3 роли, которые участники могут выполнять на собраниях

На собраниях с несколькими участниками важно, чтобы каждый понимал ожидания от участия, чтобы поддерживать продуктивность собраний. Есть три жизненно важные роли участия, которые могут повлиять на исход собрания. Понимание этих ролей может обеспечить эффективное проведение совещаний. В этой статье мы говорим об участниках собраний, в том числе о том, как они участвуют в собраниях, и о преимуществах распределения ролей между участниками.

Что значит участвовать в собрании?

Участник — это сотрудник, который присутствует на собрании и не играет роли руководителя, регистратора или хронометриста. Участник больше, чем просто зритель. Их участие имеет решающее значение для успеха встречи, потому что они могут внести свой вклад и представить вопросы и идеи. Поэтому участникам важно знать, что от них ожидается на собрании.

3 роли для участников встречи

В зависимости от бизнеса и цели собрания роли участников могут различаться, но есть несколько основных обязанностей при участии в собрании. Вот три основные роли для участников собрания:

1. Подготовленный коллега

Перед началом встречи участники читают и понимают повестку дня встречи. Это позволяет им подготовиться к тому, какова цель собрания и как они могут помочь в достижении этой цели. После ознакомления с повесткой дня участники могут планировать и записывать вопросы, которые у них могут возникнуть. Если в повестке дня отсутствует что-либо, что может быть важным для рассмотрения, участник может связаться с руководителем собрания перед собранием, чтобы включить это в повестку дня.

2. Участник обсуждения

Во время встречи участники внимательно слушают, задают вопросы и добавляют свои идеи к обсуждениям. Поскольку встречи часто посвящены проблемам, которые команда надеется решить, участники могут поделиться своим собственным опытом, чтобы помочь другим членам команды получить более четкое представление о проблеме и ее возможных решениях. Вдумчиво внося свой вклад в беседу, участники могут помочь сформировать новые точки зрения, что приведет к живой и продуктивной встрече.

Еще один способ, с помощью которого участники могут внести свой вклад в собрание, заключается в том, чтобы помочь сохранить позитивную атмосферу. Внимательно слушая, давая другим участникам возможность высказаться и выдвигая другие идеи, участники могут заставить своих коллег почувствовать, что их ценят. Это может побудить всех внести свой вклад, что может привести к более качественным и конструктивным обсуждениям.

3. Генератор идей

Для достижения целей собрания важно, чтобы участники предлагали свои идеи. Помимо обсуждения своего опыта, связанного с темой встречи, участники могут предложить решения или альтернативные подходы для рассмотрения другими членами команды. Они также могут добровольно работать над решением, которое они предлагают, и использовать время встречи для организации рабочей группы, посвященной этой работе.

Преимущества распределения ролей между участниками встречи

Когда у каждого есть роль на собрании, они могут быть лучше подготовлены к тому, чтобы слушать и понимать обсуждения на собрании. Вот список дополнительных преимуществ:

• Улучшение внимания: наличие четко определенной роли может помочь сотрудникам сконцентрироваться на целях встречи. Например, если сотрудник знает, что он не отвечает за хронометраж или руководство, он может сосредоточиться на вопросах и идеях, которые может внести.

• Улучшение сотрудничества: когда участники знают свои роли, им может быть легче работать вместе. Например, если участники знают, что на собрании нужно обсудить несколько тем, они могут помочь хронометристу обеспечить достаточное количество времени для каждой из них.

• Больше точек зрения: если основная роль участников — поделиться своими мыслями и опытом, они помогают расширить диапазон точек зрения на собрании. Это также может побудить обычно сдержанных сотрудников к участию в обсуждении.

• Повышение эффективности: когда участники заранее знают свои роли на собрании и приходят подготовленными, это может помочь сократить время, затрачиваемое на назначение ролей и ответы на несущественные вопросы. Это может помочь встрече оставаться продуктивной.

Должны ли все участники участвовать в совещаниях?

Каждый член команды привносит на встречу свои уникальные навыки и точку зрения. Чем больше людей участвует, тем больше вероятность того, что команда рассмотрит все аспекты проблемы и придёт к продуктивному выводу. Принимая решение об участии, участники собрания могут обратиться к руководителю собрания.

Другие советы по участию в собраниях

Вот еще несколько способов, которыми участники могут улучшить свое время на собрании:

• Делайте заметки: хотя диктофон может записывать заметки о собрании, участнику может быть полезно делать свои собственные заметки, чтобы отслеживать свои идеи. Они могут сравнить записи с другими участниками после собрания, чтобы убедиться, что у них есть единое понимание его заключения.

• Активно слушайте: когда кто-то другой на собрании говорит, участник может заставить его почувствовать, что его ценят, обращая внимание, в том числе кивая, устанавливая зрительный контакт и произнося словесные утверждения. Когда кто-то чувствует, что участник вовлечен, он с большей вероятностью поделится своими идеями.

• Ролевая игра: по просьбе ведущего собрания участники могут внести свой вклад в собрание, действуя так, как если бы они были клиентами компании. Это может помочь команде провести мозговой штурм оригинальных подходов к улучшению обслуживания клиентов.

• Попробуйте другие роли: чтобы получить опыт и перспективу, это может помочь участникам выполнять разные роли на собраниях. Это может помочь им лучше понять работу своих коллег и увидеть возможные улучшения для обеспечения продуктивности совещаний.

• Запросить отзыв: после собрания участники могут попросить руководителя собрания оставить отзыв об их вкладе. Они могут спросить, были ли их вопросы продуктивными, обеспечили ли они достаточно времени для выступления других участников или какие личные улучшения они могут сделать для следующей встречи.

• Последующие действия: когда участники собрания особенно вовлечены, может быть полезно вернуться к определенным идеям, которые у команды не было времени полностью изучить в данный момент. Это может помочь гарантировать, что всем темам и идеям будет уделено должное внимание.