12 способов провести эффективные деловые встречи

31 марта 2021 г.

Проведение эффективных деловых встреч имеет решающее значение для функционирования любой организации или компании. Он предлагает возможность объединить ресурсы и получить несколько точек зрения на проект или задачу. В этой статье мы рассмотрим несколько способов проведения эффективных деловых встреч.

12 способов провести эффективные деловые встречи

Вот несколько способов провести эффективную деловую встречу:

1. Поставьте четкую цель и четко сообщите о ней

Определение цели собрания и четкое доведение ее до участников является главным приоритетом, поскольку это формирует повестку дня собрания и подготавливает участников к тому, чтобы внести свой вклад. Чтобы поставить четкую цель, задайте себе следующие вопросы:

• Как возникла просьба о деловой встрече?

• Согласились ли несколько человек с тем, что деловая встреча необходима, или только одному человеку нужна ясность?

• Каков результат, которого мы надеемся достичь?

• Какие препятствия стоят на нашем пути?

Когда вы знаете, чего пытаетесь достичь и что мешает вам, у вас есть четкая цель и цель встречи. Сократите его до одного предложения и поделитесь им с участниками вашего приглашения на встречу. Если у вас есть одно предложение, ориентированное на результат цель для каждой деловой встречи, которую вы проводите, вы увидите лучшие результаты и будете более эффективно использовать свое время. Если вы еще не уверены в цели или задаче деловой встречи или можете достичь цели любыми другими средствами связи, то отложите встречу.

2. Организуйте деловую встречу вокруг принятия решения

Чтобы сэкономить время, назначайте деловые встречи только для выработки решений, ведущих к решению проблемы или четким действиям. Вы можете выполнять поставленные задачи с помощью других средств связи и следить за тем, чтобы любое совещание, посвященное обмену информацией, было целеустремленным.

Если вы встречаетесь с клиентом, спросите его, что бы он хотел обсудить во время вашего совместного времяпрепровождения. Если вы обнаружите, что их ответы либо непоследовательны, расходятся с тем, что вы подготовили, либо сбивают с толку, они, вероятно, не на той же странице, что и вы. Это делает встречу непродуктивной и пустой тратой времени.

Постановка четкой цели встречи, направленной на достижение желаемого результата, помогает согласовать участников и экономит ваше время. Если цель состоит в том, чтобы провести мозговой штурм, вы должны относиться к этому иначе, чем к деловой встрече. Основной целью встречи должно быть предоставление информации для помощи в принятии решения или координации действий после принятия решения.

3. Будьте эксклюзивными

Одной из основных причин неэффективности деловых встреч является отсутствие «правильных» участников. Чтобы собрания начинались и заканчивались вовремя, а решение принимал только один человек, ограничьте количество участников до пяти или меньше.

Хотя нечетные числа более эффективны для коллективного голосования и принятия решений, очень важно включить людей, которые жизненно важны для обсуждения. Вот контрольный список, который поможет вам определить, кто на законных основаниях должен присутствовать на вашей деловой встрече:

• Обладающие соответствующими знаниями

• Члены команды, имеющие решающее значение для реализации

• Лица, принимающие решения, или члены команды, которые несут непосредственную ответственность или полномочия по вопросам обсуждения

• Члены команды, обладающие необходимыми знаниями для значимого вклада, недоступными в других местах.

• Члены команды, которых больше всего затрагивает решаемая проблема

Самое главное, определите, кто принимает решения. По возможности поговорите с этим человеком. Если вам нужно привлечь несколько человек, обязательно поговорите с ними до встречи, чтобы определить, кто принимает решения, а кто является контактным лицом для последующих действий.

4. Установите повестку дня встречи

Без заранее определенной повестки дня ваша деловая встреча отклонится от своего курса и, вероятно, продлится дольше, чем должна. Заранее составьте четкую повестку дня, чтобы участники оставались сосредоточенными, и убедитесь, что вы охватили все необходимые вопросы. Вот несколько моментов, о которых следует помнить, составляя повестку дня деловой встречи:

• Определите цели встречи.

• Запишите вопросы, которые вы хотите обсудить.

• Попросите участников внести свой вклад.

• Оцените количество времени, которое вам нужно потратить на каждую тему.

• Определите цель каждой задачи.

• Определите, кто будет вести каждую тему.

• Завершайте каждую встречу обзором.

Кроме того, если есть конкретная проблема, для которой вам нужно решение, предложите участникам подготовить решения заранее, чтобы собрание было сосредоточено на решениях, а не на проблеме. Это помогает участникам чувствовать себя вовлеченными, потому что они вносят свой вклад в собрание.

Вот пример повестки деловой встречи:

Цель встречи: Как увеличить онлайн-продажи

Продолжительность встречи: Один час

Темы для обсуждения и обзора: пять минут

• Изучите показатели продаж за первый и второй кварталы.

• Обсудите проблемы, вызывающие снижение онлайн-продаж.

• Просмотрите лидогенерацию и цифровые маркетинговые кампании.

• Тема 1. Просмотрите данные о продажах за первый и второй кварталы (15 минут).

• Тема 2. Обсуждение проблем, вызывающих снижение онлайн-продаж (15 минут).

• Тема 3. Обзор общих и цифровых маркетинговых кампаний для потенциальных клиентов (15 минут).

Действия и следующие шаги: (5 минут)

• Катрина, Уильям и Дейв проведут A/B-тестирование новых целевых страниц.

• Команда Джастина будет работать над новыми активами лидогенерации

• Кейт придумает стратегии дополнительных продаж

• Даррен подытожит то, что мы обсудили и согласовали, а также подтвердит выводы с заинтересованными сторонами в течение трех часов после окончания встречи.

5. Автоматизируйте планирование и общение

Приложение для повышения производительности или инструмент планирования значительно сокращает время, необходимое для планирования встречи с участниками. Благодаря встроенным уведомлениям-напоминаниям вероятность того, что участники придут вовремя, увеличивается. Какое бы приложение вы ни использовали для отправки приглашения календаря, не забудьте включить все подготовительные материалы, которые нужны вашим участникам, в качестве вложений.

6. Измените окружение

Совещания могут быть скучными и повторяющимися, что может повлиять на производительность. Когда ваши участники освоятся в своей среде, они могут отсоединиться. Встряхните обстановку, проведя встречу в другом месте, например, в местной кофейне или на новом месте в офисе. Смена обстановки может нарушить рутину и разбить группы, что способствует творчеству. Новое место встречи также заставляет участников быть более внимательными к незнакомой обстановке, что в конечном итоге означает большую вовлеченность.

7. Установите ожидания и устраните отвлекающие факторы

Установите ожидания, что все должны сосредоточиться на собрании. Начните собрание, сказав участникам, что вы планируете следовать повестке дня собрания и ожидаете их полного внимания. Упомяните, что в повестке дня предусмотрено время в конце встречи для обсуждения или вопросов. Попросите их убрать телефоны и любые документы, не относящиеся к встрече. Использование смартфона или ноутбука для проверки электронной почты во время встречи может быть полезным. Тем не менее, держите эти гаджеты подальше, если они не нужны.

8. Поощряйте полное участие

Это не ваша работа — охранять, развлекать или быть единственным коммуникатором. У вас, вероятно, будет информация для представления в начале встречи для контекста, но суть в том, чтобы поговорить. Чтобы привлечь внимание участников и удержать их, задавайте вопросы в продолжение презентации. Задавайте больше, чем вопросы, на которые можно ответить «да» или «нет», например: «Есть ли у вас какие-либо вопросы по этому поводу?»

Вот другие примеры занимательных вопросов:

• «У кого-нибудь есть другие рекомендации или мысли?»

• «Кто-нибудь предвидит какие-либо проблемы с этим решением/подходом?»

• «Какие еще вещи мы должны рассмотреть?»

• «На кого еще может повлиять это решение?»

• «Есть ли какие-либо другие ресурсы, которые нам нужны, прежде чем мы примем это решение?»

• «У кого есть еще идеи, которыми они хотели бы поделиться по этому поводу?»

Для встреч с будущими или текущими клиентами вы также можете задать следующие вопросы:

• «Какую самую важную вещь вы хотите получить от этой встречи?»

• «Какие тенденции вы наблюдаете в своей области, в которых вы хотели бы оставаться конкурентоспособными или идти в ногу со временем?»

• «Расскажите немного больше о вашей компании».

9. Эффективно принимайте решения

Когда вы обсудили каждый пункт своей повестки дня, пришло время принять решение. Если вы проводите внутреннюю встречу, на которой присутствуют все лица, принимающие решения, вы можете сделать процесс принятия решений совместным. Совместное принятие решений может быть легким, когда у вас есть исчерпывающий список решений. После того, как вы определились с лучшими вариантами, спросите участников, какие ответы они готовы принять и какие результаты они ожидают увидеть. Вы можете попросить их проголосовать за каждый вариант, чтобы определить лучший.

10. Назначьте результаты и действия

Прежде чем покинуть собрание, убедитесь, что вы определились со следующими шагами. У каждого действия должен быть ответственный человек и четкий результат. Установите крайний срок и обсудите любые потребности в ресурсах или препятствия, которые могут замедлить прогресс, и стратегию их преодоления.

Наконец, определите все заинтересованные стороны, не включенные в собрание, и запланируйте сообщить им результаты собрания. Независимо от того, проходите ли вы встречу с клиентом, партнером, поставщиком или вашей командой, скорее всего, вам нужно поделиться результатами встречи и, возможно, даже попросить ответ.

11. Соберите отзывы участников

После встречи попросите участников оставить отзыв об эффективности встречи. Если вы работаете с новым форматом собрания или новой командой, вы можете попросить их оценить собрание. Если они сочтут собрание неэффективным, спросите их, что делает его неэффективным, чтобы вы могли продолжать улучшать свое содействие. Не забудьте уточнить, что их оценка должна основываться на том, как проводилась встреча, а не на результате или содержании встречи.

На любом типе деловой встречи вы можете попросить участников оценить, оправдались ли ожидания от встречи и насколько хорошо удалось преодолеть или избежать проблем. Кроме того, оцените, имели ли они четкое представление о решении, следующих шагах и каких-либо планах по решению нерешенных вопросов.

Проведите такую ​​же оценку самостоятельно и каждый раз сохраняйте свои личные заметки с отметками времени и даты в одном и том же личном месте. В дополнение к повышению эффективности встреч, анализ и интеграция обратной связи укрепляют ваши отношения и делают вас лучшим профессионалом.

12. Проанализируйте результат, повторите и улучшите

Помимо оценки того, как прошла сама встреча, отслеживайте результаты. Установите базовые уровни для ключевых показателей эффективности (KPI), связанных с собраниями, — рейтинг оценки, время найма, соглашения об уровне обслуживания, — если у вас их еще нет. Убедитесь, что вы идете к цели, используя отзывы участников и советы, упомянутые выше, чтобы повысить эффективность вашей встречи.

Оценка прогресса в достижении цели компании может занять некоторое время. А пока поищите закономерности в результатах вашей встречи. Чтобы помочь вам найти закономерности, задайте себе следующие вопросы:

• Кажется ли, что решения застревают на определенном этапе проектов или в течение квартала?

• Вы обнаружили, что стали более сознательны и готовы организовать встречу позже в тот же день после первой или четырех чашек кофе?

• Назначаете ли вы больше встреч в определенное время дня или день недели?

Найдите корреляции в ваших личных заметках о встречах. Узнайте, включают ли самые неэффективные или непродуктивные встречи один и тот же участник, имеют ли они неясную цель или несколько тем для обсуждения.

Вы можете использовать эти оценки для разработки собственного руководства по эффективности деловых встреч с учетом вашей конкретной области или отрасли, целей и типов встреч. Делитесь передовым опытом с друзьями и коллегами и наблюдайте за повышением производительности.