7 методов управления задачами для повышения уровня вашей продуктивности

14 октября 2021 г.

Работа с несколькими рабочими элементами одновременно может показаться сложной задачей, поэтому важно наметить каждую задачу и составить план действий для ее выполнения. Это гарантирует, что вы закончите и отправите все свои рабочие элементы в срок. К счастью, вы можете внедрить метод управления задачами, который поддерживает ваш рабочий процесс и упрощает сортировку, планирование и расстановку приоритетов предстоящих проектов. В этой статье мы рассмотрим различные типы методов управления задачами, которые вы можете использовать для повышения уровня производительности и эффективности.

Почему управление задачами важно?

Управление задачами важно, потому что оно дает вам стратегию выполнения рабочих задач в установленные сроки. Когда ваши задачи намечены и подготовлены, вы можете легко понять, какие из них следует расставить по приоритетам и выполнить следующими. Эффективное управление задачами может привести к повышению производительности и эффективности. Это также гарантирует, что вы потратите необходимое количество времени на каждую задачу, чтобы выполнить качественный проект, который впечатлит вашего руководителя.

7 методов управления задачами

Вот список методов управления задачами, которые вы можете использовать:

1. Стратегии «одна задача за раз»

Когда вы планируете свой день или неделю вперед, составьте список своих задач и запланируйте время, чтобы расставить приоритеты для конкретных элементов. В течение этого отведенного времени ограничьте любые отвлекающие факторы, отключив звук на своих устройствах и уведомления. Вы также можете использовать общедоступный календарь, чтобы заблокировать это время и сообщить другим сотрудникам, что вы работаете над важной задачей. Сосредоточение внимания на одной задаче за раз позволяет вам сосредоточить всю свою энергию и усилия на отдельных элементах, что может уменьшить количество ошибок и гарантировать, что вы представляете высококачественный проект, который соответствует всем ожиданиям вашего клиента или руководителя.

2. Методы «съесть лягушку»

Практика метода «съесть лягушку» включает в себя сначала выполнение более трудоемких или сложных рабочих задач, прежде чем переходить к более простым задачам. По мере того, как вы составляете свое расписание, ставьте дела, выполнение которых у вас менее мотивировано, в начало списка дел. Это побуждает вас выполнять эти задачи, когда вы наиболее энергичны в начале дня, и гарантирует, что вы выполните их вовремя. Запланируйте выполнение более простых задач на более позднее время в течение дня, чтобы побудить себя закончить более сложные задачи, прежде чем переходить к более расслабляющим и простым рабочим задачам.

3. Канбан-доски

Канбан-методы включают в себя создание доски с колонками, которые делят ваши задачи на три категории: дела, дела и выполнено. Затем вы можете отсортировать свои задачи по соответствующим категориям, чтобы лучше понять, что вы выполняете в настоящее время и какие предстоящие задачи нужно завершить в ближайшем будущем. После того, как вы закончите задачу, вы можете переместить ее в столбец «Готово», чтобы лучше понять, что вы сделали.

Просмотр того, какие задачи вы успешно выполнили, может мотивировать вас продолжать получать больше элементов и добавлять в эту колонку. Большинство канбан-досок позволяют вам продолжать организовывать свои задачи, выделяя их цветом или сортируя их по более конкретным категориям в соответствии с такими элементами, как тип клиента, которому вы отправляете заявку, или проект, который вы завершаете.

4. Списки продуктов

Техника списка покупок — более простой метод, который включает в себя размещение ваших задач в простом списке и указание сроков их выполнения рядом с ними. Это облегчает вам быстрый просмотр того, какие элементы вам нужно выполнить дальше, чтобы вы могли быстро переходить от одной задачи к другой.

Большинство задач со списком продуктов позволяют вам быстро отметить элемент, как только вы его закончите, что может дать вам чувство удовлетворения, зная, что вы выполнили важную задачу. Как правило, это наиболее эффективные методы управления задачами, если вам нужно выполнить только задачи одинакового уровня сложности и вам не нужно отслеживать свой прогресс.

5. Строки и столбцы

Если у вас есть несколько проектов и задач, которые нужно расставить по приоритетам одновременно, вы можете эффективно организовать их с помощью электронной таблицы. Вы можете поместить конкретные проекты в соответствующие столбцы, а затем перечислить действия, необходимые для выполнения каждой задачи. Это поможет вам лучше представить, сколько работы, времени и энергии вам нужно потратить, чтобы закончить определенные проекты. Список отдельных задач под каждым проектом также может сделать его более выполнимым и доступным. Подумайте также о цветовом кодировании каждой задачи, чтобы лучше обозначить важность и срочность каждого элемента.

7. Техника помидора

Эффективный способ убедиться, что вы продолжаете выполнять задачу и тратите нужное количество времени на различные рабочие элементы, — это использовать технику Помидора. Это метод, который позволяет вам разделить ваши задачи на части примерно по 25 минут непрерывного времени. Некоторые задачи могут занять все 25 минут, в то время как другие могут потребовать, чтобы вы потратили на них несколько 25-минутных периодов времени.

Установите 25-минутный таймер, пока вы работаете над каждым элементом, и останавливайтесь, как только таймер предупредит вас. Сделайте пятиминутный перерыв, прежде чем вернуться к следующему заданию и поработать еще 25 минут. После того, как вы выполните три подхода, вы можете сделать 15-минутный перерыв после четвертого 25-минутного рабочего периода. Следование Технике Помидора гарантирует, что вы не отвлекаетесь от задачи и даете себе множество перерывов, чтобы расслабить свой мозг. Вы также можете настроить это время в соответствии с вашим рабочим процессом и расписанием.

7. Приложения для повышения производительности и совместной работы

Если вы работаете в команде, вы можете лучше понять, что делают другие сотрудники, применяя различные типы командных инструментов управления задачами. Они позволяют вам просматривать предстоящие проекты, над которыми работаете вы и другие члены команды, и прогресс, которого вы все добиваетесь в различных задачах. Некоторые из этих инструментов для совместной работы позволяют вам комментировать различные задачи и обсуждать каждую из них. Это улучшает общение между вами и другими членами команды, чтобы каждый чувствовал себя вовлеченным и имел необходимую информацию и ресурсы для качественной работы.