Как рассчитать оценку по завершении (с примером)

24 июня 2021 г.

Оценка по завершении — это эффективный инструмент прогнозирования, который менеджеры проектов часто используют для определения хода выполнения бюджета своего проекта. Часто бюджет, установленный в начале проекта, нуждается в некоторых корректировках по мере его продвижения из-за непредвиденных расходов или снижения стоимости. Обучение использованию этого инструмента помогает команде оставаться в рамках бюджета. В этой статье мы обсудим, что такое оценки по завершении, и приведем пример их расчета.

Какова оценка по завершению?

Оценка по завершении (EAC) — это аспект управления освоенной стоимостью, который обеспечивает основу для оценки общей стоимости проекта после того, как он уже начался. Расчет происходит во время выполнения проекта и учитывает множество переменных, включая устаревшие оценки или непредвиденные расходы. Оценка по завершении информирует вас о любых изменениях в вашем бюджете, которые произошли за пределами первоначальной оценки стоимости проекта.

Это один из четырех расчетов, включенных в управление освоенной стоимостью, который позволяет прогнозировать будущую производительность проекта. EAC рассматривает фактическую стоимость проекта на данный момент и оценивает оставшуюся стоимость завершения проекта. Несколько формул могут рассчитать EAC в зависимости от конкретной ситуации.

Как рассчитать смету при завершении

Расчет оценки по завершении требует базового понимания других показателей проекта, таких как фактическая стоимость, оценка до завершения, освоенная стоимость и бюджет на момент завершения. Все это учитывается при расчете нового бюджета. Вот шаги, которые необходимо предпринять при расчете сметы по завершении:

1. Определите изменения, которые произошли в вашем проекте

Определив, что произошло с бюджетом вашего проекта, вы узнаете, как вы будете рассчитывать EAC. Хотя эти изменения могут быть неожиданными, не забудьте оставить гибкость бюджета для распределения средств, когда изменения произойдут. Обычно изменение бюджета относится к одной из следующих категорий:

• Смета проекта нуждается в пересмотре: например, если вы забыли включить стоимость доставки в первоначальный бюджет, вы можете пересчитать его, чтобы убедиться, что он точно отражает все расходы по проекту.

• В проекте произошла непредвиденная переменная: например, ваша команда наняла независимого подрядчика в середине проекта, что стоило дополнительных 10 000 долларов США, которые вы не включили в исходный EAC.

• В проекте возникла непредвиденная повторяющаяся переменная: это могло произойти во время сценария, когда ваша команда передвинула крайний срок проекта на 6 месяцев, что периодически влияло на первоначальный бюджет проекта.

• Проект отклонился от первоначального бюджета: например, ваша команда находится на пути к завершению проекта за 3 месяца, но потратила на 10 000 долларов меньше, чем планировала на данном этапе проекта.

2. Рассчитать смету по завершении

Основываясь на том, какие из вышеперечисленных изменений произошли в течение жизни вашего проекта, рассчитайте EAC по соответствующей формуле:

• Смета проекта нуждается в пересмотре: если первоначальная смета бюджета больше не является точной, используйте следующую формулу для расчета новой EAC:
  Смета на момент завершения = фактическая стоимость + смета до завершения

• В проекте возникла непредвиденная переменная: если в проекте учтены непредвиденные расходы, используйте следующую формулу:
  Оценка на момент завершения = фактические затраты + бюджет на момент завершения – освоенный объем

• В проекте возникает непредвиденная повторяющаяся переменная: если в вашем проекте есть переменная, которая продолжает всплывать, каждый раз вызывая дополнительные расходы, используйте следующую формулу:
  Оценка на момент завершения = бюджет на момент завершения ÷ индекс эффективности затрат

• Проект отклонился от первоначального бюджета: если ваш проект завершается вовремя, но ваша команда отклонилась от первоначального бюджета проекта, используйте следующую формулу:
  Оценка на момент завершения = фактические затраты + (бюджет на момент завершения – освоенная стоимость) ÷ показатель выполнения графика + показатель выполнения затрат

3. Скорректируйте проект в соответствии с новой оценкой по завершении.

После расчета новой оценки проекта по завершении ваша команда должна определить, как адаптироваться к новым ограничениям проекта. Например, если EAC учел непредвиденные расходы, команда находит возможность сократить расходы, чтобы проект не сбивался с пути. Сохранение гибкого бюджета помогает командам приспосабливаться к новым параметрам расходов, чтобы проект не сбивался с пути.

Пример сметы по завершению

Ниже приведен пример того, как компания Blue Lagoon Marketing может использовать EAC для прогнозирования и корректировки бюджета своего проекта:

• Бюджет клиента $50,000

• Им отведено 6 месяцев на завершение всего цикла кампании

• Клиент попросил, чтобы 75% бюджета (37 500 долларов США) было потрачено на цифровой маркетинг.

• Клиент попросил 25% (12 500 долларов США) потратить на печатные материалы, отдав предпочтение цифровой рекламе.

Blue Lagoon покупает рекламные места в социальных сетях, на телевидении и радио в течение первых двух месяцев кампании. Эти расходы соответствуют графику проекта, и команда осталась в рамках бюджета для цифрового аспекта кампании. Они готовятся к покупке печатной рекламы. Три месяца рекламной кампании:

• Клиент выделяет больше денег на кампанию и теперь хочет, чтобы 35% бюджета было направлено на печатные материалы.

• Blue Lagoon уже потратила 75% бюджета в 50 000 долларов на цифровой маркетинг, осталось менее 35%.

Они используют следующую формулу:

Смета на момент завершения = фактическая стоимость + смета до завершения

Добавив фактическую дополнительную стоимость в размере 5000 долларов США к первоначальной смете для завершения проекта в размере 50 000 долларов США, Blue Lagoon получает цифру в размере 55 000 долларов США в качестве новой оценки по завершении. Вот формула с нужными числами:

Оценка на момент завершения = 5 000 + 50 000

Определив, что EAC теперь составляет 55 000 долларов, Blue Lagoon приступает к реализации проекта.