6 шагов для более точной оценки времени выполнения задач

Точная оценка того, сколько времени может занять задача, помогает создать реалистичный график или расписание проекта, что может повысить шансы проекта или сотрудника на успех. Хотя точную оценку может быть трудно сделать, вы можете научиться совершенствовать способ оценки времени для задач. Если вы работаете с расписаниями или временными шкалами, вы можете выполнить ряд шагов, чтобы повысить точность оценок времени. В этой статье мы обсудим, почему оценка времени для задач важна, почему это сложно, как ее улучшить, а также несколько советов о том, как оценивать ее более точно.

Почему важно оценивать время выполнения задач?

Если у вас есть точная оценка того, сколько времени займет задача, у вас гораздо больше шансов уложиться в срок для вашей задачи. Даже если у задачи нет крайнего срока, знание того, сколько времени она займет, может помочь вам спланировать свой день и гарантировать, что вы закончите все, что нужно сделать. Это может уменьшить потребность в сверхурочных работах и ​​гарантировать, что у вас будет время для создания качественной работы.

Наличие точной оценки задач особенно важно для управления проектами. Сроки проекта основаны на оценках, поэтому вероятность того, что проект завершится вовремя, гораздо выше, если оценки верны. Когда вы заканчиваете проект вовремя или досрочно, вы увеличиваете шансы своего проекта на успех и часто повышаете свою репутацию на работе.

Почему оценка времени для задач так сложна?

Может быть несколько причин, по которым людям трудно оценивать время, но одним из распространенных объяснений является ошибка планирования. Даниэль Канеман и Амос Тверски предположили, что люди часто больше сосредотачиваются на предстоящей задаче и игнорируют или забывают свой предыдущий опыт. Даже если кто-то знает, что он всегда тратит 30 минут на корректуру ежемесячного отчета, согласно ошибке планирования, он может полагать, что в следующий раз сможет закончить его за 15 минут.

Другая причина, по которой людям трудно оценивать время, может заключаться в склонности к оптимизму. Обычно люди верят, что будущее может быть лучше, чем прошлое. Даже если они пережили одно и то же событие много раз раньше, они все еще думают, что могут превзойти себя в прошлом. Часто люди планируют наилучший сценарий, а не более реалистичный сценарий. Например, сотрудник, работающий дома, может рассчитать, что на составление предложения уходит час. Однако они могут не учитывать прерывания со стороны партнеров, детей или телефонные звонки, которые продлевают проект до двух часов.

Как лучше оценивать время выполнения задач

Выполнение нескольких простых шагов может помочь вам улучшить вашу способность оценивать, сколько времени может занять проект или задача. Используйте эти рекомендации, чтобы повысить точность оценок времени:

1. Перечислите все шаги

Во-первых, вы должны разбить проект или задачу на ряд шагов. Например, если вам нужно написать проектное предложение, вам потребуется:

• Провести исследование

• Проконсультируйтесь с другими сотрудниками

• Напишите предложение

• Проверьте и отредактируйте его

• Отправьте его вашему менеджеру на рассмотрение

• Отправить окончательное предложение

Получив список, расположите шаги в логическом порядке. На данном этапе вам нужен только список. Вам нужно больше информации, чтобы принять решение о смете. Включите любые крайние сроки, которые могут быть у каждого шага, чтобы вы могли учитывать это при составлении временной шкалы.

2. Соберите всех участников

Встретьтесь со всеми, кто принимает участие в проекте, чтобы вы могли спросить их предложения по оценке времени. Это особенно полезно, если в вашей команде есть сотрудники со специальными навыками или руководители проектов, которые, возможно, ранее оценивали аналогичные задачи, поскольку они могут больше знать о том, сколько времени может занять шаг. Если кто-то завершил аналогичный проект, попросите его принести временную шкалу своего проекта, чтобы вы могли сослаться на нее.

3. Оцените время, необходимое для каждого шага

Некоторые называют этот подход подходом «снизу вверх», поскольку вы начинаете с наименьшего шага и оцениваете время для каждого шага, а не оцениваете время для всего проекта. Спросите, сколько времени, по мнению команды, может занять каждый шаг, особенно если они делали что-то подобное раньше или обладали специальными знаниями. Если вы используете какие-либо данные для своих прогнозов, например, сроки предыдущих проектов, подумайте о том, чтобы включить их в свой окончательный график.

4. Добавьте дополнительное время

Спросите себя, что может произойти позже, что может потребовать больше времени, чем вы ожидаете. Некоторые вещи, которые следует учитывать, включают:

• Сотрудники, которые работают над проектом неполный рабочий день и могут быть недоступны в любое время

• Участники проекта, которым может понадобиться отпуск

• Задержки с поставками

• Время встреч с клиентами или акционерами

• Консультации с руководством по решениям

• Презентации, которые требуют подготовки и времени вне проекта

• Встречи команд

• Тестирование частей проекта

5. Объедините шаги, чтобы составить расписание

Соберите каждый шаг в график и суммируйте время, необходимое для каждого шага, чтобы составить реалистичный график для вашего проекта или задачи. Включите дополнительное время, которое вам может понадобиться, и сравните его с аналогичными завершенными проектами, чтобы увидеть, сопоставимы ли сроки.

6. Оцените свой график после завершения проекта

Отслеживайте свое время на протяжении всего проекта с помощью счетчика времени или программного обеспечения для управления проектами, а затем сравнивайте фактический график с запланированным. Найдите любые различия и подумайте, почему фактический график не соответствует оценке. Если вы заметили какие-либо идеи, рассмотрите их для будущих оценок времени.

Советы по лучшей оценке времени для задач

Некоторые вещи, которые вы можете сделать, чтобы более точно оценить время, необходимое для задачи, включают:

• Рассчитывайте время своих задач. Потратьте неделю или больше на отслеживание того, сколько времени уходит на выполнение всего, что вы делаете. Это может помочь вам понять, сколько времени вам нужно для выполнения определенных задач, что может улучшить вашу способность оценивать время для будущих задач.

• Используйте коэффициент выдумки. Коэффициент выдумки — это оценка того, насколько вы недооцениваете или переоцениваете время, необходимое для выполнения задач. Вы можете рассчитать его, разделив количество часов, которое на самом деле требуется вам для выполнения задачи, на количество часов, которое, по вашему мнению, потребуется. Умножьте будущие оценки на это соотношение, чтобы получить более точную оценку.

• Переоцените свои потребности во времени. Добавьте 25-50% к своей оценке, чтобы у вас было больше шансов точно оценить необходимое время.

• Проверьте свое расписание. Учитывайте то, что вы уже запланировали, и убедитесь, что вы можете уделять достаточно времени каждому этапу проекта с вашими текущими сроками.

• Используйте трехбалльную оценку. Оцените наилучший сценарий, наихудший сценарий и наиболее реалистичный сценарий. Используйте эти три точки данных, чтобы создать более точную оценку.

• Получать отзывы. Спросите отзывы у других, особенно если они сделали аналогичный проект.

• Используйте приложения для отслеживания времени. Попробуйте разные веб-сайты или варианты программного обеспечения, чтобы задокументировать, сколько времени занимают определенные задачи.

• Оцените чужое время. Представьте, сколько времени, по вашему мнению, потребуется кому-то другому, чтобы выполнить эту задачу. Люди часто более точно оценивают время для других, чем для себя.

• Учитывайте перерывы. При составлении расписания подумайте о том, когда вам может понадобиться отдохнуть от работы, например, во время кофе-брейков или совещаний.