12 причин, почему внутренний контроль важен в любом бизнесе

17 марта 2021 г.

Компания устанавливает внутренний контроль в качестве меры против правонарушений и в качестве инструмента для защиты интересов компании. Внутренний контроль гарантирует, что компания соблюдает федеральные законы и законы штата в отношении управления финансовыми данными. Сильный внутренний контроль может повысить операционную эффективность и обеспечить точность финансовой отчетности во время внутренних или внешних аудитов. В этой статье мы объясним преимущества внутреннего контроля и предоставим вам 12 причин, почему они важны для вашего бизнеса.

Что такое внутренний контроль?

Внутренний контроль — это процедуры и процессы, внедренные компанией для предотвращения мошенничества, обеспечения подотчетности и обеспечения целостности финансовых данных. Внутренний контроль уникален для каждой компании и разработан в соответствии с размером и структурой компании. Эффективный и действенный внутренний контроль направлен на достижение целей компании и защиту интересов компании. Внутренний контроль не только устраняет риски для компании, но и снижает вероятность ненужных затрат или усилий.

Основными целями внутреннего контроля являются:

• Объясните процесс, в котором осуществляется внутренний контроль

• Выявление рисков

• Снизить риски

• Контролируйте обмен информацией

• Оценить эффективность внутреннего контроля

Каковы преимущества внутреннего контроля?

Внутренний контроль обеспечивает сплоченность и последовательность для установления порядка и протокола в бизнесе. Владельцы бизнеса устанавливают протоколы и устанавливают границы соблюдения процедуры, а также регулярно проверяют средства контроля на предмет эффективности и точности. Установленный процесс внутреннего контроля описывает, как компания обрабатывает финансовые операции, а также распределяет административные и управленческие задачи. Когда протокол и процедура ясны, сотрудники понимают, что от них ожидается и как выполнять повседневные задачи.

12 причин, по которым внутренний контроль важен

Вот 12 причин, по которым внутренний контроль важен для защиты вашего бизнеса, клиентов и активов.

1. Он устанавливает процессы

Внутренний контроль описывает протокол и процедуры для сотрудников, поэтому сотрудники не должны гадать, как выполнять свои рабочие обязанности или какой процедуре следовать. Об изменениях в системе внутреннего контроля сообщается сотрудникам, поэтому они своевременно информируются об изменениях для повышения эффективности и сокращения количества ошибок. Внутренний контроль строго документируется, чтобы улучшить понимание сотрудниками и соблюдение протоколов, что может повысить производительность и повысить моральный дух.

Пример: компания Lighting Co. ежегодно публикует обновленную версию справочника для сотрудников и документирует тех, кто получает и просматривает справочник. Компания планирует встречи в отделах, чтобы ответить на вопросы об изменениях и рассмотреть новые процедуры.

2. Улучшает производительность процесса

По мере внедрения процессов непрерывный мониторинг их эффективности помогает руководству принимать решения о том, работает ли процесс или требует дополнительного внимания. Когда процессы улучшаются, повышается и точность финансовой отчетности, на которую руководство может полагаться при принятии обоснованных бизнес-решений или суждений.

Пример: в 2020 году выручка The Lighting Co. снизилась на 30 % из-за сокращения посещаемости магазинов. Руководство решает сосредоточиться на веб-сайте компании, чтобы увеличить веб-трафик и увеличить онлайн-продажи.

3. Повышает эффективность работы

Внутренний контроль может повысить эффективность операций за счет удаления ненужных или повторяющихся шагов в процедуре или процессе. Это может включать автоматизацию ручного управления или экономичное объединение функций. Повышение операционной эффективности позволяет руководству получать своевременную информацию для проверки соответствия текущих операций целям компании.

Пример: Lighting Co. поддерживает несколько адресов электронной почты, которые отслеживаются разными сотрудниками для связи с клиентами, поставщиками и обработки запросов в социальных сетях. Сообщив о сокращении числа подписок на электронную почту, компания решает объединить электронные письма клиентов и социальные сети в один почтовый ящик, при этом и тем, и другим будет заниматься один сотрудник.

4. Это разделяет обязанности

Внутренний контроль обеспечивает разделение обязанностей во избежание конфликта интересов и снижает вероятность неэффективного управления финансами. Разделение обязанностей устанавливает систему сдержек и противовесов, поэтому ни один человек не имеет доступа ко всей информации.

Пример: Джанет работает с дебиторской задолженностью и имеет доступ к финансовым операциям клиентов. Внутренний контроль требует, чтобы Джанет не могла также обрабатывать кредиторскую задолженность, чтобы контролировать обмен информацией и снижать риск мошенничества.

5. Снижает бизнес-риски

Одной из функций внутреннего контроля является ограничение убытков компании из-за неправомерного присвоения или неправильного использования средств сотрудниками или руководством. Внутренний контроль снижает потери, выявляя мошенничество или финансовые потери в результате кражи или других незаконных действий. Это может включать в себя контроль сверки банковских выписок, а также проведение внутренних аудитов для защиты запасов и активов. Некоторые средства внутреннего контроля могут потребовать одобрения поставщиков или сотрудников до начала работы.

Пример: Lighting Co. заключает контракт с местным правительством на поставку светильников для зданий или сооружений городского правительства. Внутренний контроль требует, чтобы сотрудники и поставщики проходили проверку биографических данных, прежде чем они смогут работать над государственными проектами.

6. Систематизирует информацию

Организованные данные означают, что компания готова на случай судебного разбирательства или внешнего аудита. Внутренний контроль защищает интересы компании и клиентов, создавая системы для хранения клиентских данных или документов или вводя ограничения, такие как требование пароля для доступа к данным. Организация информации повышает эффективность, обеспечивая безопасность и доступность финансовых данных.

7. Предоставляет своевременную финансовую отчетность

Своевременная финансовая отчетность не только помогает руководству принимать решения о будущем компании, но и защищает заинтересованные стороны и репутацию компании. Регулярная финансовая отчетность помогает выявлять и исправлять небольшие ошибки до того, как они перерастут в более серьезные проблемы, укрепляя доверие к компании и доказывая ее прозрачность.

8. Это уменьшает количество ошибок

Внутренний контроль помогает уменьшить количество ошибок, определяя протоколы и процедуры для уменьшения количества ошибок сотрудников и внесения улучшений по мере необходимости. Компания снижает потери доходов и снижает репутацию, эффективно обучая сотрудников, чтобы уменьшить количество ошибок или недоразумений. Внутренние средства контроля, такие как обучение сотрудников, могут начинаться с ориентации и продолжаться в рамках текущих программ обучения, таких как изучение новой компьютерной системы или рабочего процесса.

9. Улучшает подотчетность

Благодаря внутреннему контролю, который определяет роли, ключевые члены несут ответственность за мониторинг и отчетность в течение года, чтобы выявлять ошибки и оперативно внедрять улучшения. Подотчетность достигается, когда изложены четкие протоколы относительно того, как данные передаются, записываются, совместно используются и сообщаются. Улучшенная подотчетность означает, что компания продолжает соблюдать нормативные и законодательные требования к отчетности.

10. Стабилизирует операции

Когда существуют протоколы работы компании, бизнес может лучше выполнять задачи компании. Менеджмент лучше контролирует, как работает компания и соблюдает ли она процедуры. Стабильная работа определяет роли сотрудников, эффективно управляет информацией и имеет подробные процессы для выявления проблем и внесения улучшений.

Пример: годовой отчет Lighting Co. показывает, что протоколы не соблюдаются в отношении запросов сотрудников на отгулы. Компания анализирует данные, чтобы определить, устарела ли процедура, можно ли удалить или объединить шаги или как внедрить новый процесс, чтобы обеспечить соблюдение протокола, оставаясь при этом справедливым по отношению к сотрудникам.

11. Это снижает плату за аудит

Установленный внутренний контроль может снизить плату за внешний аудит, обеспечивая четкую структуру реализации внутреннего контроля и его результатов. Четко регламентированные внутренние средства контроля уменьшают потребность в пересмотре или полной перестройке внутренних средств контроля после внешнего аудита и обзора.

12. Он признает закон Сарбейнса-Оксли.

Закон Сарбейнса-Оксли был принят для обеспечения подотчетности и обеспечения внутреннего контроля за финансовой отчетностью. Закон представляет собой федеральный закон, который защищает инвесторов и гарантирует, что корпорации предоставляют точную и достоверную финансовую информацию. Публичные компании, большие и малые, обязаны включать детали своего внутреннего контроля и подавать годовой отчет. Следуя Закону Сарбейнса-Оксли, компании повышают доверие инвесторов и доказывают добросовестность компании в управлении финансовыми данными.