13 советов для презентаций PowerPoint

PowerPoint — это программа, выпущенная как часть пакета профессионального программного обеспечения Microsoft Office. Это позволяет создавать слайды для передачи информации другим. Изучение того, как эффективно использовать PowerPoint, может улучшить ваши навыки презентации и быть полезным для вашей профессиональной карьеры. В этой статье мы обсудим, как использовать PowerPoint, и дадим советы по созданию эффективных презентаций.

Для чего используется PowerPoint?

Люди используют PowerPoint преимущественно как программу для создания наглядных пособий для презентаций. Слайды в документе PowerPoint позволяют вам делиться ключевой информацией или визуальными эффектами с теми, кто смотрит презентацию, чтобы улучшить вашу ясность и их понимание. Вы также можете использовать PowerPoint для создания автономных презентаций, которые пользователи читают и просматривают самостоятельно, без сопроводительной речи.

Как создать эффективную презентацию PowerPoint

PowerPoint может быть полезным инструментом для профессионалов, имеющих возможность публичного выступления, например выступлений или собраний. Вот советы, которые помогут сделать ваши презентации PowerPoint более эффективными:

1. Оцените свою аудиторию

Первое, на что вы обращаете внимание при подготовке презентации PowerPoint, — это аудитория ваших слайдов. Это включает в себя как то, кому вы представляете свои слайды, так и то, как. Например, презентация научной разработки для аудитории ученых, скорее всего, будет отличаться от презентации той же информации для обычного человека. Точно так же презентация, предназначенная для автономного использования, может отличаться от презентации, предназначенной для помощи в выступлении.

2. Организуйте свою информацию

Прежде чем создавать слайды, полезно организовать информацию, которую вы хотите включить. Классификация различной информации, которую вы хотите передать, может позволить вам сортировать, какие части включать в слайды вместе. Это также может помочь вам расставить приоритеты в информации и определить, что вы можете сократить, чтобы сделать вашу презентацию более эффективной или уложиться в ограниченное время.

3. Спланируйте свой документ

После сортировки информации создайте план документа PowerPoint. Вы можете настроить уровень детализации в процессе планирования в соответствии с вашими личными предпочтениями. Вы можете предпочесть подробный план, охватывающий конкретные фрагменты информации для включения в каждый слайд, или вы можете предпочесть работать с более свободным планом, например, с кратким изложением общей темы на каждом слайде.

4. Выделите ключевые термины

При создании презентации предпочтительнее использовать ее для ключевых фрагментов информации, а не для обширных блоков текста. При использовании ваших слайдов в качестве вспомогательного средства презентации зрители могут определить наиболее важные моменты каждого слайда, в то время как ваше обсуждение уточняет детали. В виде отдельного набора слайдов это позволяет вам быстро делиться наиболее важными фрагментами с читателем.

5. Держите текст разборчивым

При создании слайдов важно учитывать видимость всех элементов на каждом слайде. Это может быть важно, когда вы предлагаете презентацию большой группе, где не все участники могут иметь такое же четкое представление о ваших слайдах, как вы на экране своего компьютера. Выбирайте цвета шрифта, которые контрастируют с фоном, чтобы ваш текст отображался четко и его было легко читать зрителям.

6. Будьте последовательны

Хотя PowerPoint предоставляет множество визуальных элементов и вариантов шрифтов, с которыми вы можете работать, предпочтительнее выбрать единую тему и использовать ее на протяжении всей презентации. Такой последовательный подход может помочь создать профессиональный внешний вид. Это может помочь вам произвести более сильное впечатление на тех, кто просматривает презентацию, а также помочь им сосредоточиться, отвлекая меньше внимания.

7. Добавьте графику и видео

Одним из преимуществ PowerPoint в качестве наглядного пособия для презентаций является возможность встраивания мультимедийных элементов. Добавление графики или видео к вашим слайдам может сделать их более привлекательными, а также предоставить важную информацию. Пояснительное видео или диаграмма, демонстрирующая ключевые данные для вашей презентации, например, могут дополнить вашу речь, чтобы обеспечить более глубокое понимание для тех, кто смотрит вашу презентацию.

8. Завершите подведением итогов

Включение итогового слайда в конце разделов или презентации может быть полезным способом напомнить другим о наиболее важных моментах вашей презентации. Это может быть полезно для удержания и помочь с общим положительным эффектом вашей презентации. Обобщающий слайд также может помочь вам, предоставив естественный способ завершить презентацию.

9. Практикуйте свою презентацию

Делая устную презентацию с помощью слайдов, полезно перед этим потренироваться. Это дает вам возможность комфортно произносить любую речь, которая соответствует вашим слайдам, и определить области, которые вы, возможно, захотите изменить. Это также поможет вам попрактиковаться в перемещении по слайдам, что может помочь вам повысить эффективность презентации.

Советы по слайдам PowerPoint

Создание эффективной слайд-презентации PowerPoint может быть связано как с тем, что вы не включаете, так и с тем, что вы делаете. Вот несколько советов, которые следует учитывать при подготовке слайдов:

1. Не перегружайте слайды

Хотя добавление дополнительной информации в презентацию может быть полезным, размещение слишком большого количества информации на одном слайде может затруднить для зрителей понимание или определение важных моментов. При работе со слайдами обратите внимание на плотность контента. Если слайд кажется перегруженным, подумайте о том, чтобы разделить его на два или более слайдов, чтобы представить информацию более четко.

2. Ограничьте эффекты использования

Программное обеспечение PowerPoint поставляется с множеством переходов и эффектов, которые вы можете применять к элементам презентации. Это может варьироваться от переходов между одним слайдом и другим до эффектов, которые применяются к элементам слайдов, например к движению. Хотя эти эффекты могут сделать вашу презентацию более интересной, чрезмерное их использование может отвлекать внимание. Например, при использовании переходов между слайдами выберите базовый переход, такой как затухание или вытеснение, а затем сохраняйте один и тот же переход на протяжении всей презентации.

3. Тщательно формулируйте слайды

При проведении устной презентации со слайдами PowerPoint в качестве дополнения важно избегать чтения непосредственно со слайдов в течение значительных периодов времени. Слайды для презентации приносят пользу тем, кто вас смотрит. Когда вы разговариваете с аудиторией, смотрите в ее сторону, это поможет вам быть более ясным и установить более тесную связь. Вы можете использовать свои слайды в качестве кратких маркеров, ведущих к обсуждениям, или вам может быть полезно использовать каталожные карточки, чтобы вы не видели свои слайды.

4. Говорите четко

Выступая с речью, важно говорить достаточно медленно, чтобы все присутствующие могли ясно вас понять. Это может быть очень важно при предоставлении визуальных элементов, таких как слайды PowerPoint. Поддержание стабильного, но четко понятного темпа также дает тем, кто смотрит вашу презентацию, время, необходимое им для чтения ваших слайдов или изучения любых визуальных элементов, которые вы включаете.

5. Используйте данные с умом

Создание слайда, который содержит значительный объем информации, но не имеет контекста для этих данных, может ошеломить вашу аудиторию. Если вы не выступаете перед группой, где вы ожидаете, что ваша аудитория поймет насыщенные слайды, ориентированные на данные, может быть полезно избегать слайдов, состоящих в основном из данных. Вместо этого добавление контекстной информации может помочь вашим зрителям понять фрагменты данных, которые вы включаете, объясняя, почему они важны и что они означают.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.