11 трудностей при встрече (плюс советы по их преодолению)

Встречи важны для обмена информацией, сотрудничества с другими, обмена идеями и принятия решений внутри организации или отдела. Есть некоторые проблемы, с которыми вы можете столкнуться при планировании или проведении собраний, которые могут затруднить эффективность и результативность. Если вы планируете и проводите встречи, вам может быть полезно узнать больше о том, как решать проблемы и как их преодолевать. В этой статье мы объясним, что такое задачи на собраниях, подробно расскажем об 11 типах задач на собраниях и дадим полезные советы по проведению успешных собраний.

Что такое решение проблем?

Проблемы с встречами — это препятствия, с которыми вы можете столкнуться при планировании, составлении расписания и проведении собрания. Проблемы со встречами, с которыми вы сталкиваетесь, могут различаться в зависимости от того, проводите ли вы виртуальные или личные встречи, а также они могут зависеть от того, где вы работаете и какие ресурсы у вас есть. Узнав, как преодолевать трудности на собраниях, вы сможете сделать встречи более эффективными, повысить удовлетворенность сотрудников, общаться с членами команды и улучшить процесс принятия решений.

11 типов решения задач

Вот некоторые проблемы, с которыми вы можете столкнуться при планировании и проведении собраний:

1. Продолжительность встречи

Продолжительность встречи может быть проблемой по многим причинам. Вам может понадобиться больше времени для общения с членами команды и обсуждения, но запланируйте встречу, которая будет слишком короткой. Встреча также может быть слишком длинной, что снижает эффективность и слишком долго отвлекает членов команды от работы. Определение оптимальной продолжительности встречи может улучшить общение и повысить вашу эффективность.

2. Предварительные материалы

Перед собранием вам может потребоваться, чтобы участники ознакомились с материалами. Предварительные материалы могут стать проблемой для собрания, поскольку некоторые участники могут не просмотреть материалы или вы не можете отправить их за достаточное время до собрания. Планирование встречи и планирование ее по крайней мере за неделю вперед может позволить вам распространить материалы встречи и убедиться, что члены команды понимают важность их просмотра.

3. Спикеры и гости

Люди, ведущие и выступающие на вашем собрании, могут стать проблемой. Вы можете предпочесть, чтобы присутствовал кто-то, кто не может присутствовать, или вам нужны помощники, которые не могут прийти. Заблаговременная подготовка планов резервного копирования и запись информации о собрании может облегчить преодоление трудностей при встрече с выступающими и гостями.

4. Неподходящий размер комнаты

Если вы планируете и проводите физическую встречу, размер доступного вам пространства может стать проблемой для встречи. Например, если вы ведете большую встречу, но места слишком мало, люди могут не поместиться или чувствовать себя некомфортно. Если комната недостаточно велика, рассмотрите возможность проведения собрания на открытом воздухе или в более просторном помещении, например, в столовой.

5. Инструменты и оборудование

Оборудование, которое вы можете использовать, также может быть сложной задачей для преодоления. Многие собрания полагаются на технологии для демонстрации и обмена информацией, и если эти инструменты недоступны или не работают, это может затруднить проведение собрания. Например, если вы планируете презентацию для встречи, но проектор не работает, предложить визуал сложнее. Подготовка к отказу оборудования путем печати физических копий слайд-шоу или создания других презентационных материалов.

6. Неясные цели

При планировании встречи вы можете столкнуться с проблемой неясных целей. Когда у собрания нет простых и очевидных целей, может быть сложно вести и общаться с членами команды. Если у встречи нет четкой цели, подумайте, нужно ли вам вообще ее планировать и проводить, или вы можете общаться по электронной почте или с помощью другого уведомления. В противном случае может оказаться полезным создание четкой повестки дня и цели собрания.

7. Информационная перегрузка

Информационная перегрузка — это когда человек с трудом запоминает важную информацию, потому что информации слишком много за раз. Проведение слишком большого количества собраний или попытка предоставить слишком много информации на каждом собрании может затруднить членам команды сохранение материала и достижение целей. Запланировав меньше совещаний с четкими целями, вы можете уменьшить объем информации на каждом совещании и облегчить участникам запоминание содержания собрания и выполнение правильных действий.

8. Повторяющиеся встречи

Еще одна проблема, с которой вы можете столкнуться при планировании и проведении совещаний, — это повторяющиеся совещания. Повторяющиеся встречи снова охватывают один и тот же контент или материал без прогресса или результатов. Чтобы избежать повторяющихся встреч, вы можете расставить приоритеты в общении по другим каналам и сохранить время встреч для обсуждений и принятия решений.

9. Разница часовых поясов

Если вы проводите виртуальные встречи, разница в часовых поясах может стать для вас проблемой. Это связано с тем, что в месте, где находятся некоторые из ваших посетителей, может быть другое время, что может потребовать присутствия некоторых из них на собрании рано утром или поздно вечером. Чтобы удовлетворить разницу в часовых поясах, подумайте, где находится каждый человек, и определите время, которое лучше всего подходит для всех. Если кто-то должен прийти рано утром или поздно вечером, подумайте о том, чтобы запланировать встречу на удобное время для других и посвятить время себе.

10. Неэффективное общение

Иногда участники встречи могут чувствовать себя некомфортно или не знать, как взаимодействовать и говорить во время встречи. Это может стать проблемой на собрании, особенно если целью собрания является получение информации от членов команды. Рассмотрите возможность начала каждой встречи с небольшого разговора или разговорных подсказок, чтобы помочь команде чувствовать себя более комфортно, общаясь друг с другом и в пространстве встречи.

11. Плохое планирование

В некоторых организациях и отраслях сотрудникам может потребоваться время и пространство для выполнения своей работы. При планировании совещаний постарайтесь избежать этой проблемы, подумайте, какое время наиболее благоприятно для хорошей работы членов вашей команды. Утренние встречи могут быть лучшими, так как они позволяют вам и вашим сотрудникам присутствовать на них и посвятить остаток рабочего дня выполнению задач и проектов.

Советы для успешного проведения встречи

Вот несколько советов, которые вы можете использовать, чтобы спланировать и провести успешную встречу:

• Планируйте меньше совещаний: повышая эффективность совещаний, вы можете планировать меньше совещаний и не мешать работе вашей команды. Планирование меньшего количества совещаний может сэкономить время вам и команде и повысить позитивный настрой во время совещаний.

• Планируйте обсуждение и принятие решений: вместо того, чтобы делиться информацией на протяжении большей части встречи, планируйте использовать время для совместной работы, мозгового штурма, обсуждения и принятия решений. Информацию легко передавать другими способами, а сохранение встреч для обсуждения может повысить эффективность.

• Заранее предоставьте материалы: Отправка и распространение материалов перед собранием может заранее подготовить участников с необходимой им информацией. Встречи могут быть короче и эффективнее, когда каждый человек готов к обсуждению.

• Составьте повестку дня встречи. Планирование встречи с повесткой дня может помочь вам более эффективно руководить и обеспечить достижение каждой цели. Рассмотрите возможность планирования перерывов в более длительном совещании и просмотрите повестку дня в начале и в конце собрания, чтобы оценить, какие цели вы достигли.

• Приоритизируйте работу сотрудников. Совещания могут занимать много времени, и, отдавая приоритет работе сотрудников, вы можете сократить количество совещаний и сделать их более эффективными. Совещания более эффективны, когда они не мешают сотрудникам выполнять свою работу и проекты вовремя.