5 ключевых различий между заказными и не заказными счетами
26 августа 2021 г.
Счета-фактуры являются важными бизнес-инструментами для отслеживания запасов, обеспечения платежей и демонстрации клиентам стоимости ваших услуг и товаров. Счета бывают разных форм, включая счет-фактуру заказа на покупку (PO). Понимание различий между счетом на покупку и счетом без заказа на покупку может помочь вам определить, какие счета нужны вашей компании для финансового отслеживания. В этой статье мы рассмотрим различия между счетами без заказа и заказом на покупку, обсудим автоматизацию систем обработки счетов на заказ и предоставим другую информацию о выставлении счетов.
Что такое PO-счет?
Счет-фактура на покупку — это документ, который включает информацию, которую вы указываете в заказе на покупку вашего клиента. Заказ на поставку представляет собой подробный документ, который показывает:
Номер заказа для отслеживания
Дата покупки клиента
Данные клиента, включая номера телефонов, названия компаний и адреса электронной почты.
Информация о заказе клиента
Условия оплаты между вами и заказчиком
Адрес доставки конечного продукта
Счет-фактура помогает предприятиям отслеживать свои расходы и запасы. Объединение заказа на поставку и счета-фактуры создает более полный документ и снижает потребность в нескольких уникальных документах для каждого заказа. Это помогает бизнесу систематизировать свою документацию, отслеживать свои запасы и неоплаченные счета, а также дает клиенту полное представление о том, за что он заплатил. Предприятия обычно резервируют счета-фактуры PO для заказов, которые подпадают под специальные параметры, такие как определенные суммы в долларах. Например, компания может не требовать счет-фактуру на покупку для покупок, если сумма заказа не превышает 5000 долларов США.
Различия между заказными и не заказными счетами
Счета-фактуры PO и не PO имеют несколько отличий, в том числе:
1. Тип сделки
Некоторые компании резервируют счета-фактуры PO для определенных видов транзакций. Счета-фактуры без заказа обычно предназначены для любой типичной бизнес-транзакции. Например, если поставщик мыла отправляет в местную автомойку счета за бочки с промышленным моющим средством для автомобилей, эти счета не являются счетами-заказами. Однако, если тот же поставщик получает заказ от автомойки на специализированную смесь мыла для экзотических автомобилей, бизнес может создать счет-фактуру на покупку, чтобы более эффективно отслеживать этот уникальный продукт через систему управления запасами.
2. Сумма в долларах
Счета-фактуры PO часто имеют определенные суммы в долларах, назначенные им, чтобы отличать их от счетов-фактур, не являющихся PO. Если одна и та же компания-поставщик мыла создает счета для покупок на сумму менее 10 000 долларов США, они могут создавать счета-фактуры на покупку только тогда, когда заказ превышает этот порог в долларах. Это помогает ему классифицировать более крупные заказы и делает инвентаризацию и отслеживание платежей более точными для этих счетов-фактур. Более высокие суммы в долларах могут представлять больший риск для бизнеса, поэтому отслеживание продуктов и статуса платежей становится приоритетом.
3. Время генерации
Когда покупатель размещает заказ в компании, программное обеспечение компании для управления запасами или бухгалтерского учета создает заказ на покупку. Как правило, компания не выставляет счета до тех пор, пока не выполнит заказ клиента. Объединение этих двух элементов в счет-фактуру заказа на покупку означает, что компания может сгенерировать его в любое время в процессе и потребовать от клиента просмотреть заказ на покупку, прежде чем совершить покупку.
4. Цель инвентаризации
Предприятия часто используют заказы на покупку, чтобы предотвратить затоваривание запасов. Заказ на покупку помогает компании отслеживать входящие заказы и удалять запасы из своего программного обеспечения или таблицы управления запасами. Это предотвращает затоваривание, когда компания заказывает новые запасы, а также уменьшает количество ошибок при инвентаризации. Счета-фактуры без заказа на покупку помогают компании отслеживать платежи и статусы платежей от клиентов, поскольку они связаны с запасами, которые есть у компании, что помогает компании создавать более точные финансовые отчеты.
Как создать счет-фактуру на покупку?
Для создания счета-фактуры на покупку могут потребоваться определенные шаги, в том числе:
1. Создайте номер заказа на покупку
Номер заказа на покупку помогает группировать транзакции под обозначением заказа на покупку, чтобы отделить их от счетов-фактур, не относящихся к заказу на покупку. Это также помогает менеджерам по запасам или программному обеспечению отслеживать, какие продукты вы отправляете клиентам, чтобы учитывать любые изменения в подсчете запасов компании. Большинство программ управления запасами или заказов могут автоматически генерировать номер заказа на поставку, но вы также можете написать свой собственный номер заказа на поставку, начиная с номера, например 001 или 0001.
2. Заполните информацию о клиенте и заказе
Любая соответствующая информация о клиенте, такая как адрес для выставления счета и доставки, имя или название компании и контактная информация, указывается в счете-фактуре заказа на поставку. Вы также можете включить информацию о заказе в счет-фактуру заказа на поставку, например, когда клиент разместил свой заказ, сколько он заказал и условия платежа клиента. Вы также можете подробно описать любые особые запросы клиентов, такие как нестандартные товары или упаковка, в разделе информации о заказе.
3. Включите информацию о ценах и единицах измерения
Информацию о единицах, которые покупают ваши клиенты, в том числе о том, что они собой представляют и сколько их уходит из вашего инвентаря, важно включать в счета-фактуры на покупку. В этом разделе вы также можете указать подробную информацию о ценах, включая стоимость за единицу для клиента и промежуточную сумму за все, что он заказывает. Налог с продаж, сборы за доставку или упаковку и любые другие соответствующие расходы для клиента также часто включаются в счета-фактуры на заказ.
4. Просмотрите и отправьте счет-фактуру на заказ
После того, как вы введете всю информацию в счет-фактуру заказа на поставку, рассмотрите возможность проверки информации на предмет ее точности. После того, как вы подтвердите правильность затрат, сведений о запасах и данных клиента, счет-фактура заказа на поставку будет готов для клиента. Вы можете сохранить копию на жестком диске вашей компании или в программном обеспечении для управления запасами, чтобы проверить точность ваших запасов, если возникнут вопросы, а затем отправить счет-фактуру на заказ на предпочтительный контактный адрес вашего клиента и отслеживать статус его оплаты.
Преимущества счетов-фактур на поставку
Использование счетов-фактур на покупку имеет много преимуществ, в том числе:
Экономьте время на выполнении: процесс выполнения может выиграть от счетов на покупку, поскольку они помогают сочетать выставление счетов и отслеживание заказов на покупку, сокращая время выполнения. Это может ускорить обработку заказов и повысить удовлетворенность клиентов услугами компании.
Сохраняйте качественные записи данных: использование счета-фактуры на покупку позволяет компании вести высококачественный учет транзакций и заказов. Высококачественные данные могут помочь бизнесу защитить себя от ответственности и позволяют проверять заказы, счета и расходы.
Улучшите отслеживание платежей и запасов: отслеживание запасов выигрывает от более качественных и полных данных, а процесс оплаты может быть проще с помощью счетов-фактур на заказ. Счета-фактуры на покупку также помогают отделить более дорогостоящие заказы на покупку для отслеживания и утверждения.
Создайте цифровой архив: если вы используете программное обеспечение для управления запасами или выставления счетов, счета-фактуры на покупку позволяют создать цифровой архив заказов на покупку и счетов-фактур вашей компании. Это может быть более безопасным методом хранения больших объемов данных компании и обеспечивает большую доступность для сотрудников в разных сферах бизнеса.
В чем разница между счетом-фактурой и заказом на поставку?
Счет-фактура — это документ, в котором обычно отслеживаются расходы и денежные суммы. Хотя счета-фактуры включают инвентарные номера, они в основном сосредоточены на визуальном напоминании об оплате для клиентов, а также на ссылках или вариантах оплаты. Заказы на покупку больше ориентированы на запасы и предоставляют более подробную информацию о том, что купил клиент. Счета-фактуры на поставку представляют собой комбинацию двух, объединяя запасы и отслеживание платежей в одном документе.
Можете ли вы автоматизировать системы обработки счетов PO?
Некоторые программы для инвентаризации и выставления счетов помогают автоматизировать процесс выставления счетов на закупку. Это снижает зависимость компании от ручного труда для создания каждого счета и заказа на покупку. Например, если в вашем розничном магазине используются системы торговых точек, программное обеспечение может включать в себя инструмент выставления счетов и управления запасами, встроенный в само программное обеспечение. Это поможет вам автоматизировать процессы выставления счетов, управления запасами и заказов на покупку, чтобы вместо этого вы могли сосредоточиться на других задачах.
Следует ли автоматизировать системы обработки счетов-фактур PO?
Автоматизация систем обработки счетов-фактур PO предлагает современному бизнесу несколько преимуществ, в том числе:
Повышение эффективности: автоматизация обычно требует меньше ресурсов для выполнения тех же задач, что делает управление запасами и выставление счетов гораздо более быстрыми и эффективными. Это также может помочь уменьшить человеческий фактор и улучшить качество собираемых данных.
Снижение затрат: автоматизация может сэкономить деньги вашей компании, уменьшив зависимость от ручного труда при управлении запасами или выставлении счетов. Программное обеспечение может заменить одного или нескольких сотрудников и свести к минимуму потребность в человеческом труде.
Улучшенные записи. Данные важны для бизнес-операций, поскольку они обеспечивают отчетность и проверяют операции и запасы компании. Автоматизированное программное обеспечение может генерировать более точные данные для повышения качества деловых записей в случае аудита.
Более совместимые системы: автоматизация часто включает протоколы соответствия, встроенные в программное обеспечение. Автоматизация соблюдения налоговых кодексов или отраслевых норм может помочь компании сохранить юридическую безопасность и работоспособность, а также сэкономить на расходах на аудит и сборах за несоблюдение требований.