12 ошибок управления проектами и советы по их улучшению

Управление проектами — это сложный процесс, который требует сосредоточенности и конкретных задач для достижения успеха. Улучшение навыков управления проектами может способствовать успеху ваших проектов. Изучение распространенных ошибок управления проектами может помочь вам лучше контролировать проекты и внедрять решения. В этой статье мы даем определение управлению проектами, перечисляем наиболее распространенные ошибки, возникающие при управлении проектами, и даем советы, которые помогут улучшить ваш процесс.

Что такое управление проектами?

Управление проектами — это процесс планирования, реализации, мониторинга и анализа выполнения проектов и сложных задач. Этот процесс включает в себя инструменты и методы, которые помогают организовать персонал и ресурсы для проекта. Управление проектом состоит из пяти этапов:

Посвящение

На начальном этапе управления проектом важно определить заинтересованные стороны, чтобы вы могли получить их одобрение проекта. На этом этапе менеджер проекта создает устав проекта, чтобы описать объем проекта и определить цели проекта. Эти материалы помогают убедить заинтересованные стороны одобрить проект.

Планирование

На этапе планирования руководители проектов определяют и назначают роли членам команды. Это включает в себя задачи и сроки для проекта. Они также создают подробный план проекта с указанием ресурсов, методов, сроков и членов команды. Этот этап также включает составление бюджета и проведение анализа рисков.

Исполнение

Стадия выполнения — это когда члены команды выполняют задачи и работают над достижением целей проекта. Использование таких инструментов, как блок-схемы, может помочь в управлении задачами и облегчить переход между задачами. Для членов команды важно сотрудничать, чтобы обеспечить качество продукта и повысить эффективность. Команда проекта может регулярно встречаться на этапе выполнения для обсуждения прогресса и внесения корректировок.

Мониторинг

Мониторинг — это этап, на котором руководители проектов анализируют прогресс, отслеживают цели и вносят необходимые коррективы. Полезно следить за каждым этапом проекта, чтобы убедиться, что цели и задачи выполнены к установленному сроку. Программное обеспечение для планирования проектов может помочь управлять проектом, назначая задачи, напоминая о сроках и отслеживая прогресс в достижении целей. Руководители проектов также могут отслеживать индивидуальный прогресс каждого члена команды.

Рассмотрение

Когда проект завершен, команда собирается, чтобы обсудить результаты. Это помогает определить, какие процессы, методы и ресурсы были наиболее полезными во время выполнения проекта. Члены команды могут анализировать свою работу, а руководители проектов могут выявлять слабые места, которые команда может улучшить для будущих проектов. Этот заключительный этап также включает в себя документирование процесса проекта для записей. Это позволяет компании повторно использовать планирование проектов и отслеживать работу, которую они выполняют для клиентов.

12 распространенных ошибок в управлении проектами

1. Распределение ролей и обязанностей

Важно принимать взвешенные решения при определении ролей и задач, которые каждый член команды выполняет во время завершения проекта. Поручение кому-то задачи, которую он не может выполнить хорошо, может поставить под угрозу качество проекта. Например, разрешение неопытному руководителю проекта взять на себя управление проектом может вызвать проблемы, если у его команды нет опыта или у руководителя проекта нет надзора.

Оценка сильных и слабых сторон каждого члена команды помогает определить, какую проектную роль они, скорее всего, преуспеют и какие задачи каждый участник выполняет лучше всего.

2. Установление связи

Эффективная коммуникация необходима для успеха проекта. Недопонимание может вызвать проблемы и неудачи. Команды проекта могут извлечь выгоду из установления канала связи до начала инициации. Создание группового онлайн-чата, офисной доски объявлений или использование инструмента управления проектами может помочь в общении в командах. Также полезно выполнять командные действия, которые могут развивать коммуникативные навыки. Руководители проектов также могут проводить регулярные встречи для обсуждения хода выполнения проекта и укрепления связи.

3. Распределение ресурсов

Когда ресурс ограничен или отсутствует, это может вызвать проблемы при завершении проекта. Чтобы улучшить распределение ресурсов, менеджеры проектов могут определить ресурсы, необходимые для проекта, и убедиться, что каждый ресурс доступен для использования. Если ресурсов не хватает, вы можете изучить альтернативы и создать решение, прежде чем выполнять план проекта. Сокращение отходов и сохранение ресурсов также помогают снизить риск возникновения проблем, связанных с ресурсами.

4. Разделение рабочей нагрузки

Ошибка, которую могут совершить руководители проектов, заключается в обработке слишком большого количества проектных заданий. Важно делегировать задачи, чтобы у вас было достаточно времени для завершения каждой лунки. Включение членов команды в процессы принятия решений может улучшить сотрудничество и снизить ответственность руководителя проекта. Это позволяет больше времени сосредоточиться на мониторинге проекта и решении проблем.

5. Инициирование проекта

Менеджеры проектов могут пропустить стадию инициации для экономии времени, что может означать, что план проекта не имеет структуры и не имеет четких целей. Важно определить ресурсы и людей, которые могут потребоваться проекту, чтобы убедиться, что заинтересованные стороны одобряют ваш проект и бюджет. Этот этап помогает обеспечить бюджет и определить объем вашего проекта, что помогает в создании подробного плана.

6. Постановка целей

Постановка целей может стать проблемой в управлении проектами, если вы не ставите измеримые цели. Использование аббревиатуры SMART помогает гарантировать, что цели вашего проекта конкретны в том, чего вы хотите достичь, измеримы, достижимы, соответствуют долгосрочным целям компании и привязаны ко времени, то есть они привязаны к крайнему сроку. Важно создать цели для проекта, чтобы у членов команды были разъяснения и руководство, над чем работать.

7. Оценка бюджета

Оценка стоимости проекта — это область, в которой часто случаются ошибки при управлении проектами. Недооценка бюджета может создать проблему в получении ресурсов. Определение всех ресурсов, необходимых для проекта, может помочь составить точный бюджет. Отслеживание расходов и просмотр бюджетов аналогичных проектов также могут помочь оценить стоимость текущего проекта.

8. Установление сроков

Сроки гарантируют, что вы сможете сдать проект клиенту вовремя. Если вы не устанавливаете сроки проекта, трудно отслеживать прогресс и оправдывать ожидания клиентов. Составление графика проекта с контрольными точками и сроками завершения этапов проекта может помочь повысить эффективность. Это может помочь проектным группам закончить проект раньше, что может привести к более высокому удовлетворению клиентов.

9. Мониторинг проекта

Мониторинг хода проекта помогает предвидеть проблемы и выявлять проблемы, которые могут повлиять на сроки выполнения проекта. Иногда руководитель проекта может не следить за проектом внимательно и может пропустить индикаторы, которые позже вызовут проблемы. Используя программное обеспечение для управления проектами, вы можете отслеживать ход выполнения отдельных задач и проекта в целом. Программное обеспечение для управления проектами также может отображать предстоящие задачи, что помогает членам команды переходить к новым заданиям и повышать свою производительность.

10. Следим за процессом

Для проектов важно иметь рабочий процесс, потому что он организует людей и их задачи. Рабочий процесс — это набор шагов, которые сообщают вам, как выполнить действие. Несоблюдение процесса во время управления проектом может вызвать проблемы с качеством. Четко определяя процессы и отслеживая ход выполнения, менеджеры проектов могут гарантировать, что команда проекта выполняет все шаги, необходимые для проекта. Картирование процесса может помочь спланировать процесс и следовать ему.

11. Использование программного обеспечения

Распространенной ошибкой в ​​управлении проектами является слишком большая зависимость от программного обеспечения и средств автоматизации, помогающих управлению проектами. Программное обеспечение очень полезно при организации проекта и отслеживании прогресса в достижении целей, но важно следить за своим программным обеспечением, чтобы убедиться, что оно не работает со сбоями. Может оказаться полезным хранить копии планов проекта в документе вне программного обеспечения на случай возникновения проблем с программным обеспечением.

12. Анализ рисков

Анализ рисков оценивает сильные и слабые стороны плана до этапа выполнения. Важно провести анализ рисков, чтобы определить области плана проекта, которые можно улучшить. Некоторые менеджеры проектов могут пропустить анализ рисков и столкнуться с проблемами, которых анализ может помочь избежать. Полезно поручить выполнение анализа рисков члену команды, чтобы руководитель проекта мог сосредоточиться на других требованиях.

Советы по улучшению управления проектами

Существуют определенные меры предосторожности и упреждающие меры, которые вы можете предпринять, чтобы обеспечить успех вашего проекта. Практики обучения, которые улучшают управление проектами, полезны для менеджеров проектов и команд. Вот дополнительные советы, которые помогут избежать типичных ошибок управления проектами:

Управляйте своим временем

Более эффективное использование времени помогает достичь целей раньше и может увеличить скорость, с которой вы укладываетесь в сроки проекта. Каждому члену команды полезно инвестировать в изучение стратегий тайм-менеджмента. Например, организация вашего рабочего пространства может способствовать продуктивности, поскольку ограничивает отвлекающие факторы. Создание личного расписания также может помочь организовать ваши задачи. Другие стратегии тайм-менеджмента включают в себя:

• Создание списка дел

• Использование приложения диспетчера задач

• Расстановка приоритетов для ваших задач

• Определение периодов, когда вы наиболее продуктивны

• Использование таймера для управления задачами

• Делегирование работы членам команды

• Разделение заданий на более мелкие задачи

Узнайте о методологиях управления проектами

Методологии проекта — это процедуры, которые помогают управлять проектом. Эти инструменты полезны для организации и выполнения планов проекта. Существует много типов, и знание каждой методологии помогает выбрать лучший для вашего проекта. Например, метод водопада полезен в проектах, требующих выполнения задач в определенном порядке. Другие методологии включают:

• Гибкий

• Гибридный

• Скрам

• Управление проектами критической цепи

• Метод критического пути

• ПРИЗМА

• Наклонять

• Канбан

Работа над командным взаимодействием

Улучшение способности команды проекта к совместной работе может повысить производительность и эффективность. Хорошее сотрудничество также может укрепить общение. Есть мероприятия, которые помогают командам развивать навыки, чтобы лучше сотрудничать. Вы также можете использовать положительное подкрепление, чтобы поощрить командную работу. Командообразующие мероприятия, улучшающие навыки совместной работы, включают:

• Кулинарное испытание

• Уборка мусора

• Обед

• Побег из комнаты

• Бизнес-симуляции