5 типов записей о сотрудниках, которые нужно поддерживать и обновлять
12 августа 2021 г.
Ведение надлежащего учета информации о сотрудниках является важной частью успеха в управлении персоналом. Если вы являетесь менеджером по персоналу, руководителем или специалистом, вам может быть полезно разобраться в различных типах записей, необходимых для надлежащей документации. Поддержание обновленных, соответствующих законодательству записей о сотрудниках может помочь вам предотвратить будущие судебные разбирательства, обеспечить согласованность в вашем отделе кадров и передать важную информацию новым сотрудникам. В этой статье мы обсудим важность ведения всех записей о сотрудниках и рассмотрим пять типов записей о сотрудниках, которые необходимо поддерживать и обновлять в вашем отделе кадров.
Почему важно вести учет всех типов сотрудников?
Хранение всех типов записей о сотрудниках может значительно способствовать успеху и эффективности вашего отдела кадров. Хранение всех учетных записей сотрудников имеет несколько важных преимуществ, в том числе:
Соблюдение требований законодательства
Есть несколько законов, которые требуют, чтобы работодатели хранили определенные записи в файле. Акты, которые создали эти законы, включают:
Комиссия по равным возможностям трудоустройства (EEOC): КСРТ требует, чтобы вы хранили все записи о сотрудниках в течение как минимум одного года. В случае вынужденного увольнения вы должны хранить записи уволенных сотрудников в течение одного года после даты их увольнения.
Закон о возрастной дискриминации при приеме на работу (ADEA): АДЕА требует, чтобы вы вели учет заработной платы в течение как минимум трех лет. Вы также должны вести учет планов пособий, таких как страховые и пенсионные программы, в течение как минимум одного года после увольнения сотрудника.
Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) и Закон о равной оплате труда (EPA): На основании ФЛСА а также АООС, необходимо вести учет обоснования различий в заработной плате для сотрудников противоположного пола. Вы должны хранить эти записи не менее двух лет.
Предотвращение судебных разбирательств
Постоянное обновление точных записей — важный способ для организаций предотвратить будущие судебные разбирательства со стороны предыдущих сотрудников. Например, если предыдущий сотрудник подает в суд на организацию и утверждает, что его работодатель не обеспечивал справедливую заработную плату, документация по заработной плате может помочь опровергнуть эти обвинения. Надлежащее ведение учета также предотвращает любые юридические проблемы с государственными организациями, которые следят за соблюдением трудового законодательства.
Передача информации
Когда новые менеджеры, будь то в отделе кадров, бухгалтерии или общего управления, присоединяются к вашей организации, может быть полезно иметь записи о нынешних и предыдущих сотрудниках. Эта информация может быть полезна при адаптации, создании новых политик и ознакомлении с процессами ведения учета. Понимание истории занятости каждого члена персонала может помочь новым менеджерам более эффективно приспособиться к своим должностям.
5 типов записей сотрудников
Понимание основных типов записей о сотрудниках может помочь вам убедиться, что ваш отдел кадров надлежащим образом документирует важные организационные операции. Существует пять основных типов записей о сотрудниках, которые необходимо вести, в том числе:
1. Записи о посещаемости
Записи о посещаемости включают информацию о времени, проведенном каждым сотрудником на рабочем месте. Записи о посещаемости могут включать:
Оплачиваемый отпуск
Неоплачиваемый отпуск
Каникулы
каникулы
Время болезни
Количество отработанных часов в неделю
Опоздания/отсутствия
Точное отслеживание этой информации является важной частью доказательства того, что ваша организация выплатила сотрудникам соответствующую сумму компенсации в соответствии с количеством времени, которое они провели на рабочем месте. То Закон об отпуске по семейным обстоятельствам и болезни (FMLA) требует, чтобы работодатели вели учет любых отпусков, как оплачиваемых, так и неоплачиваемых, а также случаев компенсации работникам в дополнение к вышеуказанным пунктам.
2. Записи о льготах
То Закон о пенсионном обеспечении сотрудников 1974 г. (ERISA) требует от работодателей вести учет всех документов, поданных страховыми агентствами, информации об участии сотрудников и индивидуальных бенефициарах в течение как минимум шести лет. Записи о льготах часто включают страховые компании, доступные планы, периоды регистрации и список всех сотрудников, активно зарегистрированных в льготах компании. Обновление этих записей после каждого периода регистрации может быть эффективным способом обеспечения актуальности ваших записей и их соответствия требованиям ERISA.
3. Записи о тренировках
Также необходимо вести точные записи о тренировках по целому ряду причин. Во-первых, записи об обучении могут служить учебным пособием для будущих усилий по адаптации. Во-вторых, информация, собранная во время обучения, может служить доказательством того, что сотрудники готовы к продвижению по службе или карьерному росту. Кроме того, существуют определенные федеральные требования для определенных отраслей в отношении того, как и как часто проводится обучение. Ведение учета учебных программ и участников может помочь обеспечить соблюдение вашей организацией федеральных правил.
4. Удержания из заработной платы
Ведение учета удержаний из заработной платы сотрудников является важной частью процесса подачи налоговой декларации. Для организаций отслеживание удержаний из заработной платы имеет два основных преимущества:
Служба внутренних доходов (IRS) требует от работодателей вести учет всех удержаний из заработной платы сотрудников в течение как минимум трех лет после даты возврата или даты подачи, в зависимости от того, что произошло позже.
Если работник утверждает, что предыдущий работодатель удержал слишком много налогов штата или федеральных налогов, точные записи могут быть полезны для опровержения этих утверждений.
5. Сведения о безработице
После увольнения или увольнения работника он может подать заявление на получение пособия по безработице и получить его. Важно документировать каждую фазу процесса безработицы и отслеживать эти записи до тех пор, пока работник продолжает получать пособие по безработице. Информация должна включать:
Имя сотрудника
Адрес сотрудника
Номер социального страхования сотрудника
Даты найма, увольнения или повторного найма
Даты оплаты наличными и неоплачиваемыми
Даты работы
Отработанные часы
Если кто-либо из сотрудников вашей организации получает пособие по безработице, ведение тщательного учета этой информации является важной частью проверки их еженедельных пособий. В случае несоответствия между вашими записями и информацией, предоставленной сотрудником, он может потерять доступ к своим льготам. Точные записи о безработице могут помочь гарантировать, что ваши уволенные или уволенные сотрудники получат пособия, на которые они имеют право.
Обратите внимание, что ни одна из организаций, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.