12 способов преодолеть проблемы планирования на случай непредвиденных обстоятельств

Многие компании разрабатывают планы на случай непредвиденных обстоятельств, чтобы свести к минимуму негативные последствия возможных событий или сценариев. Изучение различных препятствий, которые могут возникнуть при планировании на случай непредвиденных обстоятельств, и способов их преодоления может помочь сделать процесс более эффективным. В этой статье мы обсудим планирование на случай непредвиденных обстоятельств и способы преодоления некоторых общих проблем, связанных с этим процессом.

Что такое планирование на случай непредвиденных обстоятельств?

План на случай непредвиденных обстоятельств — это стратегия, которая помогает организации реагировать на события, которые могут повлиять на ее деятельность. Организация может разработать планы для положительных событий, например, что делать, если они получат неожиданный приток денег. Однако планирование на случай непредвиденных обстоятельств часто касается негативных событий, таких как стихийные бедствия или кибератаки.

Стратегии преодоления проблем планирования на случай непредвиденных обстоятельств

Хотя планы на случай непредвиденных обстоятельств помогают бизнесу избежать проблем в будущем, при их разработке и реализации могут возникнуть проблемы. Вот способы, с помощью которых вы можете помочь своему бизнесу преодолеть проблемы планирования на случай непредвиденных обстоятельств:

1. Подчеркните важность планирования

Планирование на случай непредвиденных обстоятельств охватывает широкий спектр потенциальных событий, некоторые из которых могут никогда не произойти. Тем не менее, по-прежнему важно иметь процедуры, которым нужно следовать, если что-то случится. Если вы собираете группу планирования на случай непредвиденных обстоятельств, объясните цель и преимущества создания документа. Ваша команда с большей вероятностью примет участие, если поймет важность.

2. Запланируйте время для планирования

Для некоторых низкая вероятность того, что некоторые события действительно произойдут, может привести к тому, что они отложат планирование на случай непредвиденных обстоятельств. Вы можете решить эту проблему, назначив конкретное время для выполнения своего плана. Вы также можете устанавливать сроки следить за своевременным выполнением сотрудниками поставленных задач. Подумайте о том, чтобы подчеркнуть своей команде, что планирование на случай непредвиденных обстоятельств является гарантией, защищающей их усилия.

3. Установите бюджет

При разработке плана на случай непредвиденных обстоятельств важно, чтобы у бизнеса была финансовая возможность реализовать этот план. Рассмотрите возможность определения потенциальных затрат, связанных с вашим планом действий в чрезвычайных ситуациях, и создание бюджет. Например, у вас могут быть расходы на страхование, обучение персонала и планирование безопасности данных. Создание бюджета может помочь вам оценить осуществимость плана на случай непредвиденных обстоятельств и понять, что вы можете включить.

4. Привлекайте заинтересованные стороны

Попробуйте определить заинтересованные стороны, на которых может повлиять ваш план на случай непредвиденных обстоятельств, например, сотрудников, клиентов, акционеров или поставщиков. Если у вас есть набросок плана, поделитесь им в своей организации и попросите заинтересованные стороны высказать свое мнение. Эти заинтересованные стороны могут иметь разные роли и интересы и могут предлагать новые перспективы для ваших планов. В результате они могут определить риски или потребности, которые вы, возможно, не распознали бы иначе.

Подробнее: Первичные заинтересованные стороны и вторичные заинтересованные стороны: в чем разница?

5. Распределите роли и обязанности

Подумайте о распределении ролей и обязанностей, чтобы гарантировать, что процесс плана действий в чрезвычайных ситуациях работает должным образом. Определите человека, который должен руководить каждым элементом вашего плана, чего он должен достичь и какие шаги он должен предпринять. Вы можете использовать несколько методов, чтобы определить, как распределить обязанности, например, матрицу RACI, которая помогает назначать задачи разным членам команды.

6. Определите требования к обучению

Убедитесь, что члены команды знают, как выполнять задачи или обязанности, возложенные на них при планировании на случай непредвиденных обстоятельств. Подумайте о любом дополнительном обучении, которое может им понадобиться. Например, вы можете создать план действий на случай технических трудностей, связанных с использованием технологии резервного копирования. Возможно, вам потребуется обучить определенных сотрудников, чтобы убедиться, что они знают, как использовать технологию резервного копирования, чтобы план на случай непредвиденных обстоятельств работал.

Цель планирования на случай непредвиденных обстоятельств — свести к минимуму или избежать сбоев, поэтому определение потребностей в обучении и включение этих затрат в ваш бюджет позволяют плану на случай непредвиденных обстоятельств работать более эффективно.

7. Проверьте свои планы на случай непредвиденных обстоятельств

Чтобы еще больше убедиться в том, что члены команды понимают планы на случай непредвиденных обстоятельств и их роли, рассмотрите возможность проведения тестов и учений. Например, вы можете запустить симуляцию кибератаки со своей ИТ-командой, чтобы научить их, как ориентироваться в этом событии. Внедрение этих тестов помогает убедиться, что ваш план работает, а ваша команда может эффективно справляться с трудностями. Люди также могут чувствовать себя более комфортно, выполняя возложенные на них обязанности после практики.

Тесты могут помочь выявить пробелы в знаниях или области, требующие улучшения. Во время учений вы можете столкнуться с непредвиденной проблемой, которую вы не определили на этапах планирования. В результате вы можете скорректировать план для обучения своих сотрудников и смягчения проблем, если это необходимо.

8. Используйте инструменты управления рисками

Чтобы убедиться, что вы учитываете все потенциальные события и сценарии, рассмотрите возможность использования инструментов управления рисками. Эти инструменты могут помочь оптимизировать процессы прогнозирования, оценки и анализа рисков. Программное обеспечение также может помочь предоставить более точные данные, например процент вероятности возникновения события. После того, как вы соберете данные или идеи с помощью этих ресурсов, вы сможете использовать их для организации и расстановки приоритетов в своих планах.

9. Держите язык простым

Рассмотрите возможность использования простого и лаконичного языка в плане на случай непредвиденных обстоятельств, чтобы любой читатель мог быстро понять информацию и эффективно выполнить шаги. Постарайтесь ограничить каждый шаг одним или двумя действиями, чтобы было легко отслеживать, если событие все-таки произойдет.

10. Используйте названия должностей вместо имен

Поскольку сотрудники могут менять роли в организации, используйте в своем плане титулы вместо конкретных имен. Использование титулов помогает поддерживать актуальность ваших планов на случай непредвиденных обстоятельств, позволяя вам использовать их в будущем, независимо от кадровых изменений.

11. Распространяйте копии

После того, как вы составили и утвердили план на случай непредвиденных обстоятельств, раздайте копии заинтересованным сторонам. Некоторые планы могут потребовать распространения документации по всей организации, в то время как другие могут быть сосредоточены на конкретном проекте или отделе. Вы можете использовать физические или цифровые копии, хотя цифровые версии предлагают дополнительное преимущество, позволяя заинтересованным сторонам получить доступ к плану в любом месте. Распространение планов на случай непредвиденных обстоятельств позволяет получателям ознакомиться с содержанием и обращаться к ним в любое время.

12. Пересмотрите свои планы на случай непредвиденных обстоятельств

Регулярно пересматривайте планы на случай непредвиденных обстоятельств и при необходимости обновляйте любую информацию. Примеры того, почему вы можете захотеть пересмотреть планы на случай непредвиденных обстоятельств, включают новые правительственные постановления, новые технологические сдвиги и внутренние операционные изменения. Вы также можете пересматривать свои планы на случай непредвиденных обстоятельств каждые шесть месяцев, чтобы они оставались актуальными. После того, как вы отредактировали свои планы, чтобы отразить изменения, выбросьте старые версии и распространите новые.