6 типов карт бизнес-процессов с примерами

Картирование бизнес-процессов влечет за собой создание диаграмм для обобщения и анализа различных задач или проектов в рамках бизнеса. Это полезный инструмент для улучшения бизнес-процессов, выявления ошибок и улучшения связи между компанией и ее заинтересованными сторонами. Если вы хотите создавать диаграммы и карты, которые помогут вашей компании организовать и оценить свои процессы, вы можете узнать больше о картировании бизнес-процессов. В этой статье мы даем определение отображению бизнес-процессов, объясняем, почему это важно, и перечисляем различные типы отображения бизнес-процессов, включая примеры.

Что такое картирование бизнес-процессов?

Картирование бизнес-процессов — это инструмент, который позволяет бизнесу планировать и отслеживать свои действия или продукты. Они достигают этого с помощью блок-схем, где символы представляют различные части деятельности. На этих диаграммах показано, когда, как и почему компания может завершить проект, например обучение сотрудников или отслеживание поставок. Компании создают свои карты с использованием символов, которые могут включать ромбы, квадраты, круги, прямоугольники или стрелки.

Карта бизнес-процессов также предоставляет визуальное руководство по предполагаемому процессу задачи и предлагает потенциальные результаты действия, поскольку стрелки представляют движение действия. Основная цель картирования бизнес-процессов — наглядно проиллюстрировать этапы бизнес-процесса. Это позволяет заинтересованным сторонам бизнеса просматривать и понимать процессы компании, в которые они инвестируют.

Почему картирование бизнес-процессов важно?

Вот несколько причин, по которым компаниям важно использовать карты бизнес-процессов:

Повышенная прозрачность

Блок-схема бизнес-процессов позволяет заинтересованным сторонам визуализировать процессы компании, что позволяет им оставлять отзывы или задавать вопросы. Например, заинтересованные стороны могут захотеть узнать, как компания создает продукт, который они поддерживают, поэтому картографирование может легко показать им этот процесс, что повышает прозрачность между бизнесом и заинтересованными сторонами. Для бизнеса важно оставаться прозрачным со своими заинтересованными сторонами, чтобы он мог развивать полезные отношения с людьми, которые его поддерживают.

Улучшенная ясность процесса

Поскольку блок-схема четко иллюстрирует этапы задачи или действия, она повышает ясность всего процесса. Это означает, что каждая команда или отдел, участвующие в проекте, могут видеть и понимать процесс, что помогает в кросс-функциональной организации. Блок-схема также улучшает ясность, поскольку упрощает процесс на более мелкие шаги по сравнению с просмотром процесса в целом и попыткой определить правильные задачи, необходимые для достижения более крупной цели.

Лучшее общение

Поскольку картирование бизнес-процессов повышает наглядность и ясность, оно также способствует лучшему общению. Благодаря эффективному отображению бизнес-процессов разные команды имеют одну и ту же блок-схему, поэтому они могут легко обсуждать процессы вместе и задавать друг другу вопросы. Это также может улучшить общение между командами и заинтересованными сторонами, что обеспечивает продуктивное сотрудничество.

Стандартизация

С помощью картирования бизнес может создавать стандартизированные процессы. Это гарантирует, что компания или система каждый раз выполняет процесс одинаково. Стандартизация также помогает уменьшить количество ошибок или неэффективности в производстве, и если есть ошибки, компания может легко их выявить и исправить, быстро обнаружив, где произошла ошибка.

6 типов диаграмм отображения бизнес-процессов

Вот шесть типов картографических карт бизнес-процессов, которые вы можете использовать для отслеживания бизнес-операций, а также примеры:

1. Блок-схема основного процесса

Базовая блок-схема процесса — самый простой тип блок-схемы. Обычно он течет сверху вниз и показывает этапы процесса в кластеризованном потоке. Благодаря их простоте профессионалы могут рисовать блок-схемы от руки или создавать их на компьютере. Этот тип блок-схемы также позволяет пользователям просматривать все свои задачи одновременно, что может помочь им выявить избыточность или несоответствия. Базовые блок-схемы процессов — полезный инструмент для простого отображения сложных процессов. Бизнес может использовать базовую блок-схему процесса по многим причинам, например, для планирования опросов или стратегий исследований.

Пример: менеджер по продукту хочет провести исследование желаний клиентов, поэтому он создает базовую блок-схему процесса, чтобы спланировать опрос. Для этого они помещают вопросы в ромб, а разные стрелки обозначают ответы «да» и «нет». В зависимости от того, как клиент ответит, стрелка приведет его к соответствующему вопросу или утверждению. Например, если в опросе спрашивается, будет ли клиент делать покупки в этой компании снова, ответ «нет» может привести к тому, что ромб спросит, почему это так. Ответ «да» может привести к новому или другому уточняющему вопросу.

2. Схема плавательных дорожек

На диаграммах плавательных дорожек используются два или более столбца или строки, в зависимости от того, является ли диаграмма горизонтальной или вертикальной, для представления различных тем или подтем. Назначение диаграммы дорожек — определить, кто выполняет определенные задачи в процессе. Ряды или столбцы напоминают плавательные дорожки, отсюда и название этой диаграммы. Эта диаграмма удобна для межфункциональных процессов, поскольку каждая строка или столбец могут представлять разные темы, например, продажи и маркетинг. Стрелки пересекают полосы, чтобы соединить задачи в разных темах, показывая, как каждый шаг соединяется в системе.

Пример: компания по производству игрушек часто работает с клиентами, включая внутренних стейкхолдеров или внешних клиентов. Этот бизнес отслеживает запросы клиентов на обслуживание, чтобы определить, как его система отслеживает процессы запросов. Для этого используется диаграмма дорожек, потому что она может создавать строки для представления различных аспектов этого процесса, таких как клиент, служащий или отдел обслуживания. Благодаря этому он может идентифицировать и отслеживать различные этапы запроса, чтобы стандартизировать то, как они управляют обслуживанием клиентов.

3. Диаграмма состояний

Диаграмма состояний описывает, как система или объект меняет свое состояние во время события. Например, бизнес может захотеть составить схему того, как внешний фактор влияет на внутренний процесс. Диаграмма состояний состоит из начальной и конечной точек задачи. Задача или цель могут находиться только в одном состоянии за раз, но в зависимости от внешних факторов эта задача может измениться. Предприятия могут использовать диаграммы состояний для отслеживания этих изменений, определяя различные изменения, пока не будет достигнута конечная точка. Стрелки на этой диаграмме представляют переходы задачи.

Пример: Менеджер проекта может находиться на начальных этапах производства нового изделия. Когда они начинают массовое производство товара, они создают диаграмму состояний для оценки производственного процесса от начала до конца. Они делают это, потому что хотят, чтобы производственный процесс был максимально эффективным.

4. Карта потока создания ценности

Карта потока создания ценности иллюстрирует текущее состояние продукта с целью его изучения и улучшения. Картирование потока создания ценности похоже на базовую блок-схему, но оно более сложное, поскольку позволяет получить подробную информацию о процессе. Базовые блок-схемы упрощают процесс, а карты потока создания ценности подчеркивают каждый шаг процесса. Карты потока создания ценности полезны для устранения шагов, которые не нужны для производства или доставки товара. Обычно они используют больше символов для представления каждого фактора, влияющего на производство товара.

Пример. Предприятие использует карту потока создания ценности для изучения новой программы повышения квалификации сотрудников по обслуживанию клиентов. Поскольку процесс включает множество этапов и переменных, компания использует карту потока создания ценности, чтобы проиллюстрировать сложность программы. Компания использует различные символы для обозначения каждого этапа процесса. Цель этой карты потока создания ценности — определить области их программы обучения, которые требуют улучшения или устранения.

5. Схема потока данных

Диаграмма потока данных фокусируется на потоке данных или информации, необходимых для выполнения задачи. Его цель — подчеркнуть, как этапы задачи требуют подключения для правильного обмена данными. Информация, которую компания может рассмотреть для отслеживания, включает:

• Информация о клиенте

• Информация о транзакции

• Информация о заказе или продукте

• Информация о доставке

• Информация об оплате

Эти типы диаграмм могут быть настолько простыми или сложными, насколько это необходимо, в зависимости от объема данных, необходимых для задачи. Диаграммы потоков данных полезны для понимания задачи и выявления несоответствий в задаче, связанных с данными.

Пример: Интернет-магазин использует диаграмму потоков данных для отслеживания информации о заказах, которые он получает от клиентов. Поскольку ее прибыль связана с онлайн-продажами, для компании важно улучшить свои процессы — от клиентов, заказывающих продукт, до получения ими своей посылки. Диаграмма потоков данных помогает магазину выявить любые ошибки или несоответствия, которые могут сократить время, необходимое покупателю для получения своего заказа.

6. Схема SIPOC

SIPOC, что является аббревиатурой для поставщиков, входов, процессов, выходов и клиентов, диаграммы отображают важную информацию для задачи. Каждое слово в аббревиатуре SIPOC является предметом отдельной строки. Например, под столбцами поставщиков может быть список поставщиков, которых компания использует для выполнения проекта. Заказы и статусы заказов могут находиться под столбцом ввода и так далее. После того, как бизнес заполнит эту таблицу, у него появится исчерпывающая диаграмма требований для конкретной задачи.

Пример. Компания по производству автомобилей использует диаграмму SIPOC, чтобы сопоставить входы и выходы своего процесса производства автомобилей, чтобы определить важные аспекты. Они делают это, чтобы повысить эффективность своего процесса и выявить в нем ошибки. Эта компания, в частности, производила меньше автомобилей, чем обычно, за квартал, поэтому она использует диаграмму SIPOC для анализа входных и выходных данных, чтобы определить, что вызвало сокращение производства.