22 лучших метода общения для использования на работе

22 февраля 2021 г.

Коммуникация является важнейшим компонентом любого бизнеса или учреждения. Важно, чтобы все члены рабочей среды могли эффективно и действенно обмениваться информацией. Если вы являетесь частью команды или руководите людьми на работе, возможно, вы захотите укрепить эти навыки. В этой статье мы расскажем о 22 важных техниках общения и дадим советы по их использованию на работе.

Почему методы коммуникации важны на рабочем месте?

Сильная вербальная, невербальная и письменная коммуникация повышает эффективность обмена информацией. Это также может обеспечить лучшую культуру на рабочем месте и развить чувство доверия и уважения среди коллег. Улучшения в этих областях, вероятно, приведут к снижению текучести кадров и повышению общей производительности.

22 лучших коммуникативных метода для работы

Вот 22 метода, которые вы можете использовать, чтобы улучшить свое общение на рабочем месте:

1. Обращайтесь к другим по имени

При общении с человеком используйте его имя. Такая мелочь может привести к большим результатам. Это показывает персонализацию и внимание к деталям. Это также помогает людям почувствовать, что они важны и ценны для вас. Произнесение чьего-либо имени во время разговора с ним также может способствовать открытости и честности в вашем разговоре.

2. Подготовьте заметки

Если вам нужно выступить с речью перед большой группой или поговорить с отдельным человеком или небольшой командой, полезно сначала подготовить заметки. Найдите минутку, чтобы подумать о том, чего вы хотели бы достичь, когда общаетесь. Запишите ключевые моменты, которые требуют решения. Просмотр этих пунктов поможет прояснить вашу цель и сделать вашу коммуникацию более эффективной. Вы должны ссылаться на эти заметки при написании заметки, электронной почты или презентации. Помните, что также нормально время от времени заглядывать в свои заметки, когда разговариваете с кем-то лицом к лицу.

3. Практикуйте подходящее время ожидания

Время ожидания — это количество времени, которое вы даете кому-то, чтобы ответить на вопрос, идею или наводящую на размышления активность. Эффективное время ожидания зависит от ситуации и должно дать человеку, с которым вы общаетесь, достаточно времени, чтобы полностью выразить себя.

Коммуникаторы будут уметь в этой области подождать несколько минут после того, как они оставят отзыв, зададут вопрос или дадут совет. Это дает получателю время обдумать то, что вы сказали, и демонстрирует уважение к его чувствам и мыслям относительно ваших слов. Соответствующее время ожидания часто приводит к укреплению отношений и более глубокому пониманию обратной связи или инструкций. Кроме того, позволяя кому-то подумать, прежде чем ответить вам, делает разговор ориентированным на рост и сотрудничество.

4. Будьте доступны

Чтобы общение работало, люди должны знать, что они могут связаться с вами. Это может быть лично, по телефону, по электронной почте или с помощью цифрового инструмента для совместной работы. Все ваши методы коммуникации нуждаются в платформе для использования, чтобы быть эффективными. Сообщите людям, что вы предпочитаете для связи, объявив об этом в устной форме, разместив табличку рядом с вашим рабочим местом, оставив сообщение на сайте профессионального общения или добавив параметры контакта в подпись электронной почты.

5. Будьте доступны

Доступность — это тип эмоциональной доступности. Доступные люди дружелюбны и легки в общении. Следите за своим поведением на рабочем месте и старайтесь вести себя привлекательно и располагающе, чтобы облегчить общение.

6. Задавайте открытые вопросы

Вопрос является открытым, если вам нужно более одного или двух слов, чтобы ответить на него. Вопросы «да» или «нет» являются прямыми и полезны для ясности, и их можно задавать при общении с другими. Просто убедитесь, что вы также задаете вопросы, которые позволяют другому человеку обсудить такие вещи, как его мнение или чувства по теме. Этот тип взаимодействия является совместным и позволяет людям принимать участие в разговоре. Когда люди чувствуют себя активными участниками разговора, они, скорее всего, будут восприимчивы и открыты.

7. Регулярно давайте обратную связь

Обратная связь дает людям информацию. Это позволяет другим узнать, когда они делают что-то хорошо или что они могут улучшить в будущем. Дайте формальную и неформальную обратную связь как можно чаще. Это может быть как похвала или совет, так и беседа один на один или письменная оценка. Регулярная обратная связь проясняет ожидания, а частая похвала может повысить уверенность и эффективность получателя.

8. Практикуйте активное слушание

Активное слушание — это разговорная техника, при которой вы полностью внимательны к собеседнику, когда он с вами разговаривает. Это имеет решающее значение для прочного общения, поскольку помогает создать атмосферу уважения и понимания. Когда вы предлагаете отзыв или задаете кому-то вопрос, выслушайте все, что они говорят. Подождите, пока вы обработаете их идеи, чтобы подумать о своем ответе.

Подробнее: Улучшите свой слух на рабочем месте (с советами)

9. Принимайте отзывы

Чтобы эффективно принимать обратную связь, вы должны быть открыты тому, что другой человек может сказать о вашем стиле, подходе или работе. Если вы принимаете обратную связь, вы можете увидеть ее ценность и соответствующим образом адаптироваться. То, как вы отвечаете на отзывы, является важной частью общения, сотрудничества и личного роста. Это также может помочь вам научиться быть чутким к другим, когда вы предлагаете свои отзывы.

Подробнее: 4 способа обратной связи улучшить производительность на рабочем месте

10. Делайте заметки

Используйте блокнот или журнал общения, чтобы записывать важные разговоры. Это помогает отслеживать уровни частоты и эффективности. Наличие журнала также дает вам возможность подумать о том, как ваши навыки выросли с течением времени.

11. Признавайте другие точки зрения

Каждый человек имеет уникальный фон и точку зрения, с которой он смотрит на мир. Эта точка зрения, вероятно, повлияет на то, как они подходят к проектам и задачам на работе. При сотрудничестве с коллегой или руководстве командой могут быть моменты, когда ваши идеи не совпадают идеально. Важно, чтобы вы уважительно выслушали другие мнения, прежде чем предлагать противоположную идею. Это демонстрирует уважение к человеку, с которым вы работаете, и, вероятно, сделает разговор более открытым.

12. Будьте чуткими

Эмпатия — это способность понимать чужие чувства, как если бы они были вашими собственными. Хотя может быть сложно точно узнать, что чувствует другой человек, важно попытаться представить ситуацию с точки зрения другого человека. Вы можете сделать это, обращая внимание на то, что люди говорят вам и как они ведут себя, когда вы с ними общаетесь. Старайтесь взаимодействовать с людьми так, как вы хотели бы, чтобы люди относились к вам.

13. Деэскалация эмоциональных ситуаций

Когда вы деэскалируете ситуацию, вы снижаете стресс для всех участников. Люди часто считают, что их работа или идеи являются отражением их самих. По этой причине предоставление или получение обратной связи иногда может быть эмоциональным. Вот несколько советов, как снизить напряженность и сохранить спокойное общение:

• Убедитесь, что вы находитесь на уровне глаз и не стоите над другим человеком.

• Расслабьте дыхание и снизьте темп речи.

• Следите за собственной громкостью

• Если вы заметили разочарование в другом человеке, спросите его, как он себя чувствует.

• Убедите человека, с которым вы разговариваете, в том, что ваши намерения позитивны и направлены на рост.

• Спросите человека, хочет ли он уединения или времени, чтобы вспомнить себя.

14. Используйте тактичный язык

Внимательный язык тщательно подобран и предполагает, что вы чувствуете уважение и равенство с другим человеком. Вот четыре вещи, которые вы можете сделать, чтобы быть внимательным при общении с другими:

• Используйте отраслевой жаргон только в том случае, если вы считаете, что другой человек знает, что это значит.

• Используйте слова «нас» или «мы», когда пытаетесь сотрудничать

• Используйте подтверждающие слова, когда это возможно

15. Изучите психологию языка тела

Язык тела является важной частью общения с другими людьми. Изучение того, как правильно интерпретировать язык тела, может помочь вам стать более эффективным коммуникатором в целом. Вот шесть советов, как использовать язык тела, чтобы общение было безопасным, открытым и комфортным:

• Поддерживайте зрительный контакт

• Не скрещивайте руки

• Используйте жесты открытой рукой

• Расположитесь на уровне глаз или близко к уровню глаз

• Лицом к человеку, с которым вы разговариваете

• Тонко отражайте их позу

16. Будьте лаконичны

Быть кратким означает быть кратким и информативным. Общение на рабочем месте должно быть четким. Многие слова и идеи одновременно могут быть сложными для другого человека, чтобы расшифровать их и расставить приоритеты. Используйте личные анекдоты экономно и сосредоточьтесь в первую очередь на информации, которой хотите поделиться.

17. Используйте точность в письменном общении

Письменная коммуникация точна, когда она ясна и требовательна. Если вы пишете записку или электронное письмо, прямо укажите цель сообщения в строке темы или заголовке. Желательно также иметь цель или директиву в верхней части документа. Если вы просите кого-то выполнить задачу или хотите, чтобы что-то было сделано к определенной дате, используйте разрывы страниц или жирные буквы, чтобы обозначить свое желание. Используйте дружеское приветствие и прощальное сообщение, чтобы оставаться презентабельным, а текст письма должен быть точным и содержательным.

18. Действуйте последовательно

Действовать последовательно — значит сохранять устойчивый настрой и относиться к людям одинаково. Последовательное использование позитивных коммуникативных методов укрепит вашу репутацию человека, способного к сотрудничеству, информативного и легкого в общении. Поддержание постоянного взаимодействия с другими повышает вашу общую доступность.

19. Установите напоминания

Установите напоминания в своем календаре, чтобы связаться с людьми на работе. Обмен информацией с другими создает среду для совместной работы. Это также улучшает коллективные знания и набор навыков, которыми обладает группа людей.

20. Посоветуйтесь с наставником

Подумайте о ком-то, кого вы знаете, кто преуспевает в общении. Этот человек может стать вашим проводником или наставником, если вы его об этом попросите. Пытаясь укрепить свои навыки, попросите этого человека поделиться идеями. Поговорите с ними о том, как вы обычно даете другим людям указания, информацию и отзывы. Скорее всего, у них есть советы или подсказки, которые помогут вам улучшить свой собственный стиль.

21. Практика вне работы

Практикуйте свои навыки общения вне работы, выполняя пробные упражнения. Вы можете репетировать публичные выступления, беседы один на один и давать обратную связь. Вы также можете ознакомиться с профессиональным письмом по электронной почте. Попробуйте сделать это с другом, которому доверяете, с кем-то с опытом работы в отрасли или с карьерным коучем.

22. Найдите профессионалов

Вы можете получить информацию от профессионалов, читая книги и статьи или посещая семинары по общению на рабочем месте. Эксперты в этой области продолжают обновлять лучшие практики, чтобы отражать изменения в этикете на рабочем месте.

Советы по укреплению коммуникативных навыков

Размышление над своими словами и действиями является важной частью поддержания ваших коммуникативных навыков. Вот три вопроса, которые нужно задать себе, чтобы убедиться, что вы хорошо общаетесь:

• Спросите себя, могли ли вы сделать лучше. Задавание этого вопроса позволяет саморефлексии и самосознанию. Саморефлексия немного похожа на обратную связь, за исключением того, что вы должны ее давать. Если вы думаете, что могли бы сделать лучше, представьте, как. Затем попробуйте использовать эти стратегии в будущем.

• Подумайте о сценарии с другой точки зрения. Всегда старайтесь представить, как бы вы себя чувствовали, если бы вы поменялись ролями. Подумайте, были бы вы согласны со сценарием, если бы кто-то говорил с вами так же, как вы говорили с ним.

• Сосредоточьтесь на том, чтобы ваши наставники гордились вами. Подумайте о положительном человеке в вашей жизни, который дал вам руководство. Это может быть родитель, бабушка или дедушка, тренер, учитель или любой другой наставник. Если этот человек был там и мог видеть, как вы общаетесь, подумайте, заставят ли его ваши слова и действия гордиться вами.