3 способа отменить отправку электронного письма: определение, причины и шаги

2 апреля 2022 г.

Электронные письма, вероятно, являются важной частью вашей профессиональной жизни, поэтому важно, чтобы ваше сообщение было четким и уместным. Если вы заметили ошибку в электронном письме после его отправки, можно отозвать передачу — действие, известное как отмена отправки. Если вы регулярно пишете электронные письма в рамках своей работы, важно понимать, что влечет за собой отмена отправки.

В этой статье мы объясним, что значит отменить отправку электронного письма, обсудим некоторые из распространенных причин для этого и предоставим пошаговые руководства, показывающие, как выполнить это действие с помощью различных популярных почтовых служб со встроенными функциями отмены.

Что значит отменить отправку письма?

Отмена отправки электронного письма означает прекращение его передачи назначенному получателю. Если служба электронной почты предлагает встроенную функцию отмены отправки, отправленное электронное письмо остается на сервере провайдера в течение определенного периода времени. Ограничение по времени для отмены отправки электронного письма невелико, обычно по умолчанию оно составляет всего несколько секунд. Различные службы электронной почты могут позволять пользователям настраивать ограничение по времени в соответствии со своими предпочтениями.

Зачем отменять рассылку писем?

Существуют различные причины, по которым вы можете захотеть отменить отправку электронного письма. Некоторые из наиболее распространенных причин:

Вы случайно отправили электронное письмо до того, как оно было закончено

Многие интерфейсы электронной почты располагают кнопку «Отправить» рядом с параметрами форматирования, что позволяет легко щелкнуть первую, когда вы хотите получить доступ ко второй. Некоторые люди также подходят к написанию электронной почты таким образом, что это увеличивает вероятность преждевременной отправки. Если, например, вы сначала напишите основную часть сообщения, но затем забудете написать приветствие или введение, электронное письмо может показаться получателю странным или неполным.

Вы случайно отправили письмо не тому человеку

Отправка электронного письма не тому человеку — распространенная ошибка на рабочем месте. Это может быть вызвано многочисленными причинами: неверный выбор автозаполнения, неправильное написание имени получателя, выбор «Ответить всем» в ответном электронном письме. В некоторых случаях отправка электронного письма не тому человеку может привести к раскрытию конфиденциальной информации лицам, не имеющим права ее просматривать. Если вы вовремя заметите свою ошибку, то сможете этого не допустить.

Вы заметили ошибку

Хотя проверка корреспонденции может быть наилучшей практикой, ограничения по времени и загруженность могут помешать вам тщательно просмотреть электронные письма перед их отправкой. После того, как вы нажмете «Отправить», вы можете заметить некоторые ошибки в своем электронном письме, такие как орфографические и грамматические ошибки, а также фактические ошибки. Если вы поймаете их вовремя, вы можете получить возможность улучшить качество и читабельность вашего сообщения.

Вы понимаете, что забыли добавить вложение

Обычной практикой является ссылка на вложение в теле письма, но отправители часто забывают добавить вложение перед отправкой сообщения. Эта ошибка может замедлить процесс связи, поскольку получатель уведомляет отправителя об ошибке и требует дополнительное электронное письмо для предоставления отсутствующего вложения. Если вы заметите ошибку достаточно быстро, вы сможете отменить отправку письма и избежать путаницы и задержек.

Вы передумали

Когда дело доходит до электронных писем с предложениями или личными решениями о вашей карьере, вы можете передумать отправлять сообщение. Это часто происходит, когда отправитель не уверен в своих идеях или хотел бы еще немного подумать о своих вариантах. В таких случаях отмена отправки электронного письма может предотвратить неловкие обмены мнениями или инициирование событий, которых вы бы предпочли не испытывать.

Как отменить отправку письма в Gmail

Gmail — один из самых популярных почтовых сервисов как для профессионального, так и для личного использования. Функция отмены отправки не только встроена в этот сервис, но и настроена по умолчанию. Это также легко настроить и отменить отправку электронной почты, когда это необходимо. Независимо от вашей настольной операционной системы применяются одни и те же шаги, и процесс аналогичен для мобильных устройств. Шаги:

1. Откройте настройки

Хотя функция отмены отправки Gmail активирована по умолчанию, перед использованием рекомендуется настроить ее в соответствии со своими предпочтениями. Для этого войдите в меню «Настройки», щелкнув значок шестеренки в правом верхнем углу экрана, а затем выбрав «Просмотреть все настройки» в верхней части открывшегося меню. На вкладке «Общие» интерфейса «Настройки» найдите параметр «Отменить отправку» — четвертый вариант сверху. Там вы можете выбрать один из четырех периодов отмены:

• 5 секунд

• 10 секунд

• 20 секунд

• 30 секунд

Выберите вариант, который, по вашему мнению, лучше всего подходит для вас. Если вам нужна наибольшая защита от распространенных обстоятельств электронной почты, упомянутых выше, выберите 30-секундный вариант, который дает вам полминуты, чтобы отозвать любое отправленное вами электронное письмо. Когда вы закончите, прокрутите вниз интерфейс настроек и нажмите «Сохранить изменения».

2. Напишите электронное письмо

Чтобы использовать функцию отмены отправки в Gmail, начните с написания электронного письма. Если вы только тестируете эту функцию, попробуйте отправить электронное письмо самому себе. Нажмите «Создать» в верхнем левом углу экрана, чтобы открыть интерфейс «Новое сообщение». Введите получателя в поле «Кому» и укажите заголовок в поле «Тема». Напишите свое электронное письмо, как обычно, а затем нажмите «Отправить» в левом нижнем углу интерфейса.

3. Нажмите «Отменить».

Когда вы нажимаете «Отправить», в левом нижнем углу экрана появляется черное окно уведомления. Сначала он читается как «Отправка», а затем быстро меняется на «Сообщение отправлено». Рядом с уведомлением «Сообщение отправлено» находятся опции «Отменить» и «Просмотреть сообщение», которые доступны вам в течение периода отмены, который вы выбрали. Нажмите «Отменить», чтобы отменить отправку письма. На вашем экране снова появится интерфейс «Новое сообщение» с черновиком вашего электронного письма, а в поле уведомления в левом нижнем углу будет написано «Отправка отменена».

Будьте осторожны, чтобы не выбрать «Просмотреть сообщение» или «X» в дальнем правом углу окна уведомления. Выбор любого из этих параметров удаляет опцию неотправки и полностью передает электронное письмо.

Как отменить отправку электронного письма в мобильном приложении Yahoo Mail

Yahoo Mail, еще одна популярная служба электронной почты, предлагает функцию отмены отправки в своем мобильном приложении, но не в веб-версии для настольных компьютеров. Если у вас есть учетная запись Yahoo Mail, вы можете подключиться к ней через приложение и выполнить следующие действия, чтобы отменить отправку электронного письма:

1. Откройте интерфейс нового сообщения.

Интерфейс «Новое сообщение» — это то, как вы составляете и отправляете электронное письмо в мобильном приложении Yahoo Mail. Откройте приложение, чтобы просмотреть свой почтовый ящик. В правом верхнем углу экрана находятся три значка. На первом написано «Y+», на втором — широкий карандаш, а на третьем — увеличительное стекло. Нажмите один раз на второй значок, широкий карандаш, чтобы открыть интерфейс нового сообщения.

2. Напишите свой адрес электронной почты

Интерфейс нового сообщения содержит пять разделов. Начиная сверху, это поле «Кому», поле «Копия/Скрытая копия», поле темы, поле сообщения и параметры форматирования. Заполните как минимум поле «Кому» с адресом электронной почты получателя, поле темы с заголовком вашего сообщения и поле сообщения с содержимым вашего электронного письма. Когда вы закончите, нажмите «Отправить» в правом верхнем углу интерфейса.

3. Выберите «Отменить».

После того, как вы нажмете «Отправить», в нижней части экрана появится окно уведомления с надписью «Отправка». В правой части окна уведомлений находится опция «Отменить», которая отображается в течение трех секунд. Чтобы отменить отправку электронной почты, нажмите «Отменить» в отведенное время. В случае успеха появится другое уведомление с надписью «Отменено» и опцией «Перейти к черновикам» в правой части окна. Нажмите «Перейти к черновикам», чтобы получить доступ к черновику письма, если вы хотите внести в него изменения или удалить его.

Как отменить отправку электронной почты в веб-приложении Microsoft Outlook

Microsoft Outlook — это приложение, используемое для управления различными типами данных и действий с данными, включая отправку и получение электронных писем. Он доступен как для рабочего стола, так и в виде веб-приложения. Чтобы отменить отправку электронной почты в настольном приложении, необходимо, чтобы и вы, и получатель использовали Outlook и имели учетную запись Microsoft 365 или Exchange в одной организации. Однако веб-приложение предлагает встроенную функцию отмены отправки, которую легко настроить и использовать. Следуй этим шагам:

1. Откройте настройки

В интерфейсе веб-приложения Microsoft Outlook в правом верхнем углу интерфейса есть множество параметров. Параметр «Настройки» — это значок шестеренки, расположенный четвертым справа. Нажмите на значок, чтобы открыть боковое окно с различными визуальными настройками и «Просмотреть все настройки Outlook» внизу».

2. Выберите период отмены

Интерфейс настроек показывает параметры «Общие», «Почта», «Календарь» и «Люди» в меню слева. При выборе «Почта» в дополнительном боковом меню отображаются многочисленные дополнительные категории. Выберите «Написать и ответить», второй вариант сверху, и прокрутите вниз в основном интерфейсе, пока не найдете раздел «Отменить отправку». Здесь вы можете настроить период отмены — как долго вы должны отозвать электронное письмо после нажатия «Отправить». Переместите ползунок, чтобы выбрать между нулем, пятью и 10 секундами. Когда вы закончите, нажмите «Сохранить» и выйдите из интерфейса.

3. Напишите электронное письмо

В верхнем левом углу основного интерфейса Outlook выберите «Новое сообщение», открыв интерфейс «Новое сообщение» в правой части экрана. Введите адрес электронной почты получателя, заголовок темы и ваше сообщение. Кнопка «Отправить» находится в левом нижнем углу этого интерфейса и представляет собой широкий синий прямоугольник, напоминающий обращенный вправо бумажный самолетик. Нажмите на кнопку один раз, чтобы отправить электронное письмо.

4. Отправить «Отменить»

После того, как вы отправите электронное письмо, в нижней части экрана появится окно уведомления. В поле слева написано «Отправка», а справа — «Отменить». Выберите «Отменить», чтобы отменить передачу и вернуться к черновику электронной почты. Затем вы можете внести любые изменения или отказаться от черновика.