11 пунктов, которые нужно включить в контрольный список нового найма
14 марта 2021 г.
Чтобы принять нового сотрудника, многие задачи должны быть выполнены человеческие ресурсы до, во время и после прибытия сотрудника в первый рабочий день. Подготовка нового контрольного списка найма может сделать весь процесс адаптации более эффективным и продуктивным. В этой статье мы объясним, что такое новый контрольный список найма, почему он важен и что вы должны включить при создании своего собственного.
Что такое новый контрольный список найма?
Новый контрольный список найма — это список пунктов, которые менеджер по персоналу должен заполнить сразу после приема на работу нового сотрудника. Они могут начать вычеркивать пункты из списка, как только сотрудник примет эту должность. По мере того, как они выполняют больше задач, они могут продолжать отмечать элементы, пока новый сотрудник продолжает адаптироваться и привыкать к рабочему образу жизни.
Новый контрольный список найма часто будет содержать:
Общение и рассмотрение должностных обязанностей и ответственности нового сотрудника
Представление нового сотрудника членам команды
Обеспечение комфортного рабочего места
Убедитесь, что они чувствуют себя желанными гостями на протяжении всего процесса адаптации
Сбор личной информации и адаптационных материалов от нового сотрудника
Почему контрольные списки для новых сотрудников важны?
Новый контрольный список найма помогает супервайзерам и менеджерам по персоналу убедиться, что они выполнили все необходимое для успешной адаптации нового сотрудника. Этот контрольный список может сэкономить им время на запоминание каждой отдельной задачи. С уже подготовленным контрольным списком руководители могут быстро выполнить задачу и вычеркнуть ее из своего списка, прежде чем перейти к следующей.
Это может помочь супервайзерам и менеджерам по персоналу быстро и эффективно нанять несколько новых сотрудников, не отставая от своей рутины. Создание нового контрольного списка найма может гарантировать выполнение пунктов до прибытия сотрудника.
Это позволяет новому сотруднику тратить больше времени на прохождение обучение на рабочем месте и начинать проекты, а не ждать, пока кто-то установит их оборудование или подаст документы.
Новый контрольный список найма, составленный заблаговременно, также может гарантировать, что все юридические документы будут представлены в разумные сроки.
Новый контрольный список найма
Ниже приведен эффективный контрольный список для нового найма, который вы можете применить после того, как кандидат будет принят на работу.
Отправьте заявку на работу и проведите проверку.
Составьте и отправьте письмо-предложение сотрудника и договор.
Соберите легальные формы трудоустройства.
Запросить необходимую информацию у сотрудника по электронной почте.
Отправьте электронное письмо, чтобы подготовить нового сотрудника к его первому рабочему дню.
Убедитесь, что все учетные записи и технологии работают правильно.
Составьте их повестку дня и подготовьте рабочее место.
Пригласите сотрудников поприветствовать нового сотрудника.
Поприветствуйте нового сотрудника по прибытии, проведя экскурсию, представив его и ознакомив с ним.
Проведите собрание, чтобы обсудить политику, должностные обязанности и компенсацию.
Продолжайте связываться с новым сотрудником, чтобы следить за прогрессом и решать любые проблемы.
1. Отправьте запрос на найм и проведите проверку биографических данных.
Как только вы предложите вакансию и сотрудник устно согласится, вы можете начать процесс официального приема на работу. Это можно сделать, отправив заявку на трудоустройство. Затем вы можете запустить проверку биографических данных нового найма, чтобы обеспечить безопасность других ваших сотрудников.
2. Составьте и отправьте письмо-предложение сотрудника и договор
После обсуждения и согласования конкретных условий их позиции вы можете составить письмо-предложение и контракт. Вот что вы можете включить в эти документы.
Заработная плата по договоренности
Выгоды
Их новая должность
Описание работы и обязанности
Политика оплачиваемого отгула
Условия расторжения
Соглашение о неразглашении
Как долго они работают (если применимо)
График работы
Крайний срок принятия предложения
Как только это будет составлено и одобрено руководством, вы можете включить его в электронное письмо, отправленное новому сотруднику. Попросите их подписать форму и отправить ее вам по электронной почте.
3. Соберите легальные формы трудоустройства
После того, как вы получили подписанное им письмо с предложением и контракт, вы можете собрать формы трудоустройства, требуемые законодательством штата или федеральным законодательством. Эти трудовые документы могут включать в себя:
Документы прямого депозита
Информация и форма I-9
Информация и форма W-4
Документ об удержании государственного налога
Их можно отправить новому сотруднику для просмотра и цифровой подписи. Некоторые формы могут потребовать заполнения лично. В этом случае вы можете отправить информацию о каждом документе по электронной почте, чтобы процесс был эффективным. Вы можете спросить, есть ли у них вопросы об этих формах, когда встретитесь с ними лично.
4. Запросить необходимую информацию у сотрудника по электронной почте
Налоговые формы, такие как документы I-9 и W-4, часто требуют от работника предъявления определенных документов, удостоверяющих личность. Вы можете отправить сотруднику электронное письмо с уведомлением об этом заранее, чтобы он мог прийти на работу в первый же день с заполненными документами и необходимой идентификацией.
Они также могут отправить номера своего паспорта или удостоверения личности по электронной почте, если их устраивает этот запрос. Кроме того, вы можете заранее настроить их прямой депозитный платеж, запросив номер их банковского счета по электронной почте или по телефону, если это необходимо.
5. Отправьте письмо по электронной почте, чтобы подготовить нового сотрудника к его первому рабочему дню.
Вы можете сообщить новому сотруднику, чего ожидать, когда он впервые прибудет, написав электронное письмо с описанием того, что произойдет в первый день его работы. В электронном письме может быть подробно расписано их расписание на первый день, в том числе, с кем они встречаются и чему будут тренироваться. Вы также можете предоставить им информацию о дресс-коде и любых других правилах или объявлениях, которые, по вашему мнению, будет полезно знать.
6. Убедитесь, что все учетные записи и технологии работают правильно
Встретьтесь с ИТ-отделом, чтобы убедиться, что у нового сотрудника есть работающий ноутбук, компьютерный монитор и все необходимое. Убедитесь, что они вошли во все необходимые учетные записи. Это может включать электронную почту, систему обмена сообщениями компании и любые другие инструменты или программное обеспечение, которые компания использует регулярно.
Вы также можете потратить это время на подготовку любых дополнительных аксессуаров. Это может быть именной бейдж, удостоверение личности или ключ для входа в здание.
7. Составьте повестку дня и подготовьте рабочее место
По прибытии вы хотите, чтобы новый сотрудник почувствовал себя желанным гостем и с энтузиазмом присоединился к вашей команде. Заблаговременная подготовка их рабочего места позволит им понять, насколько вы рады видеть их в качестве нового члена команды.
При подготовке их стола вы можете дать им материалы, которые отправят приветственное сообщение. Это может включать:
Фирменные подарки компании, такие как кружки, чашки, футболки и блокноты.
Приветственное письмо от руководителя или генерального директора
Подписанная карта от их команды или всей компании
Описание их работы
Брендбук компании, если имеется
Расписание их первого дня или недели
8. Пригласите сотрудников поприветствовать нового сотрудника
Предупредите сотрудников заранее, что в компанию приходит новый сотрудник. Об этом можно объявить за несколько дней, чтобы наилучшим образом подготовить всех к приезду сотрудника. Вы можете подарить открытку для подписи каждому в качестве приветственного подарка в первый день.
Когда новый сотрудник прибудет, вы можете отправить ему еще одно сообщение по электронной почте или через корпоративную систему обмена сообщениями. Сообщение может приглашать сотрудников приветствовать сотрудника или представиться.
9. Приветствуйте нового сотрудника по прибытии, проводя экскурсию, знакомство и ориентацию.
Как только новый сотрудник прибудет, вы можете поприветствовать его у двери и провести экскурсию по офису. Постарайтесь познакомить их с важными работниками в их отделе или с коллегами, с которыми они могут регулярно сотрудничать. Знакомство их с меньшим количеством людей в первый день может помочь им чувствовать себя менее подавленными, если в офисе много людей.
Затем вы можете дать им основную ориентацию работы. Это может включать в себя объяснение их начальником того, что влечет за собой их должность, и целей отдела. Это также может быть операционный менеджер, объясняющий события компании и комитеты. Бухгалтерия также может встретиться с ними, чтобы обсудить начисление заработной платы и представление отчетов о расходах.
10. Проведите собрание, чтобы обсудить политику, должностные обязанности и компенсацию.
После того, как они встретились с другими отделами и сотрудниками, вы можете провести встречу с новым сотрудником, чтобы обсудить политику компании, кодекс поведения и многое другое. Если вы уже отправили это по электронной почте и сотрудник прочитал его, вы можете предоставить краткий обзор политик.
Затем вы можете просмотреть их рабочие роли и обязанности, а также их согласованный контракт. После того, как все это будет обсуждено, вы можете задать любые вопросы, которые могут у них возникнуть.
11. Продолжайте общаться с новым сотрудником, чтобы следить за прогрессом и решать любые проблемы.
По прошествии дней и недель вы можете зайти на рабочее место нового сотрудника и спросить, как он адаптируется. Вы также можете проводить встречи, чтобы обсудить любой прогресс, достигнутый ими, или объяснить, что они могут улучшить. Регулярная проверка поможет им чувствовать себя более комфортно в новой рабочей среде. Это также убеждает их в том, что вы цените их благополучие как сотрудника.