13 качеств офис-менеджера, которые делают хорошего кандидата

Выбор правильного офис-менеджера важен для производительности и эффективности офиса. Определенные качества офис-менеджера могут сделать офис-менеджера хорошим кандидатом. В этой статье мы обсудим некоторые из главных качеств офис-менеджера, которые следует искать или проявлять.

Какие качества офис-менеджера?

Качества офис-менеджера — это мягкие и жесткие навыки, которые помогают офис-менеджеру выполнять свои обязанности. Офис-менеджеру поручено управлять повседневной работой офиса, и развитие определенных навыков может сделать его более эффективным в своей роли. Эти навыки помогают им облегчить повседневные обязанности в офисе, обеспечивая бесперебойную и эффективную работу.

Научившись распознавать эти важные навыки, вы сможете выбрать эффективного офис-менеджера, который поддерживает эффективность и организованность офиса.

Качества офис-менеджера

В дополнение к навыкам, необходимым для конкретной отрасли, офис-менеджерам также полезно обладать следующими качествами:

1. Оптимизм

Офис-менеджер — это не только человек, который поддерживает организацию офиса, но также отвечает за руководство командой и часто является первым человеком, с которым общается клиент при посещении. Офис-менеджеры, которые настроены оптимистично, как правило, более общительны, дружелюбны и приветливы. Они, как правило, имеют более позитивный взгляд на жизнь, и их оптимизм может напрямую влиять на культуру и моральный дух компании.

2. Общение

Коммуникативные навыки имеют решающее значение при работе в качестве офис-менеджера. Навыки невербального общения помогут давать четкие указания членам команды и клиентам. Навыки вербального общения могут помочь офис-менеджеру эффективно понять потребности членов команды и передать их управленческой команде.

Офис-менеджеры также часто участвуют в информировании членов команды об изменениях политики. Хорошие коммуникативные навыки необходимы для поддержания открытого общения и обеспечения обмена всей важной информацией. Эти коммуникативные навыки также могут помочь четко направить сотрудников, чтобы они точно знали, чего от них ожидают. В дополнение к сильным коммуникативным навыкам для офис-менеджера важна способность общаться с членами команды всех уровней, поскольку они обычно работают с сотрудниками на уровне магазина, а также с руководством.

3. Гибкость

Повседневные операции и типичный рабочий день офис-менеджера могут часто меняться, и наличие гибкого офис-менеджера может быть полезным. Это не только помогает остальной части офиса перейти на новые требования, но также может помочь офису не сбиться с пути, несмотря на эти изменения. Кроме того, офис-менеджеру может потребоваться приспособиться к многочисленным стилям работы как с членами команды, так и с руководством, и гибкость может помочь им приспособиться к этим различиям.

4. Организация и управление проектами

Офис-менеджер может одновременно вести несколько проектов. Способность работать в режиме многозадачности и поддерживать организованность в напряженном графике является преимуществом. Хороший офис-менеджер с эффективными навыками управления проектами может делегировать задачи, в то же время следя за ходом выполнения и обеспечивая выполнение каждого проекта к удовлетворению компании.

Офис-менеджер также часто отвечает за поддержку нескольких ролей, поэтому ему нужны организационные навыки для удовлетворения различных потребностей.

5. Творчество

Креативность часто упускают из виду, но она может принести много пользы офису. Креативные навыки могут помочь офис-менеджеру найти уникальные решения проблем. Привнося творческий подход к офисным несоответствиям или проблемам, они могут улучшить моральный дух офиса и внедрить свежий подход. Это также может помочь мотивировать других сотрудников. Кроме того, они задают тон творческой рабочей среде.

6. Эмоциональный интеллект

Роль офис-менеджера иногда может вызывать стресс. Выбрав офис-менеджера, который эмоционально умен и проницателен, они обычно могут приспособиться к этим стрессовым ситуациям. Они с большей вероятностью положительно реагируют на сложные условия, что может задать тон для остальной части компании. Высокий эмоциональный интеллект также может помочь им распознать другие кадровые проблемы и найти решения.

7. Административный

Многие из основных обязанностей офис-менеджера носят административный характер. Им может быть поручено отвечать на звонки, принимать сообщения, заполнять документы, составлять документы и поддерживать порядок в офисе. Офис-менеджеру может потребоваться облегчить общение между клиентами или другими членами команды по телефону, электронной почте или факсу. Развитые административные навыки могут быть полезны при работе в качестве офис-менеджера, независимо от среды.

8. Лидерство

Хотя руководство командой может быть лишь небольшой частью должности офис-менеджера, она имеет решающее значение. Выбирая офис-менеджера с сильными навыками командного руководства, вы знаете, что он будет мотивировать и поощрять членов команды к эффективной работе. Это может помочь поддержать моральный дух компании, что может помочь снизить уровень удержания сотрудников, одновременно стимулируя развитие хорошей команды. Лидерские качества также могут помочь офис-менеджеру сотрудничать, делегировать полномочия, направлять и эффективно руководить командой.

9. Тайм-менеджмент

Управление временем – еще одно важное качество офис-менеджера. Возможность устанавливать и поддерживать графики поможет им завершить проекты в установленные сроки. Хорошие навыки тайм-менеджмента также могут помочь офис-менеджеру научиться делегировать задачи в рамках проекта. Они также с большей вероятностью прибудут вовремя на запланированные встречи или другие важные рабочие мероприятия.

10. Посвящение

Хороший офис-менеджер делает больше необходимого минимума. Они преданы своей работе и часто превосходят все ожидания. Выбор офис-менеджера, который не только предан своему делу, но и увлечен этой должностью, может помочь другим членам команды развить такую ​​же страсть. Эта самоотверженность может улучшить многие аспекты их положения, включая взаимодействие с клиентами, наем и обучение персонала.

11. Честность

Честность — важное качество для всех членов команды, но особенно она необходима для офис-менеджера. Если у вас есть честный офис-менеджер, вы можете доверить ему повседневную практику бизнеса. Вы можете доверить им возможность принимать важные решения, управлять банковской информацией, честно управлять членами команды и доверять их мнению при принятии решений о найме.

12. Финансовый

В зависимости от рабочей среды офис-менеджер может также выполнять мелкие финансовые обязанности офиса. Это означает, что могут быть полезны базовые финансовые и математические навыки. Офис-менеджеру, возможно, потребуется добавить часы работы, платежи, или он может даже отвечать за внесение депозитов в банк. Офис-менеджеру также может быть поручено собирать данные от бухгалтерской группы для создания отчетов.

Поскольку офис-менеджер наблюдает за каждым отделом в офисе, базовое понимание бухгалтерского учета и финансов также может быть полезным.

13. Технические

В современных условиях офиса многие процессы носят технический характер. Необходим офис-менеджер, умеющий пользоваться компьютерами, телефонами и другими системами. Мало того, что они будут участвовать в обучении нового персонала по этим программам, им также может понадобиться устранять их неполадки или работать с поставщиками для их ремонта. Офис-менеджер также может быть ценным ресурсом для определения эффективности новой офисной программы.

Лица, принимающие решения в бизнесе, полагаются на этот тип обратной связи при выборе новых программ. Эта обратная связь может помочь повысить эффективность офисного программного обеспечения и технических программ.