18 советов по эффективной обратной связи с коллегами

Повышение производительности и обновление набора навыков является необходимым мероприятием для развития карьеры и продвижения по службе. Один из способов улучшить свои навыки — запросить обратную связь от своих коллег в дополнение к традиционному способу получения отзывов от ваших руководителей.

В этой статье мы объясняем важность обратной связи между коллегами и предлагаем 18 советов для этого соответственно.

Важность обратной связи с коллегами

Обратная связь — один из лучших способов выявления профессиональных сильных и слабых сторон. Как только вы осознаете области, в которых вы преуспеваете, и области, в которых вы могли бы улучшиться, вы можете сосредоточить свое внимание на развитии слабых сторон и стать более продуктивным сотрудником. Исторически сложилось так, что менеджеры дают своим сотрудникам наиболее частую обратную связь, но сейчас тенденция меняется, и обратная связь становится равноправной.

Предоставление коллегам отзывов об их работе полезно для вас обоих. Это позволяет вам официально определить ключевые области важности в вашей области и практиковать общение, а также дает вашему коллеге или коллегам ценную информацию о том, как они могут улучшить свою работу.

Советы по обратной связи с коллегами

Когда вы готовитесь дать отзыв своим коллегам, подумайте, что вы собираетесь сказать и как вы собираетесь это сказать, это может сделать опыт положительным для всех участников. Примите во внимание эти советы, которые помогут вам организовать следующую сессию обратной связи с коллегами для максимальной восприимчивости и успеха:

1. Предоставляйте обратную связь с добрыми намерениями

Сформулируйте своему коллеге, что ваш отзыв исходит от места заботы и желания помочь им улучшить свою работу. Убедитесь, что ваш тон и язык тела отражают это, чтобы ваш коллега чувствовал себя комфортно и получал поддержку, пока вы даете ему конструктивный отзыв.

2. Участвуйте в регулярном процессе проверки

Чем более частыми и стандартизированными становятся экспертные оценки, тем лучше вы будете делиться конструктивной обратной связью и тем лучше ваши коллеги будут получать ее. Поговорите с руководителем вашей группы или менеджером о настройке последовательного и формализованного процесса экспертной оценки, если он еще не существует в вашей команде или на рабочем месте.

3. Подготовьтесь заранее

Если вы отвечаете за обмен отзывами с коллегой, заранее подготовьтесь к встрече. Определите конкретные моменты, которые вы хотите решить, и набросайте, как вы будете делиться этими моментами. Если возможно, приведите примеры и рассмотрите предложения по улучшению области внимания.

4. Знайте, как ваш коллега лучше всего принимает обратную связь

Не всем одинаково нравится слышать конструктивную обратную связь. Некоторым из ваших коллег может понравиться задача узнать, какие навыки они могут улучшить с помощью прямой, конструктивной критики, в то время как другие могут предпочесть более мягкий подход с предложениями и рекомендациями по улучшению. Поговорите со своим коллегой перед встречей с коллегами и спросите их предпочтения, когда дело доходит до получения конструктивной критики, чтобы обеспечить их комфорт и ваше.

5. Ведите с обратной связью и следуйте за сильными сторонами

На встрече с коллегами начните с конструктивной критики, а не с сильных сторон. После того, как вы получили обратную связь, поделитесь положительными моментами, в которых ваш коллега преуспевает. Если можете, постарайтесь либо в равной степени сбалансировать обратную связь с сильными сторонами, либо акцентировать внимание на сильных сторонах вашего разговора.

6. Выступайте за установку на рост

Образ мышления может оказать огромное влияние на то, как вы или ваши коллеги воспринимаете конструктивную критику. «Фиксированное» мышление — это такое мышление, которое сосредоточено исключительно на результате действия. Если человек терпит неудачу в своей попытке, то установка на данность считает все усилия неудачными. Напротив, мышление «роста» находит ценность в процессе, а не в результате. Если человек терпит неудачу в своей попытке, установка на рост сосредотачивается на незначительных достижениях на протяжении всего процесса и рассматривает, как они могут быть использованы в будущих начинаниях.

Оцените важность установки на рост для вашего коллеги, прежде чем обсуждать их отзывы. Используйте конструктивную критику как возможность обсудить, что они могут использовать из отзывов для улучшения будущих проектов или заданий.

7. Используйте пассивный залог

Пассивный залог удаляет лицо, совершающее действие, из предложения. Это может быть полезным инструментом при предоставлении конструктивной критики, чтобы ваш коллега не чувствовал себя атакованным. Вместо того, чтобы говорить: «Вы забыли отправить формы по почте, и они опоздали», попробуйте: «Формы не были отправлены вовремя и доставлены с опозданием». Эта стратегия особенно полезна для коллег, которые могут воспринимать обратную связь не так позитивно, как другие.

8. Рассмотрите технические средства

Вам не нужно предоставлять обратную связь лично. Может быть полезно отправлять отзывы через формализованную цифровую программу обратной связи, а не делиться ими на личной встрече. В качестве альтернативы рассмотрите возможность отправки коллегам заметок о своих отзывах перед встречей, чтобы они были готовы к полезному и продуктивному разговору о стратегиях и тактиках на будущее, а не останавливались на самой конструктивной критике.

9. Сосредоточьтесь на описании

Когда вы обсуждаете конкретный момент обратной связи, предлагайте описание, а не суждение. Вы хотите оставаться беспристрастным посланником, а не присяжным или судьей. Например, вместо того, чтобы говорить: «Каждый раз, когда вы отвечаете на звонок, вы забываете поприветствовать клиента. У вас плохие навыки обслуживания клиентов», скажите: «Я заметил, что вы не спросили клиента, как у него дела, когда я увидел, что вы отвечаете. телефон на прошлой неделе». Во втором примере вы описываете действие, а не предполагаете, что это плохой представитель службы поддержки.

10. Делитесь конструктивными отзывами исключительно

Вы можете заметить качества или действия ваших коллег, которые не соответствуют тому, как вы выполняете работу. Если эти действия не влияют на производительность вашего коллеги или они ничего не могут сделать, чтобы изменить поведение, то нет необходимости упоминать об этом. Сохраняйте конструктивный характер отзывов, чтобы помочь коллеге улучшить результаты своей работы.

11. Расскажите, что вы наблюдаете

Используйте как можно меньше эмоционального языка, предлагая конструктивную критику. Предоставьте наблюдательные заметки со стратегиями, а не делайте предположения о своем коллеге. Например, вместо того, чтобы говорить: «Вы не выполнили задание к сроку, поэтому я предполагаю, что вы ленивы», скажите: «Пэт получила задание на неделю позже». Удаление эмоционального языка может помочь сохранить продуктивность разговора.

12. Определите поведение

Сосредоточьтесь на поведении, которое ваш сверстник может изменить и улучшить, а не на нем как на личности при обсуждении конструктивной критики. Например, у вашего коллеги может быть привычка обсуждать личные темы на собраниях сотрудников. Вместо того, чтобы говорить: «Вы никогда не сосредоточены, когда должны», скажите: «Обсуждать выходные на собрании сотрудников не обязательно». Это нацелено на действие — обсуждение — а не на человека.

13. Ограничьте количество предложений

Предоставление слишком большого количества идей по улучшению может быть непосильным для вашего коллеги. Выберите от одного до трех примеров обратной связи, чтобы поделиться, в зависимости от коллеги и действий, необходимых для улучшения обратной связи. Четко обозначьте каждый из них, чтобы ваш коллега понял ваши мысли и ваши указания.

14. Будьте уважительны

Обращайтесь к своим коллегам с уважением и признательностью за их профессиональный вклад. Они могут не согласиться с тем, что вы хотите сказать, но даже в этой ситуации продолжайте демонстрировать профессионализм и напоминайте им, что ваши предложения помогут вашему сверстнику улучшить свои навыки и продвинуться по карьерной лестнице.

15. Предоставьте доказательства

Если возможно, предоставьте доказательства, подтверждающие ваши утверждения и предложения. Например, если коллега неправильно справился с взаимодействием с клиентом, используйте формулировку из руководства для сотрудников, чтобы направить свои предложения о том, как справиться с расстроенным клиентом в следующий раз, когда это произойдет, а не полагаться на свои личные идеи и эмоции.

16. Проявите сочувствие

Получение обратной связи может быть неудобным. Сочувствуйте своему коллеге, когда вы находитесь в положении поставщика обратной связи. Используйте эту эмпатию, чтобы подумать, как вы можете себя чувствовать и реагировать на ошибки, оплошности или другую критику вашей работы. Эмпатия может помочь вам и вашему сверстнику провести продуктивный разговор с положительным результатом.

17. Тщательно выбирайте слова

Подумайте, прежде чем поделиться своим мнением в устной или письменной форме. Подготовка заметок перед личной встречей может помочь вам использовать позитивный язык и неэмоциональные слова, когда вы делитесь своими отзывами. Вычитка и редактирование электронной почты или цифровой формы обратной связи гарантирует, что вы предоставите коллеге четкие и полезные идеи.

18. Будьте конкретны

Убедитесь, что обратная связь, которую вы предлагаете своему коллеге, является конкретной и действенной. После определения поведения или случая, требующего улучшения, предложите предложения или тактики, которые ваш сверстник может применить в следующий раз, когда они окажутся в такой ситуации.