12 советов по руководству виртуальной командой

18 августа 2021 г.

Виртуальные команды становятся все более распространенными и часто включают членов команды, работающих из разных мест. Отличный лидер виртуальной команды может справиться с уникальными проблемами, которые могут возникнуть у сотрудников, работающих в разных местах, и вдохновить свою команду на процветание. Если вы лидер виртуальной команды, важно подумать о стратегиях, которые вы используете для управления своей командой. В этой статье мы обсудим важность лидеров виртуальной команды и перечислим 12 советов по управлению виртуальной командой.

Важность лидеров виртуальной команды

Большинство рабочих мест зависит от функционирующих команд, чтобы обеспечить производительность и успех. Хотя члены виртуальной команды не используют одно и то же физическое пространство, они обычно имеют те же требования, что и персональные команды, такие как соблюдение сроков и соблюдение стандартов качества. Подобно команде, собранной в физическом пространстве, виртуальная команда требует лидерства для делегирования задач, координации и контроля результатов работы команды. Ваша виртуальная команда может столкнуться с уникальными проблемами, такими как совмещение работы и уход за детьми дома или устранение других отвлекающих факторов. Поиск путей преодоления этих проблем имеет жизненно важное значение.

12 советов лидерам виртуальных команд

Вот 12 стратегий, которые вы можете использовать, чтобы добиться успеха в качестве лидера виртуальной команды:

1. Выберите правильную платформу

Вы можете использовать только одну платформу для телефонных звонков или набор программ для координации работы вашей команды. Примеры типов виртуальных платформ, которые вы можете использовать, включают инструменты видеоконференций, цифровые календари и инструменты планирования, списки задач, редактирование документов в реальном времени и обмен файлами. Рассмотрите наиболее важные качества ваших программ, такие как неограниченный объем данных для хранения файлов, сквозное шифрование или облачное хранилище, прежде чем выбирать, какие из них лучше всего подходят для вашей виртуальной команды.

2. Совершенствуйте свои навыки виртуального общения

Руководителям виртуальных команд важно практиковать эффективное общение на основе текстовых сообщений. Примеры средств, с помощью которых вы можете попытаться развить надлежащие навыки письменного общения, включают электронные письма, SMS-сообщения, голосовые клипы и общие документы. Если вы используете инструменты для видеоконференций, обратите внимание на фон вашего видео, который отражает ваш личный и профессиональный имидж. Кроме того, постарайтесь следить за своим языком тела в кадре, чтобы убедиться, что вы правильно передаете свой предполагаемый тон.

3. Убедитесь, что члены команды знакомы с технологиями

Руководителю важно убедиться, что каждый в вашей команде может правильно использовать инструменты, необходимые для достижения успеха. Рассмотрите возможность проведения индивидуальных учебных занятий с членами команды, незнакомыми с какой-либо технологией, подготовьте практические документы или видеоролики или создайте программы взаимного наставничества, чтобы убедиться, что все довольны своей технологией.

4. Будьте адаптируемыми

Ваш первоначальный план руководства виртуальной командой со временем может потребовать уточнения. Например, запланированное вами время встречи может создать проблемы для сотрудников, находящихся в разных часовых поясах, или противоречить другим личным обязанностям. Выбранное вами программное обеспечение также может не соответствовать стилю работы вашей команды. Чтобы избежать таких проблем, попросите членов команды дать конструктивный отзыв и попробуйте новые стратегии.

5. Узнайте о своей команде

У каждого члена команды могут быть разные обстоятельства, связанные с его виртуальной рабочей средой. Например, у кого-то дома может жить пожилой родитель, которому время от времени требуется помощь, или кто-то может жить в другой части мира с особыми культурными ожиданиями. Как и в офисе, может быть полезно понять цели, навыки и проблемы, которыми обладает каждый из членов вашей команды. Вы также можете узнать о расписании членов вашей команды, прежде чем назначать обязательные встречи.

6. Заботьтесь о себе

Как руководитель группы, у вас есть уникальная возможность подать пример членам вашей команды с помощью методов, которые вы используете для оптимизации настройки работы на дому. Вы можете поделиться своими стратегиями ведения здорового и продуктивного образа жизни со своей командой и предложить им поделиться своими стратегиями.

7. Доверяйте своей команде

Сотрудники, работающие виртуально, выполняют свою работу с гораздо меньшим контролем, чем в офисе. Поэтому руководителям групп важно доверять каждому в своей команде, чтобы выполнять свои задачи на высоком уровне. Старайтесь сохранять гибкость и понимать, что одни члены команды могут быть продуктивны в разное время, чем другие.

Виртуальные условия часто требуют от лидеров развития навыков наставничества и коучинга, чтобы сблизиться с членами своей команды. Если вы сообщите о своих ожиданиях и доверии, вы можете вдохновить свою команду на вознаграждение за эффективное лидерство, оправдав ваши ожидания.

8. Установите системы подотчетности

Хотя важно доверять своей команде выполнение своих задач вовремя, это также является обязанностью лидера. Вы можете сделать это, установив крайние сроки, четко их сообщив и попросив членов вашей команды обсудить с вами конкретные даты или этапы проекта.

9. Имейте планы на случай непредвиденных обстоятельств

Также важно, чтобы руководители групп в виртуальных условиях учитывали критические области, в которых сбои могут повлиять на вашу команду, и готовили стратегии резервного копирования для решения проблем в случае их возникновения. Рассмотрите возможность назначения кого-то из вашей команды с большим опытом в качестве резервного лидера, если вы находитесь вдали от своего компьютера, или для записи ваших совещаний, если член команды отсутствует. Кроме того, подумайте о том, чтобы связаться с ИТ-отделом вашего бизнеса, чтобы обеспечить эффективное и действенное решение технических проблем.

10. Уважайте время своей команды

Преимуществом виртуальной работы является возможность отправлять сообщения членам вашей команды в любое время. Однако важно помнить, что члены вашей команды, скорее всего, не всегда доступны. Если вы заранее не договорились, подготовьтесь к различному времени ответа, особенно в нерабочее время.

11. Старайтесь быть доступным

В офисной среде члены команды могут ожидать, что вы будете доступны, когда вы находитесь в офисе. В виртуальной среде участники могут не общаться с вами ежедневно и могут чувствовать себя некомфортно, сообщая о проблемах, которые они считают незначительными. Если вы покажете своей команде, что готовы помочь им, им будет удобнее отправлять вам сообщения, прежде чем мелкие проблемы перерастут в более серьезные. Выберите предпочитаемый способ связи, установите четкие часы, когда вы находитесь в сети, и подчеркните свою доступность.

12. Установите границы

Руководители групп часто четко и точно сообщают о своих ожиданиях. Вопросы для обсуждения с вашей командой могут включать посещение и поведение собраний, требуемое время для ответов на электронные письма или сообщения, процессы реагирования на чрезвычайные ситуации и показатели, которые вы используете для оценки производительности. Например, если вы хотите, чтобы ваша команда оставалась внимательной во время видеоконференции, четко сообщите об этом во время собраний. Если требование или процесс меняются, информируйте всю команду об этих конкретных изменениях, когда они происходят.