3 простых способа экспортировать календарь в Excel

Многие профессионалы используют платформы планирования для организации своих заданий и встреч. Иногда вам может понадобиться экспортировать календарь в Excel. Это действие позволяет вам делиться событиями с другими членами команды или анализировать свои события в списке. В этой статье мы объясним, как экспортировать календарь в Excel тремя простыми способами, и объясним, почему вам может понадобиться экспортировать календарь в Excel.

Что такое календарь в Excel?

Календарь в Excel — это список событий, содержащий информацию о каждом событии. Вы можете ввести эти данные вручную, но многие люди создают календари Excel, экспортируя данные с таких платформ, как Microsoft Outlook или Google Calendar. Экспорт календарей в Excel позволяет просматривать информацию о событиях, например:

• Тема

• Место нахождения

• Время и дата начала

• Время и дата окончания

• Является ли мероприятие дневным

• Есть ли у события напоминания

• Время и дата напоминания

• Категория назначения

• Описание

• Является ли мероприятие частным

• Метки конфиденциальности для отметки событий с конфиденциальной информацией

Почему важно экспортировать календарь в Excel?

Экспорт календаря в Excel упрощает анализ ваших событий. Excel отображает информацию о событии в четких строках, что позволяет быстро просматривать подробности, не открывая отдельные события. Вы также можете использовать Excel, чтобы настроить, какие сведения будут отображаться для каждого события. Например, если вы не хотите, чтобы пользователи видели, является ли мероприятие частным, вы можете удалить этот столбец из электронной таблицы.

Когда экспортировать календарь в Excel

Вот несколько примеров, когда вы можете экспортировать календарь в Excel:

Оптимизация управления событиями

Ваш менеджер хочет поделиться с вами предстоящими событиями вашей компании. Он делится своим календарем Google, но вы предпочитаете использовать календарь Outlook. Вместо того, чтобы вручную добавлять каждое событие в календарь Outlook, вы экспортируете календарь Google своего руководителя в Excel. Затем вы загружаете файл Excel в календарь Outlook. Вы понимаете, что ваши коллеги могут также захотеть добавить события в свои календари Outlook, поэтому вы отправляете им файл Excel по электронной почте. При желании они могут настроить поля и загрузить файл Excel в свои учетные записи Outlook.

Анализ данных о событиях

В рамках кампании по повышению производительности офиса вы экспортируете прошедшие встречи из Календаря Google. Вы сортируете события по темам, чтобы понять, к каким темам ваша команда обращалась чаще всего. Вы также подсчитываете, сколько часов ваша команда провела на собраниях, и используете результаты для планирования будущих расписаний и повесток дня.

Как экспортировать календарь Outlook в Excel

Узнайте, как экспортировать календарь Outlook в Excel, рассмотрев эти два метода:

Экспорт календаря Outlook в Excel путем копирования и вставки

Вот как экспортировать календарь Outlook путем копирования и вставки в Excel:

1. Откройте Outlook

Откройте календарь Outlook, который вы хотите экспортировать. Нажмите «Изменить вид» на вкладке «Вид» и выберите «Список». Обратите внимание, что Outlook преобразует ваши события в список, где вы можете увидеть такую ​​информацию, как тема и место каждого события.

2. Выберите события

Затем выберите события, которые вы хотите экспортировать. Вы можете выбрать все события, нажав «Ctrl» и «A». Если вы хотите выбрать несколько смежных событий, щелкните первое событие. Затем, удерживая клавишу «Shift», выберите последнее событие. Чтобы выбрать несколько несмежных событий, удерживайте клавишу «Ctrl», щелкая каждый элемент по отдельности.

3. Скопируйте события в Excel

Щелкните правой кнопкой мыши элементы и нажмите «Копировать». Вы также можете скопировать события в буфер обмена, нажав «Ctrl + C», когда элементы выбраны. Затем откройте книгу в Excel. Щелкните правой кнопкой мыши пустую ячейку и выберите «Сохранить только текст» под «Параметры вставки». Список событий отображается в книге вместе с такими подробностями, как тема, место и время.

Экспорт календаря Outlook в Excel с помощью функции экспорта

Вот как экспортировать календарь Outlook в Excel с помощью функции экспорта:

1. Откройте Outlook

Откройте календарь Outlook, который вы хотите экспортировать, и нажмите «Файл». Нажмите «Открыть и экспортировать» и выберите «Импорт/экспорт». Это действие открывает мастер импорта и экспорта Microsoft.

2. Создайте тип файла

Нажмите «Экспорт в файл» и выберите «Далее». Выберите «Значения, разделенные запятыми». Нажмите кнопку “Далее.”

3. Выберите папку

Прокрутите вниз под «Выберите папку для экспорта», пока не увидите «Календарь». Щелкните календарь, который хотите экспортировать. Выберите «Далее».

4. Сохраните экспортированный файл

Нажмите «Обзор» и перейдите к месту, где вы хотите сохранить файл. Введите имя файла и убедитесь, что «Значения, разделенные запятыми», отображаются рядом с «Сохранить как тип». Нажмите «ОК», затем нажмите «Далее».

5. Выберите настраиваемые поля

Рядом с полем, в котором указано, какие действия будет выполнять Outlook, есть кнопка с надписью «Сопоставить настраиваемые поля». Нажмите эту кнопку, чтобы настроить экспортируемые поля. Вы можете нажать «Карта по умолчанию» в правом нижнем углу, чтобы включить все поля в свой календарь. Если вы хотите добавить отдельные поля, перетащите значения из левого поля в правое поле. Удалите поля, перетащив значения из правого поля в левое поле. Когда закончите, нажмите «ОК», затем «Готово».

6. Установите диапазон дат

Введите дату начала в первое поле и дату окончания во второе поле. Эти значения сообщают Outlook, что нужно экспортировать все задачи и встречи, происходящие между двумя датами. Обратите внимание, что для повторяющихся задач и встреч между этими датами Outlook создает отдельные вхождения для каждой из них. После установки диапазона дат нажмите «ОК». После завершения экспорта вы можете найти и открыть файл Excel.

Экспорт календаря Google в Excel

Вот как экспортировать календарь Google в Excel:

1. Откройте Календарь Google

Откройте Календарь Google. В разделе «Мои календари» на левой панели наведите указатель мыши на календарь, который хотите экспортировать. Нажмите на три точки и выберите «Настройки и общий доступ».

2. Экспорт календаря

Проверьте правильность настроек календаря, таких как имя и описание. Затем нажмите кнопку «Экспорт календаря». Найдите папку .zip, которую Календарь Google загружает на ваш компьютер, щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите «Извлечь файлы».

3. Найдите файл .ics

Откройте новую книгу Excel. Нажмите «Файл», затем нажмите «Открыть». Измените тип файла на «Все файлы», чтобы вы могли видеть файлы, отличные от Excel. Просматривайте, пока не найдете файл .ics, который вы извлекли из папки .zip. Выберите файл .ics и нажмите «Открыть».

4. Завершите работу «Мастера импорта текста».

После того, как вы выберете файл .ics и нажмете «Открыть», Excel откроет мастер импорта текста. Выберите переключатель «С разделителями» и нажмите «Далее». В разделе «Разделители» установите флажок «Вкладка». Нажмите «Готово», чтобы отобразить события Календаря Google в электронной таблице.

Обратите внимание, что никакие продукты, упомянутые в этой статье, не связаны с компанией Indeed.