6 методов планирования проектов для повышения эффективности

Одна из главных целей большинства проектов — завершить их вовремя. Для этого руководители проектов оценивают сроки и соответственно планируют задачи проекта. Вы можете управлять проектом и планировать его разными способами в зависимости от различных факторов и деталей. В этой статье мы обсудим, что включить в график проекта, а также различные методы планирования проекта.

Что такое планирование проекта?

Планирование проекта — это процесс согласования задач проекта с соблюдением сроков. Поскольку задачи могут пересекаться или требовать выполнения перед началом другой, очень важно иметь план наилучшего порядка их своевременного выполнения. Благодаря планированию проекта вы можете определить наиболее эффективный способ завершения проекта, а также адаптироваться к любым изменениям, которые могут возникнуть в процессе.

Например, компания, выпускающая видеоигры, может захотеть создать рекламную кампанию до наступления праздничного сезона. Чтобы запустить эту кампанию, они могут провести исследование рынка, протестировать свои последние продукты и разработать планы для различных маркетинговых каналов. Каждая из этих задач имеет свою временную шкалу и шаги. Создавая график проекта, компания гарантирует, что сотрудники выполнят каждую задачу своевременно и уложатся в установленный срок.

Что включить в график проекта

Графики проекта обычно содержат как минимум следующие элементы:

Задачи

Задачи — это список обязанностей, которые вы назначаете на протяжении всего проекта. К ним относятся как более крупные цели проекта, так и более мелкие задачи, ведущие к ним. При добавлении задач в расписание проекта лучше быть как можно более конкретным. Например, укажите название задачи, цель задачи, кто является менеджером задачи и кто еще работает над ней.

Сроки выполнения

Еще одна деталь, которую следует добавить к вашим задачам, — это крайние сроки, которые представляют собой ожидаемые даты завершения каждой задачи в зависимости от того, сколько времени вы ожидаете на выполнение задачи. Вы можете определить эту оценку несколькими способами, например, посоветовавшись с руководителем задачи. Кроме того, укажите окончательный срок для всего проекта. По мере продвижения проекта вам может понадобиться изменить этот крайний срок, но эта оценка может помочь вам спланировать другие крайние сроки.

Заинтересованные стороны

Заинтересованные стороны — это все, кто заинтересован в результатах проекта или кому необходимо быть в курсе его хода. Некоторые заинтересованные стороны включают:

• Руководитель проекта

• Лидеры команды

• Члены команды

• Генеральные директора компании

• Инвесторы компании

• Продавцы или поставщики

• Рекламные партнеры

Создавайте расписание проекта таким образом, чтобы все заинтересованные стороны, которым необходим доступ к нему, могли легко его просматривать. Например, вы можете хранить все файлы в папке в облаке, а затем предоставлять доступ каждому заинтересованному лицу.

Список методов планирования проекта

Ниже приведены некоторые приемы, которые можно использовать для более эффективного планирования проектов:

Метод критического пути

Цель CPM — помочь вам определить максимальное и минимальное время, необходимое для завершения проекта. CPM содержит три основных элемента, а именно:

• Задачи, необходимые для завершения проекта

• Какие задачи зависят от выполнения других

• Оценка времени для каждого действия

Например, организация хочет провести конференцию для компаний-разработчиков программного обеспечения. Две задачи этого проекта — пригласить гостей и спланировать, где у каждого гостя будет свой выставочный стол. В этом примере последняя задача зависит от выполнения первой. Используя эту информацию, наряду со всеми другими задействованными задачами, организация определяет, какие задачи должны быть поставлены в первую очередь, и порядок выполнения всех своих задач. Затем они могут использовать оценку времени для каждого действия, чтобы определить общую оценку времени для проекта.

Методика оценки и обзора программы

Техника оценки и обзора программы похожа на CPM в том, что они создают поток задач и предполагаемую временную шкалу. Однако вместо одной возможной временной шкалы, как в CPM, PERT использует средневзвешенную продолжительность. С помощью PERT вы назначаете каждому действию оценку времени и фактор неопределенности. Вы можете сделать это:

• Оценка того, сколько времени займет задача

• Оценка времени в лучшем и худшем сценарии

• Усреднение их вместе для определения оценки времени проекта

Метод PERT также помогает руководителям проектов давать реалистичную оценку своих сроков. Этот метод требует больше первоначальной работы и информации для настройки, но может предоставить вам более надежные сроки для ваших проектов.

Быстрое отслеживание

Быстрое отслеживание — это поиск задач, которые вы можете выполнять одновременно или с некоторым перекрытием. Это позволяет начать некоторые задачи раньше и сократить общее время, затрачиваемое на проект. Например, в примере планирования конференции организатору, возможно, не придется ждать полного списка гостей, чтобы выделить кабины. Вместо этого они могли назначать кабины по мере того, как гости отвечают, а затем вносить окончательные коррективы после получения всех ответов.

Сбой

Сбой — это когда вы добавляете больше ресурсов, чтобы быстрее завершить проект. Например, вы можете назначить больше сотрудников для проекта, уменьшив объем работы, которую должен выполнять каждый человек. Вы также можете заставить сотрудников работать дольше и тратить больше денег на сверхурочные, если вам нужно быстро уложиться в срок.

Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта — это тип гистограммы, которую менеджеры проектов используют для планирования и составления графиков. Вы можете использовать их для упрощения более сложных проектов. Диаграммы Ганта представляют каждую задачу горизонтально на линейчатой ​​диаграмме, которая показывает даты начала и окончания. Диаграммы Ганта также часто включают сроки, зависимости и владельцев задач. С помощью диаграммы Ганта легче визуализировать ход проекта и увидеть, как различные задачи взаимодействуют друг с другом.

Моделирование

Моделирование — это когда вы вводите различные наборы действий в компьютерную программу и позволяете ей определять возможные временные рамки. С помощью моделирования вы можете учитывать различные факторы неопределенности и переменные, поэтому, если они возникают в ходе проекта, у вас уже есть план для них.

Предприятия часто используют метод моделирования, называемый моделированием Монте-Карло или анализом Монте-Карло. С помощью этого метода вы вводите наилучший и наихудший сценарии продолжительности для каждой задачи. Моделирование Монте-Карло анализирует все комбинации и неопределенности, а затем предоставляет вам вероятности. Например, в нем может быть сказано, что у вас есть 10-процентный шанс завершить проект в течение шести месяцев, основываясь на его симуляциях. Используя анализ Монте-Карло, вы можете заранее определить, сколько времени может занять проект, и создать более реалистичный график.