предоставляют услуги, которые не требуют их физического присутствия в офисе. Это включает в себя ответы на звонки, маршрутизацию сообщений, планирование встреч, выставление счетов, ответы на электронные письма и организацию календарей.

5. Юридический регистратор

Средняя заработная плата по стране: 45 923 доллара в год

Основные обязанности: Юридические регистраторы — это офисные специалисты, выполняющие административные функции в юридических фирмах и организациях. В их должностные обязанности может входить приветствие посетителей и клиентов, проверка личности, создание досье, планирование встреч, ответы на телефонные звонки и ведение календарей. Они также могут выполнять обязанности юридического секретаря для партнеров в небольшой юридической фирме.

7 причин стать администратором

Вот семь из многих причин, по которым вы можете решить стать администратором:

1. Развивайте рыночные навыки

Обычно вам нужны хотя бы базовые административные и компьютерные навыки, чтобы стать администратором. Чем больше времени вы проводите на этой должности, тем больше вы можете развить эти навыки до высокого уровня мастерства. Вы также можете улучшить свои навыки многозадачности и межличностного общения, что может сделать вас ценным сотрудником в вашей нынешней компании и привлекательным кандидатом на будущие вакансии.

2. Познакомьтесь с интересными людьми

Как первый человек, с которым люди обычно взаимодействуют, когда звонят или посещают компанию, у вас обычно есть возможность познакомиться с широким кругом людей. Это может позволить вам научиться взаимодействовать с разными личностями. Вы также можете встретить людей, которые могут оказаться полезными в карьере в будущем. Другие сотрудники также могут общаться с вами во время перерывов, что может помочь вам наладить отношения с коллегами.

3. Получайте хорошую зарплату

Чем дольше вы остаетесь в компании или в определенной отрасли, приобретая опыт администратора, тем больше вы можете заработать за этот опыт. Например, если вы работаете секретарем по юридическим вопросам, вы можете узнать о различных аспектах права и о том, как управлять контрактами, актами, завещаниями или другими юридическими документами. Это знание может помочь вам получить более высокооплачиваемую работу или побудить вашего нынешнего работодателя платить вам больше, чтобы вы оставались в штате.

4. Практикуйте навыки гостеприимства

Как человек, с которым клиенты или клиенты впервые сталкиваются при звонке или посещении помещений компании, вы можете проверять людей, прежде чем разрешить им вход или переадресовать их звонки. Это может позволить вам создать положительное и неизгладимое первое впечатление о компании у посетителей. Ваши навыки межличностного общения, которые могут включать такт, дипломатичность и вежливость, могут побудить посетителей вести дела с компанией из-за вашего гостеприимства.

5. Развивайте внутренние знания

Ваша должность на стойке регистрации может дать вам уникальное представление о том, как работает компания и какова динамика персонала в бизнесе. Это может позволить вам замечать операционные проблемы, которые другие могут не заметить, давая вам возможность предложить способы улучшения ведения бизнеса. Ваши рекомендации могут помочь компании и улучшить вашу репутацию и ценность для бизнеса.

6. Следуйте карьерному пути

Работа секретарем начального уровня может стать отправной точкой для карьеры, которая может привести вас в другие интересные и хорошо оплачиваемые области. Поскольку многим предприятиям нужны люди с административными навыками, администраторы часто могут работать в самых разных отраслях. По мере накопления опыта вы можете претендовать на более высокооплачиваемые должности, например помощника руководителя по административным вопросам, офис-менеджера или специалиста по обслуживанию клиентов.

7. Оказывайте положительное влияние

Ваша поддержка и отношение в качестве администратора могут помочь вам мотивировать кандидатов на работу, готовящихся к собеседованиям в компании, или потенциальных клиентов, ожидающих обсуждения предложения. Это делает вас важной частью развития бизнеса и найма качественных сотрудников. Оказывая положительное влияние на рабочем месте, вы также можете улучшить настроение своих коллег, что повысит их продуктивность и улучшит рабочую среду.

Навыки администратора

Качественные регистраторы, как правило, обладают определенным набором навыков. Среди этих навыков:

• Эмоциональный интеллект: этот навык относится к вашей способности управлять своей эмоциональной реакцией на людей и ситуации. Эмоциональный интеллект включает в себя умение сохранять позитивный настрой при взаимодействии с другими людьми на работе.

• Командная работа: Командная работа предполагает возможность эффективного сотрудничества с другими профессионалами. Для администраторов качество ваших рабочих отношений с коллегами и ваша способность хорошо работать с другими важны для поддержания бесперебойной работы бизнеса.

• Организация. Ваши организаторские способности могут помочь вам в ситуациях, когда вам нужно выполнять несколько задач одновременно. Этот навык также может помочь вам управлять как цифровой, так и физической информацией, такой как документы и файлы, чтобы их было легко извлекать при необходимости.

• Социальные навыки. Наличие социальных навыков может помочь вам хорошо представить себя другим людям, как в том, как вы одеваетесь, так и в том, как ведете себя в своем положении. Эти навыки межличностного общения помогут вам заставить посетителей чувствовать себя комфортно и позволят поддерживать хорошие отношения с коллегами.

• Навыки работы с компьютером: администраторам полезно иметь базовые административные навыки, в том числе знание компьютеров. Вам также может потребоваться знание популярного офисного программного обеспечения и умение работать с другими технологиями, чтобы вы могли изучить любое необходимое отраслевое программное обеспечение.