18 общих вопросов менеджера проекта, которые нужно задать перед началом проекта

Правильная подготовка проекта обычно очень важна для успеха менеджера проекта. Независимо от типов проектов, которыми вы обычно управляете, знание того, какие вопросы следует задать перед их началом, может помочь вам организовать свои задачи и сделать работу более эффективной. Если вы собираетесь начать новый проект, вам может быть полезно узнать о наиболее часто задаваемых вопросах, чтобы помочь проекту добиться успеха. В этой статье мы обсудим, почему важно задавать вопросы перед началом проекта, и перечислим некоторые из наиболее важных вопросов, которые может задать руководитель проекта.

Почему важно задавать вопросы руководителю проекта перед началом проекта?

Эффективная подготовка к предстоящему проекту является важной обязанностью руководителей проектов, и задавать соответствующие вопросы — неотъемлемая часть подготовки. Учитывая сложность некоторых проектов, менеджер проекта обычно может прояснить и оптимизировать несколько аспектов перед началом работы. Это может повысить эффективность команды, работающей над проектом, и подготовить всех участников к решению некоторых наиболее вероятных проблем.

18 вопросов менеджера проекта, которые нужно задать перед началом проекта

Вот 18 наиболее часто задаваемых вопросов, которые вы можете задать перед началом проекта, чтобы помочь вам добиться успеха:

1. Каковы цели проекта?

Уточнение целей проекта с клиентом обычно является неотъемлемой частью подготовки к проекту. Если все в вашей команде точно знают, какова конечная цель, вы можете удерживать внимание всех, пытаясь достичь этой цели. Это также может помочь вам разработать подходящую стратегию для достижения этих конкретных целей.

2. Что не входит в список целей проекта?

Знание того, что вам не нужно делать при выполнении проекта, часто так же важно, как и знание ваших основных целей. Это может предотвратить расползание масштаба, которое относится к возникновению неконтролируемого роста масштаба проекта после его начала. Выяснение аспектов, связанных с проектом, за которые не отвечает ваша команда, также может помочь вам не сбиться с пути и избежать выполнения ненужной и трудоемкой работы.

3. Каков крайний срок проекта?

Окончательная дата сдачи проекта также является важным аспектом, который вам необходимо обсудить с клиентом, чтобы затем сообщить об этом своей команде. Помимо крайнего срока проекта, вы также можете узнать о любых важных этапах и временных ограничениях, которые могут повлиять на график вашей команды. Полное расписание проекта может помочь вам организовать свою команду и установить индивидуальные цели и сроки для каждого участника.

4. Кто является заинтересованными сторонами проекта?

При управлении проектом вам, вероятно, потребуется одобрение его заинтересованных сторон для важных решений на этом пути. Знание того, у кого запрашивать одобрение в отношении таких решений, может значительно повысить эффективность вашей команды, избегая любых задержек, вызванных отсутствием связи с заинтересованными сторонами. Кроме того, знание того, кто представляет клиента и кто отвечает за результаты проекта, может помочь вам получать регулярные отзывы о ходе проекта.

5. Есть ли у команды опыт выполнения подобных проектов?

Ваш общий подход к подготовке команды к предстоящему проекту может варьироваться в зависимости от того, насколько опытна ваша команда в выполнении конкретных задач. Чем больше вы знаете о наборах навыков членов вашей команды, тем эффективнее вы сможете создать процесс, использующий лучшие качества каждого. Это также может помочь вам подготовить вашу команду к проекту, так как вы знаете, какие члены требуют специальной подготовки для определенных задач, а какие уже знакомы с их выполнением.

6. Каковы основные риски и проблемы этого проекта?

Знание того, что может пойти не так во время работы над проектом, является важной частью его подготовки. Выявление рисков, которые наиболее вероятны, может помочь вам снизить шансы на их реализацию, а также научить вашу команду тому, как смягчить те, которые возникают. Вы можете определить потенциальные барьеры, которые могут помешать успеху проекта, обсудив этот вопрос с заинтересованными сторонами, попросив вашу команду высказать свое мнение и проанализировав прошлые проекты с аналогичными целями.

7. Как проект получает финансирование?

Наличие необходимого бюджета для завершения проекта является важным аспектом, поскольку нехватка средств может задержать его или заставить команду, работающую над ним, пойти на компромисс в отношении качества. Знание того, откуда проект получает финансирование и все ли средства уже обеспечены, может помочь вам устранить опасения по поводу бюджета. Это также может помочь вам распределить средства таким образом, чтобы приоритет отдавался основным потребностям проекта.

8. Как клиент оценивает успех проекта?

Хотя некоторые цели проекта могут показаться простыми, у вас и клиента могут быть разные критерии относительно того, что означает достижение этих целей. Чтобы устранить любую двусмысленность в этом вопросе, вы можете установить четкие показатели и результаты, которые помогут вам и клиенту измерить степень успеха проекта. Это также может помочь вам оценить состояние проекта на протяжении всего его завершения.

9. Как команда будет общаться во время работы над проектом?

Эффективное общение между членами команды обычно необходимо для завершения проекта в установленные сроки. Перед началом работы вы можете установить процедуры общения в зависимости от конкретных ситуаций и потребностей. Это может включать инструменты для письменного общения, обмена файлами, презентаций, обратной связи и общения с удаленными членами команды.

10. Кто отвечает за каждый из меньших результатов проекта?

Разделение основных целей проекта на более мелкие компоненты и возложение ответственности на определенных членов команды за их выполнение в установленные сроки — распространенная и обычно эффективная практика управления проектами. Это может помочь вашей команде лучше общаться, так как каждый член команды точно знает, с кем поговорить по конкретному вопросу. Это также поможет вам, как руководителю проекта, получить обратную связь по конкретным аспектам проекта.

11. Какие инструменты мы используем?

Помимо инструментов коммуникации, существуют и другие инструменты, которые помогут вам завершить проект вовремя и в соответствии с согласованными рекомендациями. Существуют специальные инструменты управления проектами, которые помогут вам планировать и управлять каждым аспектом управления проектами, а также инструменты для конкретных целей, такие как инструменты отслеживания времени. Вы можете попросить свою команду предоставить предложения по таким инструментам и найти способы их реализации в рамках проекта.

12. Какие задачи имеют приоритет перед другими?

Хотя завершение проекта обычно включает в себя выполнение определенного набора задач, связанных с ним, их порядок и ресурсы, которые вы выделяете для каждой из них, могут повлиять на общий успех проекта. При оценке приоритета задач вы можете сортировать их в соответствии с их индивидуальными сроками и в зависимости от порядка, в котором вам нужно их выполнить. Знание того, какие задачи являются более срочными, чем другие, и какие из них вам нужно выполнить в первую очередь, может сократить время, необходимое для завершения всего проекта.

13. Каков размер команды?

Количество людей в вашей команде может существенно повлиять на время завершения проекта и качество результатов. Знание размера вашей команды может помочь вам установить реалистичные цели и сроки. Это также может помочь вам делегировать различные задачи в зависимости от количества доступных членов команды и их соответствующих навыков.

14. Какие самые важные решения вы, вероятно, примете во время работы над проектом?

Даже с четко поставленными целями и результатами вам как руководителю проекта, скорее всего, придется принимать некоторые важные решения. Анализ каждого элемента проекта и попытка предсказать потенциальные ситуации, в которых вам придется принять важное решение, помогут вам подготовиться к таким моментам. Это может сэкономить время и сделать процесс более эффективным.

15. Кто является конечным потребителем?

Помимо заинтересованных сторон проекта, некоторые проекты также имеют конечных получателей, которые различаются в зависимости от особенностей проекта. Несмотря на согласованные цели и результаты проекта, одного только удовлетворения клиента может быть недостаточно, чтобы считать проект успешным. Знание того, ориентирован ли ваш проект на определенную аудиторию или базу пользователей, может помочь вам адаптировать свою работу, чтобы повысить шансы ее конечного потребителя считать ее успешной.

16. Каковы личные цели каждого члена команды в этом проекте?

При подготовке проекта полезно спросить всех членов команды, что они лично надеются получить от него. Это, а также указание ваших личных целей, может помочь укрепить дух товарищества в команде и улучшить общение. Кроме того, знание того, что означает успех для каждого члена команды, может помочь вам найти дополнительные способы их мотивации.

17. Каков наиболее подходящий способ оценки индивидуальной работы каждого члена команды?

Перед началом проекта важно определить наиболее точный способ оценки общей производительности каждого члена команды. Как только вы узнаете цели проекта и людей, ответственных за каждый из его аспектов, вы можете подумать о показателях, которые можно использовать для оценки каждого участника. Это поможет вам отслеживать их индивидуальный прогресс на этапе завершения проекта и определить их общий вклад после завершения проекта.

18. Насколько гибки цели проекта?

В зависимости от характера проекта его цели могут иметь разную степень гибкости. Некоторые проекты имеют четкие цели, которые вы никак не можете изменить, а цели других могут зависеть от внешних факторов и различных событий, происходящих после того, как вы начнете над ними работать. Знание степени гибкости проекта и того, что может повлиять на конечную цель, может помочь вам подготовиться к различным сценариям.