15 сообщений Out of Office для профессионалов

Сообщения об отсутствии на работе — это автоматические ответы по электронной почте или сообщения электронной почты автоответчика, которые отправляются коллегам, клиентам и клиентам, когда вас нет на работе. Они сообщают другим, что вы недоступны для связи, и когда они могут ожидать ответа на свои электронные письма. В зависимости от того, почему вы находитесь вне офиса, вам может потребоваться включить в сообщение определенные детали. В этой статье мы перечислим несколько примеров сообщений об отсутствии на работе, которые вы можете использовать.

Что такое сообщения электронной почты автоответчика?

Ответы по электронной почте автоответчика или автоматические электронные письма — это уведомление, которое вы получаете, когда связываетесь с человеком, который в данный момент недоступен. Эти типы сообщений обычно содержат следующую информацию:

• Как долго человек будет недоступен

• Контактная информация, к кому можно обратиться в их отсутствие

• Когда они вернутся

Почему важно сообщение об отсутствии на работе?

Сообщения об отсутствии на работе имеют большое значение, если вы знаете, что не сможете отвечать на электронные письма в течение определенного периода времени. Они сообщают вашим контактным лицам, почему ваш ответ будет задержан, и как получить информацию или услуги, в которых они нуждаются, пока вас нет.

Коллеги, клиенты и подписчики обычно ожидают быстрых ответов и решений своих проблем, особенно от людей, работающих в сфере обслуживания клиентов, маркетинга и коммуникаций. Сообщения об отсутствии на работе содержат вежливое, краткое и профессиональное объяснение того, почему вы не можете ответить сразу. Вы можете предоставить ООО сообщение, если вас нет на один день, одну неделю или несколько месяцев. Причины, по которым вы можете настроить сообщение об отсутствии на работе, включают:

• в отпуск

• Посещение конференции, семинара или профессиональной встречи

• Нахождение в декрете, отпуске по болезни или творческом отпуске

• Личный день

• Идти на встречу

Сообщения об отсутствии на работе могут содержать следующую информацию:

• Почему ты ушел

• Как долго тебя не будет

• Дата, когда вы вернетесь

• К кому обращаться в случае чрезвычайной ситуации или для получения немедленной помощи

Вы можете предоставить более подробную информацию в зависимости от ваших должностных обязанностей и информации, которая, по вашему мнению, нужна вашим контактам, пока вы отсутствуете. Большинство профессиональных почтовых программ позволяют настроить сразу два ООО-сообщения — одно для внутренних коллег и одно для внешних деловых контактов.

Чего следует избегать в автоматических ответах

Сообщения об отсутствии на работе должны оставаться профессиональными и реалистичными. Вам следует избегать:

• Давая слишком много деталей. Автоматические ответы должны быть простыми и содержательными. Не добавляйте в электронное письмо ненужную информацию.

• Говорите, что ответите, как только вернетесь. Когда вы вернетесь в офис, может потребоваться время, чтобы разобраться с электронными письмами, телефонными звонками и проектами. Старайтесь не рассчитывать на то, что вы сможете ответить на пропущенное сообщение сразу же по возвращении.

• Совершение помощи коллеги без согласия. Полезно включить контактную информацию коллеги для любых неотложных вопросов, которые возникают в ваше отсутствие. Однако важно получить разрешение вашего коллеги, прежде чем включать их информацию.

Примеры сообщений об отсутствии на работе

Вот некоторые сообщения ООО, которые вы можете рассмотреть в зависимости от типа:

• Базовый

• Дружелюбно

• Внутренний

• Отпуск

• Конференция

• Короткий срок

• Вне досягаемости

• Вне офиса, но проверяет почту

• Праздничный день

• Отпуск по беременности или родам

• Больничный

• Повышение

• Лидогенерация

• Социальные медиа

• Обмен контактами

Базовый

Часто короткое и профессиональное ООО сообщение — это все, что вам нужно, чтобы сообщить основные подробности вашего отсутствия.

Привет,

Спасибо за ваше сообщение. Меня не будет в офисе до 25 мая, и на время моего отсутствия у меня будет ограниченный доступ к электронной почте. Если вам нужна немедленная помощь, обратитесь к нашему представителю по рекламе Жюлю Картеру по адресу jcarter@email.com или по телефону 303-555-1059, доб. 4. В противном случае я отвечу на ваше письмо, когда вернусь.

Искренне,

Пейтон Ким
Менеджер по рекламе

Дружелюбно

Вы можете сделать сообщение ООО более доступным, если обычно общаетесь в этом стиле. Дружественные или даже забавные сообщения вне офиса могут быть более подходящими, например, для профессионалов социальных сетей.

Всем привет!

Спасибо за обращение! В настоящее время я нахожусь в Нью-Йорке, праздную свадьбу моей сестры, и возьму перерыв от электронной почты, пока я поддерживаю ее в ее важный день. Я отвечу на все мои сообщения, как только вернусь в офис 11 августа. Если вам понадобится помощь до этого времени, напишите моему помощнику Джерри Филдингу по адресу jf10959@email.com.

Хорошего дня!

Марла Ковач
Координатор социальных сетей

Внутренний

Если вы настраиваете сообщение ООО только для внутренних контактов в вашей компании или отделе, вы можете предоставить информацию, относящуюся к проектам, над которыми вы работаете. Вы также можете использовать менее формальный тон в зависимости от культуры вашей компании.

Всем привет,

Меня нет в офисе до 9 января, и я отвечу на электронные письма, когда вернусь. Если вам нужен доступ к чертежам проекта Apex Architecture, я разместил копии на сервере в папке «Текущий проект». Если вам нужно что-то срочное, пожалуйста, свяжитесь со Стефани.

Спасибо,

Крейг

Отпуск

Точно сообщайте получателям, когда вас не будет, чтобы они знали, когда ожидать ответа или связаться с кем-то еще.

Привет!

Я уезжаю в отпуск с 5 по 15 апреля и планирую отключиться от электронной почты на это время. Если ваше сообщение может подождать, я отвечу, как только вернусь. По срочным вопросам обращайтесь к координатору отдела кадров Карлу Видину по адресу weedinc@email.com или по телефону 946-555-6319.

Искренне,

Брианна Ли
Менеджер по персоналу

Конференция

Если вы собираетесь на бизнес-конференцию, создайте сообщение об отсутствии на работе, чтобы другие участники знали, что вы доступны для общения. Это также шанс показать людям, что вы преданы своему профессиональному развитию.

Привет,

Спасибо за твое сообщение. Меня нет в офисе, я посещаю ежегодную конференцию Ассоциации инженеров-профессионалов в Денвере, штат Колорадо. Я буду периодически проверять электронную почту, но если вам нужна немедленная помощь, свяжитесь с моим помощником Лорен Андерс по адресу Loren@email.com или по телефону 934-555-1940.

Если вы тоже будете в Денвере на этой неделе, я бы хотел связаться! Подойдите к стенду 618 или свяжитесь со мной по телефону 934-555-1059.

Лучший,
Даррен Лиенте

Короткий срок

Профессионалам, которые должны постоянно проверять электронную почту и общаться, возможно, потребуется настраивать ООО-сообщения каждый раз, когда они уходят из офиса на пару часов. Этот тип сообщения полезен, если вам нужно пойти на встречу, но вы вернетесь позже в тот же день, или если вам нужно поехать на встречу.

Привет,

Спасибо за твое сообщение. Сегодня, 7 марта, с 11:00 до 15:00 я буду отсутствовать на своем рабочем месте на встрече с 11:00 до 15:00. У меня будет ограниченный доступ к электронной почте, поэтому, если вам нужно что-то срочное, свяжитесь со Стейси Моден по адресу: modens@email.com или 938-555. -2819. Если ваша электронная почта может подождать, я отвечу, как только вернусь в офис.

Спасибо,

Рене Падо
Торговый представитель

Вне досягаемости

Сообщите контактам, если у вас нет доступа к электронной почте, и предоставьте им другие способы получить помощь или информацию.

Привет,

Меня нет в офисе, у меня нет доступа к электронной почте, и я не смогу ответить на ваше сообщение, пока не вернусь 20 сентября. Пожалуйста, свяжитесь с Сонни Джонсом по адресу sonnyj@email.com или по телефону 823-555-3827, и он Я позабочусь обо всем, что вам нужно до тех пор.

С уважением,

Эшли Вернер
Обслуживание клиентов

Вне офиса, но проверяет почту

Некоторые специалисты отслеживают электронные письма и даже отвечают на них, когда находятся вне офиса. Если вы планируете периодически проверять электронную почту, сообщите отправителям, что они могут ожидать ответа, но он может быть задержан.

Всем привет,

Спасибо за ваше сообщение. Я нахожусь вне офиса, веду семинар с 1 по 4 декабря. Я буду проверять электронную почту в течение дня и постараюсь оперативно отвечать на сообщения (пожалуйста, отмечайте срочные сообщения как очень важные). Однако, если вам нужна немедленная помощь, свяжитесь с Джонни Ву по адресу jwoo15@email.com или по телефону 465-555-1098.

Спасибо за ваше терпение,

Пэм Тернер

Праздничный день

Практика компании в отношении крупных праздников различается. Хотя ваши контакты могут не ожидать, что вы будете в офисе в отпуске, сообщите им, насколько доступны вы будете в дни до и после.

Привет!

Наши офисы будут закрыты на неделю с 21 по 25 декабря. Я отвечу на ваше сообщение, когда вернусь к своему рабочему столу в понедельник, 28 декабря. Однако, если у вас возникнет чрезвычайная ситуация, вы можете связаться со мной по моему мобильному телефону. в 829-555-1958.

Счастливых праздников,

Паркер Тан

Отпуск по беременности или родам

Отпуск по беременности и родам может длиться от менее 10 недель до шести месяцев и более в зависимости от того, где вы живете и работаете. Вам нужно направить людей к сотруднику, который возьмет на себя ваши обязанности.

Привет,

Я буду в декретном отпуске с 24 февраля по 18 мая. Наш талантливый ведущий графический дизайнер Патрик Хайнер будет управлять моими счетами в это время. Вы можете связаться с ним по адресу heiner@email.com или 958-555-8265.

С уважением,

Клэр Бэкер
Художественный директор

Больничный

Если вы проходите процедуру или страдаете от болезни, которая требует длительного лечения или восстановления, вы можете добавить эту информацию в свое сообщение об отсутствии на работе, чтобы ваши контакты уважали вашу конфиденциальность и время, пока вы лечитесь.

Привет,

Спасибо за ваше сообщение. Со 2 по 27 марта меня не будет в офисе в отпуске по болезни. Я буду периодически проверять электронную почту, но, пожалуйста, свяжитесь с Эми Данн (adunn@email.com, 395-555-9981) для всех ваших потребностей в консультациях в течение этого времени.

Спасибо за понимание,

Харпер Киплингер

Повышение

Специалисты по маркетингу и продажам могут захотеть продвигать свой контент, веб-сайт, блог или услуги, даже когда они отсутствуют. Они могут включать ссылки на продукты или ресурсы в сообщения ООО.

Всем привет,

Спасибо за ваше сообщение. Меня нет в офисе до 20 июля, и я отвечу на ваше письмо, когда вернусь. А пока, пожалуйста, насладитесь бесплатным отрывком из нашей новой электронной книги «10 шагов к успеху в маркетинге». Если вам нравится то, что вы читаете, вы можете приобрести и загрузить полную копию на сайте 10stepstosuccess.com. По срочным вопросам обращайтесь к нашему ассистенту по маркетингу Дэвиду Тапперу по адресу dtap89@email.com или по телефону 420-555-2933.

Искренне,

Габби Гарсия
Цифровой бренд-менеджер

Лидогенерация

Позвольте вашему сообщению об отсутствии на работе генерировать потенциальных клиентов, пока вас нет. Предложите отправителю подписаться на рассылку новостей, вебинар, онлайн-курс или другой инструмент развития бизнеса, который использует ваша компания.

Привет,

Спасибо за ваше письмо. Я отсутствую в офисе с ограниченным доступом к электронной почте до 2 июня. Если вам нужна помощь, прежде чем я вернусь, свяжитесь с Марли Беком по адресу marleybeck@email.com или по телефону 932-555-6756.

Знаете ли вы, что мы проводим ежемесячный вебинар на актуальные темы здоровья? Каждый второй вторник месяца наши уважаемые эксперты отвечают на вопросы живой онлайн-аудитории. Чтобы задать свой вопрос или зарегистрироваться на наш предстоящий вебинар по профилактическому уходу, нажмите здесь.

С уважением,

Эстер Леоне
Редактор цифрового здравоохранения

Социальные медиа

Используйте сообщение ООО, чтобы расширить свою личную или корпоративную аудиторию в социальных сетях, попросив контакты подписаться на вас в одной или нескольких учетных записях.

Всем привет,

Спасибо за обращение! Меня нет в офисе, и я отвечу на электронные письма, когда вернусь 15 ноября. Чтобы быть в курсе всех захватывающих событий в Red Letter, пока меня нет, следите за нами во всех основных социальных сетях. Чтобы получить немедленную помощь, вы можете связаться с моей коллегой Джен Прайс по адресу jprice@redletter.com.

Хорошего дня,

Дэнни Уоттс
Издатель

Обмен контактами

Люди, которые управляют многими проектами или ожидают получить много электронных писем, пока их нет, могут захотеть включить различных коллег, с которыми отправители могут связаться.

Привет,

Я буду в отпуске с 14 февраля по февраль. 21 практически без доступа к электронной почте. Если вам нужна помощь с вашими налогами, пока меня нет, пожалуйста, свяжитесь с моим помощником, Джин Уайт, по адресу jwhite@email.com или 302-555-0193. По вопросам аудита обращайтесь к нашему старшему аудитору Максу Киму по адресу mtkim@email.com. Если вам нужны копии финансовых документов, позвоните моему помощнику Кори Лопесу по телефону 881-555-3012.

В противном случае я сразу отвечу на ваше сообщение, когда вернусь.

С уважением,

Стюарт Кэпп, CPA