5 советов по созданию эффективного командного календаря

22 апреля 2021 г.

Создание группового календаря поможет вам и вашим сотрудникам легко запоминать встречи, отпуска и другие важные события. Чтобы в полной мере использовать преимущества командного календаря, вам необходимо понимать, как в нем нуждается командная коммуникация. Понимание того, что командный календарь может сделать для вашей команды, и изучение того, как использовать определенные функции, может повысить производительность и улучшить моральный дух компании. В этой статье мы поделимся советами, которые вы можете использовать, чтобы командный календарь работал на вашу команду.

Что такое командный календарь?

Календарь команды — это единый синхронизированный календарь, к которому имеют доступ все участники команды. В нем отмечены важные элементы, такие как встречи, свободное время, сроки и другие события, которые относятся к каждому члену команды. Календарь команды можно использовать следующими способами:

• Управление сроками

• Время записи выключено

• Планирование встреч

• Графики планирования

• Проектирование этапов проекта

• Отмечаем корпоративные события или праздники

Вы можете использовать командный календарь, чтобы держать свою команду в курсе дел и быть в курсе событий, которые произойдут в ближайшее время. Своевременное обновление календаря может помочь вашей команде стать более эффективной.

Почему важен командный календарь?

Календарь команды важен по следующим причинам:

Управление задачами

Один из основных способов успешной совместной работы вашей команды — сделать так, чтобы все действия были видны всем. Менеджеры и сотрудники могут использовать групповой календарь для таких вещей, как запланированные встречи, делегирование задач или встречи с клиентами. Если ваша команда отмечает каждое важное событие в календаре, все вовлеченные сотрудники могут видеть его и реагировать на него.

Групповой календарь также позволяет делегировать задачи и встречи в режиме реального времени. При правильном общении и командном календаре руководитель может делегировать задачи сотрудникам и составлять максимально удобное расписание.

Управление ресурсами

Календарь команды важен, потому что он может помочь вам спланировать будущее в отношении прогресса проекта. Вы можете использовать календарь, чтобы управлять ожиданиями, создавать план проекта или сообщать, какими частями проекта вам нужно управлять в первую очередь. Наличие организованного календаря может сохранить приоритеты в порядке важности.

Понимая, когда сотрудники будут присутствовать и когда они могут отсутствовать, а также будут ли они исключительно заняты или нет, менеджер может делегировать свои ресурсы и задачи другим участникам проекта, чтобы уложиться в более короткие сроки.

Подотчетность

Календарь команды помогает в подотчетности команды. Если сотрудники понимают, над чем они могут работать в течение дня, недели и месяца, им будет удобнее планировать свои задачи. Когда сотрудники понимают как свои собственные, так и чужие графики, это создает осведомленность и подотчетность. Достижение максимальной прозрачности среди ваших сотрудников может быть полезным, и вы можете сделать многое из этого с помощью командного календаря.

Советы по созданию командного календаря

Воспользуйтесь этими советами, чтобы создать командный календарь, соответствующий вашим потребностям:

Назначить обслуживание календаря

Важно, чтобы каждый член команды обновлял календарь событиями, которые могут повлиять на всю команду. Вы даже можете поручить определенным сотрудникам управлять повторяющимися событиями в календаре. Сотрудник, которому нравится управление, лучше всего подходит для обеспечения актуальности календаря. В качестве альтернативы, как менеджер, вы можете быть лучшим человеком для этой задачи. Рассмотрите возможность предоставления обновлений календаря тем, кто лучше всего подготовлен для управления задачами.

Используйте функции календаря

Вы можете сделать свой командный календарь более эффективным, используя многие из его функций. Программное обеспечение командного календаря часто имеет удобные функции для командного общения, в том числе:

• Цветовое кодирование. Цветовое кодирование вашего календаря может помочь вашей команде быстро понять запланированную информацию и действовать в соответствии с ней.

• Теги событий. Теги событий действуют аналогично цветовым кодам, за исключением того, что вы можете фильтровать, назначать и управлять этими тегами в календаре. Рассмотрите возможность использования тегов для разделения событий на категории.

• Фильтры. Вы можете использовать фильтры в тандеме с тегами событий, чтобы разделить задачи, события и другие элементы расписания на легко читаемые расписания в зависимости от контекста.

• Повторяющиеся события: для проектов с частыми встречами, которые повторяются, или событиями компании, которые происходят каждый год, планирование повторяющегося события может сэкономить время менеджера календаря и предотвратить ошибки.

• Напоминания по электронной почте или текстовым сообщениям. Многие онлайн-календари имеют функцию напоминаний, которая уведомляет всех соответствующих сотрудников по электронной почте или текстовым сообщениям. Отметив конкретных сотрудников, вы можете уведомить их накануне или в день события.

Включить все не подлежащие обсуждению события

Групповой календарь может быть полезен для планирования любых совещаний, которые являются главным приоритетом для вашей группы. Однако, чтобы сделать свой календарь более эффективным, рассмотрите возможность отмечать только не подлежащие обсуждению события в календаре всей команды. Хотя в вашем личном календаре могут быть перечислены встречи, которые вы можете перенести, перенести или отменить, групповой календарь может быть более эффективным для команды, если вы запланируете только не подлежащие обсуждению события.

Рассмотрите возможность создания системы категоризации для ваших встреч и мероприятий, разбивая их на подлежащие и не подлежащие обсуждению категории. Если обсуждаемое совещание является общекомандным и включено в календарь, команда может эффективно перенести его в пользу не подлежащего обсуждению совещания. Например, если ваша команда встречается с клиентами, встреча с клиентом может иметь приоритет над внутренней встречей.

Эффективно называйте предметы

Командные календари могут оставаться полезными, если вы правильно назовете события. При создании событий календаря рассмотрите возможность создания структуры именования, которая будет повторяемой, понятной и применимой к как можно большему количеству ваших ярлыков.

Благодаря эффективной маркировке задач ваш календарь может оставаться полезным инструментом в управлении проектами. Например, рассмотрим следующие имена задач:

• Встреча – Клиент

• Совещание – проверка хода выполнения

• Отпуск – Сэнди

• Каникулы – Брюс

• Корпоративное мероприятие – Пикник

• Корпоративное мероприятие – Праздничная вечеринка

• Крайний срок – Фаза 1

• Крайний срок – Презентация клиента

Если каждое событие начинается с типа события, каждый может автоматически узнать, сколько встреч, крайних сроков или дней отпуска приходится на неделю, и соответствующим образом планировать. Использование согласованного формата именования может обеспечить более эффективное понимание сотрудниками календаря команды.

Добавить день «без встреч»

Помимо использования командного календаря для планирования событий, вы можете использовать его для планирования производительности. Улучшите рабочий процесс и производительность, запланировав день или период дней, когда не будет совещаний. Благодаря этому времени для непрерывной работы сотрудники могут обнаружить, что их производительность повышается. Планирование периода без совещаний также снижает стресс отдела, поскольку у сотрудников появляется больше времени, чтобы сосредоточиться исключительно на своих проектах или повседневных задачах.

Кроме того, при создании командного календаря рассмотрите возможность ограничения количества собраний в дни. В то время как встречи — отличный способ проверить прогресс, спланировать цели и оценить ожидания, сотрудникам нужно свободное время для выполнения своей работы.