5 методов сжатия файла PowerPoint (плюс советы)
4 ноября 2021 г.
Когда вы создаете презентацию в виде слайд-шоу на работе, иногда может возникнуть необходимость поделиться ею с коллегами. Изучение того, как сжимать большие файлы до управляемых размеров, может упростить процесс отправки слайд-шоу по электронной почте. Это также может помочь вашим коллегам быстро и легко открывать и использовать созданные вами слайд-шоу. В этой статье мы перечислим преимущества сжатия файлов PowerPoint, рассмотрим пять методов их сжатия и дадим три полезных совета.
Когда полезно сжимать файл PowerPoint?
Вот некоторые преимущества сжатия файла PowerPoint:
Это упрощает совместное использование файла. Сжатие файла PowerPoint уменьшает размер мультимедиа в презентации, например изображений или видео. Это может уменьшить общий размер файла, что упростит обмен, получение и сохранение презентаций.
Это улучшает доступность. Уменьшение размера файлов может позволить вам и вашим коллегам получить к ним доступ на мобильных устройствах, что означает, что вы можете совместно работать над презентациями в разных местах.
Это повышает производительность. Поскольку сжатые файлы могут загружаться и загружаться быстро, уменьшение размера файла презентации может помочь вам повысить производительность на работе.
5 способов сжатия файлов PowerPoint
Вот пять методов, которые вы можете использовать при уменьшении размера презентаций PowerPoint:
1. Сжатие файла PowerPoint за счет уменьшения размера изображений.
Презентации PowerPoint часто содержат изображения. Хотя это может помочь вам создать визуально привлекательную презентацию, это также может увеличить размер файла. Вы можете уменьшить размер презентации, сжав изображения, выполнив следующие действия:
Выберите изображение. Выберите изображение, которое хотите сжать.
Нажмите на вкладку «Формат изображения». Это приводит к появлению меню.
Выберите «Сжать изображения». При этом появляется меню под названием «Параметры сжатия».
Определите свой план сжатия изображений в презентации. Если вы хотите сжать только выбранное вами изображение, вы можете установить флажок «Применить только к этому изображению».
Рассмотрите возможность сжатия каждого изображения в слайд-шоу. Если вы хотите сжать все изображения в презентации, снимите флажок «Применить только к этому изображению».
Внесите коррективы для изображений, которые вы, возможно, обрезали. Если вы обрезали изображение и хотите удалить обрезанную часть, вы можете установить флажок «Удалить обрезанные области изображений».
Попробуйте изменить разрешение изображения, чтобы уменьшить его размер. В меню «Параметры сжатия» есть еще одно меню «Разрешение», где вы можете выбрать новое разрешение для вашего изображения.
Примените изменения, нажав «ОК». Затем вы можете выйти из меню, чтобы завершить процесс.
Проверьте качество ваших изображений. Выбрав новое разрешение, вы можете просмотреть свои изображения, чтобы убедиться, что они имеют желаемый уровень четкости.
Внесите необходимые изменения в разрешение ваших изображений. Вы можете сделать это, вернувшись в меню «Разрешение» и выбрав более высокое разрешение из списка.
Также может быть полезно удалить данные редактирования для ваших изображений. Это может помочь еще больше уменьшить размер файла презентации. Рассмотрите следующие шаги, чтобы удалить кэшированные данные редактирования:
Найдите «Файл» в левом верхнем углу экрана и нажмите на него.
Найдите «Параметры» в нижней части выпадающего меню и выберите его.
Нажмите «Дополнительно», чтобы открыть меню дополнительных параметров.
Найдите параметр с надписью «Отменить редактирование данных» и установите флажок.
Нажмите «ОК», чтобы применить изменения и выйти из окна.
2. Сжатие файла PowerPoint путем удаления ненужных элементов
PowerPoint позволяет пользователям создавать несколько макетов слайдов, а также шаблоны раздаточных материалов и заметок для сопровождения презентации. Эти элементы могут помочь вам создать более привлекательную презентацию, но также могут увеличить размер вашего файла. Вы можете использовать эти шаги, чтобы найти, сжать или удалить любые ненужные элементы:
Нажмите «Просмотреть». Найдите «Вид» в верхней части страницы и выберите его.
Выберите «Мастер слайдов». Найдите параметр с надписью «Мастер слайдов» и нажмите на него.
Просмотрите макеты слайдов, чтобы найти любые носители, которые можно сжать. Если есть дубликаты или неиспользуемые макеты, вы можете удалить их, щелкнув по ним правой кнопкой мыши и выбрав «Удалить макет».
Нажмите «Просмотреть» еще раз. Затем выберите опцию «Мастер раздаточных материалов».
Проверьте шаблоны раздаточных материалов, включенные в файл. Если какие-либо из них содержат большие изображения, рассмотрите возможность их сжатия.
Удалите ненужные образцы раздаточных материалов. На этом этапе процесса сжатия вы можете удалить любые ненужные образцы раздаточных материалов или графику в разделе шаблонов раздаточных материалов.
Нажмите «Просмотр» и выберите опцию «Мастер заметок». Найдите большие изображения и сожмите их или удалите, если они не нужны для презентации.
3. Сжатие файла PowerPoint за счет уменьшения размера аудио- и видеофайлов.
Если ваша презентация включает аудиоклипы или видеоклипы, они могут значительно увеличить размер вашего файла. Чтобы уменьшить размер презентации, вы можете удалить все ненужные носители. После этого вы можете выполнить следующие действия, чтобы сжать оставшиеся аудио- или видеофайлы в презентации:
Перейдите на вкладку «Файл». Найдите вкладку «Файл» в левом верхнем углу и нажмите на нее, чтобы появилось раскрывающееся меню.
Выберите «Информация». Откроется меню «Информация».
Нажмите «Сжать медиа». Это приводит к появлению трех параметров, связанных со сжатием аудио- и видеофайлов.
Выберите вариант сжатия, который вы предпочитаете. Затем вы можете подождать, пока программа завершит процесс сжатия. Когда файлы закончат сжатие, нажмите «Закрыть» в правом нижнем углу окна.
Просмотрите сжатые файлы. Проверьте сжатые файлы, чтобы определить, достаточно ли качество для ваших нужд.
При необходимости отрегулируйте настройку сжатия. Рассмотрите возможность изменения настроек до тех пор, пока аудио- и видеофайлы в презентации не будут соответствовать вашим предпочтениям.
4. Сжатие проекта PowerPoint в виде ZIP-файла
Отправка вашего проекта в ZIP-файл — это еще один вариант сжатия, позволяющий уменьшить размер всего проекта. Этот метод может быть полезен, если ваша презентация включает в себя важные медиафайлы или другие элементы, которые вы не планируете удалять. Вы можете выполнить следующие шаги, чтобы сжать проект PowerPoint в ZIP-файл:
Нажмите «Файл». Выберите вкладку «Файл» в левом верхнем углу.
Выберите «Открыть». Найдите опцию «Открыть» и нажмите на нее.
Щелкните правой кнопкой мыши проект, который вы хотите сжать. При этом появится лента с дополнительными параметрами.
Выберите опцию «Отправить». Откроется вторая лента с дополнительными параметрами.
Найдите параметр с надписью «Сжатая (заархивированная) папка». Выберите этот параметр, чтобы сжать весь файл.
5. Сжатие файла PowerPoint в формате PDF
В некоторых случаях может быть полезно преобразовать презентацию в формат PDF. Это может быть полезно, если вы планируете печатать документ или распространять его упрощенным способом. Когда вы конвертируете свой проект в PDF, вы автоматически удаляете все аудио- и видеофайлы и уменьшаете размер файла. Вы можете использовать эти шаги, чтобы преобразовать презентацию в PDF:
Перейдите к «Файл». Найдите «Файл» в левом верхнем углу экрана и нажмите на него.
Нажмите «Сохранить как». Найдите вариант с надписью «Сохранить как» и нажмите на него. Это приводит к появлению нового окна.
Введите имя файла. Введите имя файла в поле «Имя файла».
Щелкните поле с надписью «Сохранить как тип». Это приводит к появлению ленты с дополнительными параметрами.
Сохраните файл в формате PDF. Найдите параметр «PDF (*.pdf)» и выберите его.
Сохраните файл. Нажмите «Сохранить» в правом нижнем углу окна, чтобы завершить сохранение файла в формате PDF.
3 совета по сжатию файлов в PowerPoint
Вот три совета, которые вы можете учитывать при сжатии презентаций PowerPoint:
1. Проверьте качество ваших изображений
Включение высококачественных изображений, видео и аудиофайлов может сделать ваши презентации PowerPoint более привлекательными для аудитории. Чтобы сохранить эти элементы, рассмотрите возможность проверки качества презентации каждый раз, когда вы ее сжимаете. Например, если вы планируете использовать проектор, может быть полезно протестировать презентацию с его помощью, чтобы убедиться, что ваши изображения отображаются четко.
2. Конвертируйте изображения в формат JPEG
Вы можете уменьшить размер изображений в презентации, используя формат JPEG вместо PNG. Для этого найдите изображение, которое вы планируете включить в презентацию, и щелкните по нему правой кнопкой мыши. Затем вы можете нажать «Сохранить как изображение». Это приводит к появлению нового окна. В этом окне откройте раскрывающееся меню рядом с «Сохранить как тип» и выберите параметр «Взаимозаменяемый формат файла JPEG». После того, как вы закончите, вы можете нажать «Сохранить», чтобы убедиться, что ваше изображение доступно в формате JPEG для последующего использования.
3. Замените 3D-графику
Хотя PowerPoint предлагает возможность включения 3D-графики в ваши проекты, она может увеличить размер файла вашей презентации. Эти типы графики также могут быть более сложными для сжатия. Чтобы преодолеть это препятствие, вы можете заменить 3D-графику аналогичными 2D-изображениями в формате JPEG.