4 этапа плана управления изменениями (и почему они важны)

25 ноября 2021 г.

Компании часто меняются, чтобы приспособиться к рынку, провести реструктуризацию и увеличить прибыль. Планы управления изменениями — это методы, которые помогают членам организации адаптироваться к этим изменениям. Изучение этих методов и их этапов может помочь вам и вашей команде расти вместе с компанией, в которой вы работаете. В этой статье мы обсудим, что такое план управления изменениями, его этапы и причины, по которым вы можете его создать.

Что такое план управления изменениями?

План управления изменениями — это стратегия, которую разрабатывает компания, чтобы помочь персоналу адаптироваться к новым процедурам. План может быть простым или сложным, в зависимости от изменений, которые компания хочет внести. Например, план добавления более надежного обслуживания клиентов может повлечь за собой только повышение квалификации, в то время как план добавления нового отдела может включать несколько дополнительных шагов. Управление изменениями может быть полезно в нескольких отделах, включая бухгалтерский учет, операции и управление проектами.

При принятии решения о реализации плана управления изменениями специалисты могут рассматривать следующие категории:

• Отношения с клиентами: компании могут рассмотреть вопрос о том, повлияет ли изменение на отношения с клиентами. Если это так, профессионалы могут отдавать приоритет качественному обслуживанию клиентов.

• Отделы: некоторые изменения затрагивают несколько областей в компании или сосредоточены на одном отделе. Для изменений в одном отделе компания может решить использовать менее формальный план управления изменениями.

• Персонал: Компания может вносить изменения, которые касаются только новых сотрудников. В этих случаях они могут адаптировать поступающие процедуры обучения без изменения долгосрочных операций.

Каковы этапы плана управления изменениями?

Компания может использовать ряд этапов и вариаций своего плана управления изменениями в зависимости от типа и сложности вносимых изменений. Вот четыре основных этапа, которые вы можете использовать:

1. Создайте стратегию

На первом этапе плана управления изменениями руководитель плана создает стратегию, обобщая цели, требования и сроки плана. Планирование также включает рассмотрение существующей деловой практики и корпоративной культуры. В большинстве планов управления изменениями участвуют несколько сотрудников или групп, поэтому руководители планов также распределяют роли, отвечают на вопросы и поощряют обратную связь. Регулярные совещания по статусу также полезны для рассмотрения любых изменений или проблем, связанных с ходом выполнения плана.

2. Разработайте план

Создание списка задач для достижения контрольных точек проекта является важной частью разработки плана. Списки задач создают цели, чтобы члены команды могли уложиться в запланированные сроки. Коммуникация — еще одна важная часть создания списка задач и разработки плана, поскольку она позволяет быстро получать обратную связь об изменениях в плане. Создание тестовой среды для плана управления изменениями также может помочь руководителям планов определить потенциальные области для улучшения, прежде чем полностью интегрировать изменения. Вот три совета по созданию среды тестирования:

• Согласуйте новые политики и процедуры с любыми технологическими изменениями, такими как новое программное обеспечение для управления проектами или новые методы обслуживания клиентов.

• Создайте процедуру утверждения, которую участники группы должны выполнить после завершения плановых тестов.

• Используйте инструменты управления проектами, в том числе программное обеспечение, которое позволяет менеджеру плана отслеживать ход выполнения, создавать задания и изменять существующие планы.

3. Обучайте членов команды

Обучение является важной частью обеспечения эффективности плана управления изменениями. Подробное обучение важным элементам плана может сэкономить время и обеспечить точное выполнение плана. Разбивка учебных занятий на отдельные модули на основе заданий помогает поддерживать порядок в плане и гарантирует, что члены команды усвоят материал. Как только члены команды понимают модуль, они могут перейти к следующему сеансу. Эта практика помогает менеджеру плана быстро решать вопросы и обеспечивать надлежащее обучение.

Менеджер плана также может сделать учебные материалы доступными для всех, кто участвует в плане управления изменениями. Многие компании создают онлайн-портал для учебных материалов, где стажеры могут задавать вопросы, просматривать протокол или получать предложения по улучшению.

4. Выполнить план

Первой частью выполнения плана управления изменениями является создание процесса принятия решений. Вполне вероятно, что компания может столкнуться с осложнениями, которых нет в официальном плане управления изменениями. Создание процесса позволяет сотрудникам быстро и эффективно находить решения. Это также помогает придерживаться графика, поскольку члены команды могут делать своевременные выборы. Формальный процесс также помогает менеджерам планировать делегирование задач, чтобы они могли лучше распределять свое время.

Зачем создавать план управления изменениями?

Планы управления изменениями требуют времени и усилий, поэтому полезно обсудить преимущества их создания. Разные организации могут использовать их по разным причинам, в том числе для повышения производительности и увеличения прибыли. Ниже приведены три преимущества создания плана управления изменениями:

1. Повышение осведомленности персонала

В плане управления изменениями подробно расписаны роли каждого члена компании. Члены команды узнают о важности изменений и о том, как они могут принести пользу как компании, так и им самим. Это может помочь членам команды освоиться с изменениями. Более высокая осведомленность сотрудников также может привести к большей удовлетворенности сотрудников, что может способствовать повышению производительности и удержанию сотрудников.

2. Повышение вовлеченности

У сотрудников могут возникнуть вопросы о крупных изменениях в компании и о том, как эти изменения могут повлиять на их роль. Руководители плана могут ответить на эти вопросы, поощряя обратную связь и участие в плане управления изменениями. Это также поощряет участие персонала и позволяет членам команды вносить предложения по изменениям, которые они также хотели бы внести в компанию. Прозрачность процесса может помочь с проблемами сотрудников и информировать сотрудников о каждом этапе плана управления изменениями.

3. Повышение эффективности

Планирование управления изменениями помогает компании адаптироваться к меняющемуся рынку, повышая ее способность к росту и охвату большей клиентской базы. Расширение коммуникаций как внутри компании, так и с клиентами компании сокращает время, необходимое сотрудникам для решения проблем клиентов. Экономия времени может привести к повышению удовлетворенности клиентов и увеличению продаж. Сотрудники также могут повысить эффективность за счет лучшего понимания своих ролей и того, как лучше всего работать со своей командой.