17 вопросов для интервью с MS Outlook (с примерами ответов)

9 декабря 2021 г.

Во многих корпоративных собеседованиях менеджеры по найму могут задавать вопросы о технологиях, перечисленных в описании работы. Microsoft Outlook, обычная программа электронной почты, — это то, о чем менеджеры по найму могут спросить технических специалистов и других корпоративных сотрудников. Узнав, чего ожидать от этих вопросов, вы сможете подготовить свои собственные ответы на собеседование. В этой статье мы обсудим 17 вопросов, которые вы можете задать на собеседовании по Microsoft Outlook, в том числе вопросы об основном использовании, внутренних технологиях и передовых методах работы с электронной почтой.

17 вопросов для интервью с примерами ответов

Вот 17 вопросов интервью Microsoft Outlook, которые вы можете получить с примерами ответов:

1. Как создать адресную книгу?

Менеджеры по найму могут надеяться узнать, как вы организуете и маркируете свои контакты. Эта функция позволяет пользователям в организации обмениваться контактными данными, такими как адрес, роль и другие соответствующие данные. Отвечая на этот вопрос, вы можете перечислить шаги, которые вы можете предпринять для создания адресной книги.

Пример: «На вкладке «Люди» вы сначала создаете новую папку в контактах. После ее создания вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши, чтобы получить доступ к свойствам папки и обновить ее, чтобы она стала адресной книгой, где вы можете переименовать ее. Затем вы должны получить доступ к адресной книге с вкладки «Главная».

2. Не могли бы вы описать, что такое IMAP?

IMAP, или протокол доступа к интернет-сообщениям, является распространенным протоколом, используемым в Outlook. Несколько техническая концепция, ваш ответ может показать, что вы понимаете серверы, необходимые для работы программы. Рассмотрите возможность включения краткого определения и описания того, почему организации его используют.

Пример: «IMAP — это сервер, который позволяет отправлять и получать электронные письма на различных устройствах. При чтении или загрузке электронных писем они перемещаются с общего сервера на локальное устройство пользователя. Это позволяет работать удаленно и может обеспечить быструю доставку сообщений».

3. Как вы выполняете резервное копирование данных?

Менеджеры по найму могут захотеть узнать, как вы создаете резервные копии данных, чтобы вы могли восстановить свою информацию, контакты и электронные письма, если возникнут какие-либо проблемы с безопасностью или системой. В своем ответе вы можете объяснить шаги, которые вы можете предпринять для резервного копирования ваших данных, и почему это может быть важно.

Пример: «Вы можете загрузить файл .pst из меню «Файл», перейдя в раздел «Импорт и экспорт». Здесь вы можете выбрать «Файл личной папки» и экспортировать его. Сюда входят папки, файлы и сообщения. Я обычно экспортирую это в внешний жесткий диск и жесткий диск моего компьютера, чтобы иметь несколько копий. Вы можете использовать этот метод для экспорта других файлов, таких как календарь, задачи и контакты».

4. Каковы ограничения памяти и места для программы?

Размер хранилища может варьироваться в зависимости от размера организации и учетных записей, хотя часто существуют основные ограничения. Ответ на этот вопрос может показать ваше знание программы и того, как вы можете контролировать пространство для хранения в компании по найму. Подумайте о том, чтобы сослаться на стандартные ограничения и отметить, что они могут отличаться, чтобы показать ваше понимание различных моделей хранения.

Пример: «Ограничение места для папки «Входящие» составляет 1 ГБ, и каждая папка может содержать до 5000 электронных писем. Моя предыдущая компания предлагала меньше места для хранения по более низкой цене, поскольку мы в основном использовали чат для общения».

5. Как вы организуете свой почтовый ящик?

Менеджеры по найму могут попросить это, чтобы понять ваши организационные навыки и знания с помощью инструмента. Вы можете продемонстрировать свой опыт, описав, как вы изначально могли бы организовать свои папки и какие шаги вы могли бы предпринять, чтобы поддерживать их организованность. Вы также можете упомянуть любые другие инструменты, которые вы используете для организации своей почты, такие как ярлыки или звездочки.

Пример: «На моей последней работе я создал новые папки для каждого проекта и ответственности, которые у меня были. Это помогло мне организовать все связанные задачи, чтобы я мог сосредоточиться на одном проекте за раз. Я также добавлял тег приоритета к любым электронным письмам или задачи, которые требовали моих действий, добавление сроков выполнения в разделе задач».

6. С какими другими интернет-протоколами вы можете столкнуться?

В зависимости от роли, которую вы надеетесь получить, менеджеры по найму могут захотеть узнать о ваших знаниях интернет-протоколов, которые использует Outlook. Подумайте о том, чтобы перечислить конкретные из них, которые вы знаете, с кратким описанием. Вы можете перечислить конкретные обязанности, в которых вы работали с этими IP-адресами.

Пример: «На моей предыдущей должности я отслеживал различные IP-адреса, включая HTTP и POP3. Хотя HTTP не был сервером, используемым для связи по электронной почте, он позволял пользователям получать доступ к своим почтовым ящикам. POP3 помогал пользователям получать доступ к своей электронной почте в автономном режиме, поскольку пользователи могли загружать свои сообщения. на локальные устройства при получении. Я позаботился о том, чтобы наша компания оставалась подключенной к этим службам с минимальным временем простоя для оптимизации производительности».

7. Как создать электронную подпись?

Менеджеры по найму могут захотеть узнать, что вы можете выполнять эту задачу, чтобы показать, что вы можете автоматизировать некоторые задачи, чтобы сосредоточиться на более важных обязанностях. Вы можете описать шаги, необходимые для создания подписи электронной почты, и то, как вы использовали эту функцию.

Пример: «В разделе «Инструменты» есть возможность обновить форматирование вашей почты. На вкладке «Подпись» вы можете нажать «Создать», чтобы создать новую подпись. В моей предыдущей роли у меня было две подписи. Одну я использовал для клиентов с дополнительной информацией для сообщения отзывов, а другой был для внутренних коллег с моей основной контактной информацией».

8. Как вы фильтруете свой почтовый ящик?

Менеджеры по найму могут захотеть узнать ваш опыт работы с некоторыми дополнительными функциями, такими как правила. Это, как и создание подписи, показывает ваше желание автоматизировать задачи и поддерживать организованный почтовый ящик.

Пример: «На прошлой работе я создал несколько правил в Outlook. Самым полезным было фильтровать все мои электронные письма из производственного отдела в свою папку. В разделе «Инструменты» вы можете создать новые условия для входящих сообщений, чтобы фильтровать каждое и убедитесь, что почтовый ящик остается организованным».

9. Какие ярлыки вы можете использовать?

Если вы расскажете о своих быстрых решениях, менеджеры по найму продемонстрируют вашу способность работать эффективно и применять решения для повышения производительности. Подумайте о том, чтобы перечислить некоторые элементы управления с клавиатуры, организационные инструменты или другие сочетания клавиш, которые вы использовали, и то, как они помогли.

Пример: «Помимо автоматической фильтрации электронной почты, я люблю использовать сочетание клавиш «Ctrl» и «4» для переключения на задачи и «Ctrl» и «1» для обратного переключения на электронную почту. Это помогло мне быстро отвечать на электронные письма во время работы над задачами. на другой панели. «Ctrl» и «.» помогли мне быстро перейти к следующему сообщению в папке «Входящие» при сканировании новых писем по утрам».

10. Как вы используете функции архивирования?

Демонстрация того, что вы используете функцию архивирования, может показать, что вы заботитесь о пространстве для хранения и держите в порядке папку «Входящие». Подумайте о том, чтобы указать шаги, которые вы предпринимаете для архивирования почты, и почему эта функция полезна.

Пример: «Я регулярно архивирую электронные письма, которые могут понадобиться мне позже, чтобы освободить место. В инструментах очистки я нажимаю на папки и подпапки, которые хочу заархивировать. Я также использую функцию автоматического архивирования для автоматического сохранения электронных писем старше 100 дней. , так что я могу свести к минимуму часть ручного архивирования».

11. Как вы ведете свой календарь?

Менеджеры по найму могут надеяться узнать, как вы используете свой календарь для управления встречами и мероприятиями. Рассмотрите возможность поделиться своими организационными методами, любыми функциями, которые вы используете, и тем, как это помогает вам управлять собраниями.

Пример: «Я часто сначала настраиваю повторяющиеся встречи, чтобы знать, когда я могу запланировать другие встречи с коллегами. Я использую функцию цвета, чтобы мои встречи с техническим отделом были одного цвета, а встречи с моим менеджером — другого. Я также планирую время ежедневно выполнять свои собственные задачи, следя за тем, чтобы другие не назначали встречи, которые могут помешать моим обязанностям».

12. Как вы блокируете адреса электронной почты?

Менеджеры по найму могут захотеть узнать, как вы используете функцию блокировки, чтобы ограничить электронные письма от нежелательных отправителей. С этим ответом вы можете перечислить шаги, которые вы предпринимаете, чтобы заблокировать определенные адреса, и почему вы можете это сделать.

Пример: «В «Настройках почты» вы нажимаете ссылку безопасных и заблокированных отправителей, чтобы получить доступ к этому списку. Там есть кнопка для добавления новых адресов электронной почты в черный список. В моей последней позиции мы добавили отправителей из определенного домена в этот список, так как были отмечены угрозы кибербезопасности».

13. Что такое сервер входящей почты?

В зависимости от роли, которую вы надеетесь получить, вы можете объяснить правила и технические требования к серверам входящей почты. Рассмотрите возможность ссылки на конкретные протоколы, используемые для вашего сервера, и ваши базовые знания о том, как это работает.

Пример: «Сервер входящей почты — это место, где веб-клиент хранит почту перед ее доставкой. Мы использовали Outlook Express в качестве нашего почтового клиента, использующего IMAP для доставки почты. подключения для сотрудников, чтобы отправлять, получать и загружать сообщения».

14. Как вы решаете проблемы с программой?

Менеджеры по найму могут узнать о вашем критическом мышлении и навыках решения проблем, задав этот вопрос. Подумайте о том, чтобы указать шаги, которые вы предприняли, указав конкретное время, когда у вас возникла проблема. Поделившись действиями, которые вы предпринимаете, обсудите результаты.

Пример: «Одна из распространенных проблем, с которыми я столкнулся, заключалась в том, что я не мог получать электронные письма. Я проверял несколько компонентов, таких как подключение к Интернету, а также входящие и исходящие адреса, чтобы убедиться в отсутствии технических проблем. Иногда сервер автоматически отправлял письма в папку нежелательной почты, где я бы указал, что электронные письма от этого отправителя могут попасть в папку «Входящие». Я также сделал резервную копию своего PST-файла, чтобы освободить место на жестком диске. Это увеличило скорость программы и рассылки по электронной почте».

15. Как создать сообщение об отсутствии на работе?

Сообщения об отсутствии на рабочем месте — это распространенные инструменты, которые менеджеры по найму могут надеяться, что у вас есть опыт использования. Подумайте о том, чтобы перечислить шаги для создания этих сообщений и когда они могут быть полезны.

Пример: «В разделе «Инструменты» вы можете выбрать параметр «Отправить ответ об отсутствии на работе». Я всегда выбираю диапазон дат, когда планирую отсутствовать. Я часто сохраняю предыдущие сообщения, поэтому мне не нужно воссоздавать их каждый раз, включая контактную информацию для тех, кто может помочь с задачами, пока меня нет».

16. Как вы создаете папки в папке «Входящие»?

Создание папок — еще одна функция программы, демонстрирующая ваши организаторские способности и базовые знания Outlook. Вы можете описать, как вы можете создавать папки и почему это может помочь управлять вашим почтовым ящиком.

Пример: «Щелкнув правой кнопкой мыши основную папку «Входящие», вы можете выбрать вариант создания новых папок. Я часто создаю несколько папок с приоритетными именами, чтобы классифицировать входящую почту и задачи, зная, на чем сосредоточиться в первую очередь».

17. Какими способами вы можете управлять своей папкой нежелательной почты?

Менеджеры по найму могут захотеть узнать, как вы можете поддерживать свою папку нежелательной почты для управления хранилищем и возможными угрозами безопасности. Вы можете поделиться своими знаниями о навигации по параметрам папки нежелательной почты и о том, какие функции могут быть полезны.

Пример: «В параметрах «Инструменты» вы можете выбрать параметры «Нежелательная почта», чтобы настроить параметры и добавить или удалить безопасных или заблокированных получателей. Я добавляю целые домены в список заблокированных отправителей, чтобы гарантировать, что никакие определенные пользователи из известных угроз не могут отправлять электронные письма. . Я также выбираю параметр «Отключить ссылки», чтобы защитить свое устройство от фишинга или других опасных писем».

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.